Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Datenschutz­erklärung informiert Sie gemäß Art. 13, 14 DSGVO sowie § 25 TDDDG über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung im Rahmen der Plattform Smart Legal Pro.

1. Verantwortlicher

MaSa Tech und Betriebs GmbH, Rathenaustr. 58a, 14612 Falkensee, Deutschland
Vertretung: Marian Härtel (Geschäftsführer)
E-Mail: info@smartlegalpro.com

Einen externen Datenschutz­beauftragten haben wir aufgrund der gesetzlichen Schwellenwerte (§ 38 BDSG) derzeit nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an die o. g. E-Mail-Adresse.

2. Hosting, Datenverarbeitungsorte, Verschlüsselung

Die Anwendung wird von spezialisierten Hosting-Dienstleistern (Auftragsverarbeiter) in der Europäischen Union betrieben: die Auslieferung der Website auf Cloud-Infrastruktur in der EU-Region Frankfurt (eu-central-1); Datenbankschicht, Authentifizierung und Datei-Speicher bei Supabase (EU/Frankfurt), mit dem wir unmittelbar vertraglich verbunden sind. Name, Sitz und Zweck unserer Dienstleister finden Sie in der Liste der Subprozessoren. Alle Daten sind durch Verschlüsselung at-rest (AES-256) und in-transit (TLS 1.3) sowie zeilen­basierte Zugriffsregeln (Row-Level Security) abgesichert. Sie sehen ausschließlich Ihre eigenen Dokumente und Analysen.

3. Verarbeitete Daten, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer

Kündigung über „Verträge hier kündigen“: Geben Sie über unsere Kündigungsseite eine Kündigung ab, verarbeiten wir Ihre Angaben (Art der Kündigung, ggf. Kündigungsgrund, Name, E-Mail-Adresse, Vertragsangaben, gewünschter Beendigungszeitpunkt) sowie den Zeitpunkt des Eingangs, einen Hash-Wert Ihrer IP-Adresse und die Browserkennung, um Ihre Kündigung zu speichern, Ihrem Konto zuzuordnen, umzusetzen und Ihnen den Eingang sofort per E-Mail zu bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. § 312k BGB), sowie zum Schutz vor missbräuchlichen Massenanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Erklärung bewahren wir als Nachweis auf, solange Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können (regelmäßig drei Jahre ab Ende des Jahres der Kündigung); löschen Sie Ihr Konto, wird sie anonymisiert. Für den Versand der Bestätigung setzen wir unseren E-Mail-Dienstleister (Brevo), für die Umstellung des Abos unseren Zahlungsdienstleister (Stripe) ein.

4. KI-Verarbeitung, AI-Gateway, Modelle

Dokumenttexte werden zur Analyse über unseren AI-Gateway-Anbieter Requesty Ltd (UK) (Verarbeitung in der EU, Frankfurt) an führende US-/EU-LLM-Anbieter übermittelt (sog. „Routing"). Mit Requesty sowie den Modell­anbietern bestehen vertragliche Zusicherungen, dass Inhalte ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage genutzt und nicht für Modelltraining verwendet werden („Zero-Retention"). Eingesetzt werden je nach Aufgabe verschiedene Modell­familien führender US-/EU-Anbieter (generische Bezeichnung; konkrete Modelle können sich technisch ändern). Details siehe AI-Transparenz und Subprozessoren.

Das gilt auch für Textabschnitte, die Sie im Dokument-Editor markieren und von der KI-Hilfe überarbeiten lassen: übermittelt wird nur der markierte Abschnitt; erkannte Personenangaben (z. B. Namen, Anschriften, IBAN, E-Mail-Adressen) werden vorher durch Platzhalter ersetzt und im Ergebnis wieder eingesetzt. Dokumente, die Sie von der KI ausgeschlossen haben, werden nie übermittelt.

Lange Dokumente ganz einlesen (Verbraucher-Bereich): Wählen Sie bei einem langen Dokument (über etwa 12 Seiten) „Ganz einlesen“, liest die KI den gesamten Text einmal und legt dazu eine Zusammenfassung in einfacher Sprache, eine Gliederung mit Fundstellen im Text, Einstiegsfragen und eine ausführlichere Verdichtung des Inhalts zusammen mit dem Dokument in Ihrem Konto ab. Spätere Antworten im Gespräch stützen sich darauf, statt das Dokument jedes Mal neu zu lesen; das spart Zeit und Kosten und verbessert die Treffsicherheit. Weil die Zusammenfassung aus dem Dokument abgeleitet ist, kann sie personenbezogene Angaben aus dem Dokument enthalten; sie gehört zu Ihrem Konto und dem Dokument, wird nur dort angezeigt und nur für Ihre Gespräche mit diesem Dokument verwendet. Wir speichern sie so lange wie das Dokument: Beim endgültigen Löschen des Dokuments und bei der Löschung Ihres Kontos wird sie mit gelöscht, im Datenexport (Art. 15 DSGVO) ist sie enthalten. Ändert sich der Inhalt des Dokuments, verwenden wir sie nicht mehr; Sie können das Dokument dann neu einlesen. Das Einlesen läuft wie die übrigen Dokumentfunktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) über die oben genannten KI-Dienstleister, und solange Sie die Maskierung für Ihr Konto nicht ausgeschaltet haben, ersetzen wir personenbezogene Angaben vorher durch Platzhalter (s. 4c); Dokumente, die Sie von der KI ausgeschlossen haben, werden nie gelesen. Ihre Gespräche über das Dokument bleiben bestehen, wenn nur das Dokument gelöscht wird, bis Sie sie selbst löschen.

Frühere Sprachgespräche im Text-Chat (Verbraucher-Bereich): Fragen Sie im Chat nach einem früheren Sprachgespräch (z. B. „Was haben wir am Telefon besprochen?“), kann der Chat die Zusammenfassungen Ihrer früheren Sprachgespräche mit Lexi, Lex oder Lexus in Ihrem Konto nachlesen (s. 4f). Das ist rein lesend und betrifft nur Ihre eigenen Gespräche; gelesen wird nur die Zusammenfassung, nie das Transkript, und Gespräche unter 30 Sekunden bleiben außen vor. Die Zusammenfassungen entstehen nach dem Gespräch, erkannte Personenangaben werden dabei durch Platzhalter ersetzt; im Chat gilt zusätzlich die Maskierung nach 4c. Gespräche zu einem Dokument, das Sie inzwischen von der KI ausgeschlossen oder gelöscht haben, nennt der Chat nicht. Die gelesene Zusammenfassung wird Teil der Anfrage an die oben genannten KI-Dienstleister; ein zusätzliches KI-Modell setzen wir dafür nicht ein.

Ausnahme (Anwaltsportal, optional): Eine kleine Auswahl an Sonder-Modellen mit besonders hoher Leistungsfähigkeit speichert Anfragen beim jeweiligen Modell-Anbieter bis zu 30 Tage (kein Zero-Retention wie bei allen übrigen Modellen). Diese Modelle sind ausschließlich nutzbar, wenn die Kanzlei dies zuvor ausdrücklich und protokolliert freigegeben hat (Kanzlei-Einstellungen); ohne diese Freigabe sind sie nicht sichtbar und nicht auswählbar. Die Verarbeitung selbst bleibt auch dann innerhalb der EU. Details siehe AI-Transparenz.

4a. Drittland­übermittlung & SCC-Kette (KI)

Bei der Nutzung von Requesty Ltd (UK) (Verarbeitung EU/Frankfurt, Sitz Vereinigtes Königreich) erfolgt eine Übermittlung an einen Verarbeiter mit Sitz im Vereinigten Königreich. Diese stützt sich auf den UK-Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) und/oder EU-Standard­vertrags­klauseln (SCCs) gemäß Durchführungs­beschluss (EU) 2021/914 — in der Regel Modul 2 (Controller → Processor) zwischen uns und Requesty sowie Modul 3 (Processor → Processor) in der Kette Requesty → nachgelagerte Modellanbieter (die überwiegend in den USA/der EU sitzen und für die jeweils die dort einschlägige Transfergrundlage — z. B. DPF oder SCCs — gilt, s. u.). Ergänzt wird dies durch ein Transfer Impact Assessment (TIA) und technische Schutzmaßnahmen (TLS 1.3, PII-Maskierung — siehe §4c, Zero-Retention, siehe §4).

Nachgelagerte Modellanbieter: Requesty leitet Prompts an führende US-/EU-LLM-Anbieter weiter (Modell-Mix variiert). Diese sind bei uns nicht direkte Vertragspartner, sondern Sub-Unternehmer von Requesty. Vertraglich sichern wir über Requesty ab: kein Training auf Ihren Inhalten, Löschung/Zero-Retention nach Verarbeitung, SCC-Weitergabe in der Processor-Kette. Eine Kopie der relevanten Garantien (SCC-Modul, DPF-Nachweis, TIA-Auszug) erhalten Sie auf Anfrage.

4c. Maskierung personenbezogener Angaben vor der KI

Bevor Ihre Angaben an ein KI-Modell gehen, ersetzen wir personenbezogene Angaben automatisch durch Platzhalter und setzen sie in der Antwort wieder ein (umkehrbare Maskierung; die Erkennung arbeitet mit Mustern und läuft in unserer Verarbeitung, bevor etwas den Modellanbieter erreicht). Geltungsbereich: Im Verbraucher-Bereich ist die Maskierung der Regelfall; im Anwaltsportal legt die Kanzlei in ihren Einstellungen fest, wie stark maskiert wird – seit dem 8. September 2026 ist dort „standard" voreingestellt. Auch dort wirkt sie nur für die in § 4g namentlich genannten Agenten — die dort ebenfalls genannten Ausnahmen bleiben unmaskiert. Personenbezogene Muster (insb. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN/BIC, Kreditkartennummern, Sozialversicherungs­nummern, Krankenversichertennummern, UID AT/CH, API-Schlüssel sowie aus Ihren Account-Identitäten bekannte Werte) werden durch Platzhalter ersetzt und in der Antwort zurückübersetzt, soweit technisch möglich.

Gibt das Modell einen Platzhalter verändert zurück (etwa umgestellt, abgeschnitten oder mitübersetzt), lässt sich der ursprüngliche Wert nicht mehr zuordnen. In diesem Fall setzen wir an der betreffenden Stelle einen neutralen Hinweis in der Sprache der Antwort ein (z. B. „[unbekannt]"). Der interne Platzhalter selbst wird Ihnen nie angezeigt, und es wird an keiner Stelle geraten, welcher Wert gemeint gewesen sein könnte.

Verbraucher-Bereich — Ihre Einstellung (seit Oktober 2026): Für Ihr Konto ist die Maskierung ab Werk eingeschaltet. Unter „Einstellungen“ können Sie sie für Ihr gesamtes Konto ausschalten; dann erhält der Modellanbieter Ihre Angaben bei den KI-Funktionen, die Sie angemeldet nutzen, im Klartext. Im Chat können Sie außerdem für eine einzelne Anfrage oder für den ganzen Chat festlegen, dass er ohne Platzhalter verarbeitet wird. Vor dem Senden zeigt der Chat auf Wunsch eine Vorschau, welche Angaben maskiert werden; dort können Sie weitere Begriffe maskieren lassen oder bestimmte Begriffe im Klartext lassen. Eine Änderung dieser Kontoeinstellung wird protokolliert (ohne die betroffenen Inhalte). Die Websuche arbeitet davon unabhängig mit maskierten Suchanfragen. Lässt sich in einer Antwort nicht sicher beurteilen, ob Angaben geschützt waren, weist der Chat darauf hin und bietet an, die Frage im Klartext erneut zu stellen. Für Mandantinnen und Mandanten im Mandantenportal gibt es diesen Klartext-Wunsch nicht (s. §4j).

Standardmäßig maskiert u. a.: Schnell-Triage, Tiefenanalyse, Dokument-Chat (Streaming), Schreib-Assistent (Intake), Vorlagen-Schreiben, Antwortschreiben auf Ihre Dokumente (freier Brief-Generator), Rechtsfragen-Analyse.

Dokumentierte Ausnahmen (technisch begründet — das Arbeitsergebnis selbst ist ein an Sie bzw. eine dritte Person gerichtetes Dokument, in dem echte Namen/Anschriften strukturell erforderlich sind):

• Gerichtsschriftsatz-Generator und Erläuterung von Gerichtsschreiben: Rubrum, Parteibezeichnungen und Aktenzeichen unmaskiert, da diese Angaben im ausgereichten Schriftsatz bzw. in der Erläuterung des Originalschreibens ohnehin wörtlich erscheinen müssen.
• Formulierung der Mandanten-Nachfrage im Anwaltsportal: der Text geht wörtlich an die Mandantin/den Mandanten.
• Sprachgesteuerte Dokumenterstellung: erzeugt Ihr eigenes Dokument mit Ihren tatsächlichen Angaben.
• Statusentwurf an Mandantinnen und Mandanten im Anwaltsportal: der Entwurf geht nach Freigabe durch die Anwältin bzw. den Anwalt wörtlich an die Mandantin/den Mandanten.

Der interaktive KI-Assistent im Anwaltsportal folgt seit Oktober 2026 der Kanzlei-Einstellung aus §4g (Voreinstellung „standard“): Ist die Maskierung an, werden Chat-Eingaben, Aktendaten, Anhänge und die Zusammenfassung des Gesprächsverlaufs vor dem Modellaufruf maskiert; Aktenzeichen bleiben dabei unmaskiert, damit die Zitatprüfung weiter funktioniert. Wählen Sie ein KI-Modell mit verlängerter Speicherdauer beim Anbieter (bis zu 30 Tage, s. §5), maskieren wir den Chat unabhängig von dieser Einstellung. Klartext auf Wunsch: verifizierte Anwältinnen und Anwälte können ausdrücklich verlangen, dass eine einzelne Anfrage, ein Chat oder (Inhaber:innen und Verwaltende der Kanzlei) eine Akte ohne Platzhalter verarbeitet wird — dann erhält der Modellanbieter die Angaben im Klartext. Für eine Akte gilt das auch für das Auslesen von Fakten aus ihren Dokumenten, das sonst immer maskiert läuft. Die Kanzlei kann den Klartext sperren (ab Werk gesperrt, wenn sie „streng“ gewählt hat); mit einem Modell mit verlängerter Speicherdauer ist Klartext im Assistenten nicht möglich. Jede Umstellung wird protokolliert (ohne die betroffenen Inhalte). Die Websuche des Assistenten arbeitet davon unabhängig immer mit maskierten Suchanfragen. Vor dem Senden zeigt der Assistent auf Wunsch eine Vorschau, welche Angaben maskiert werden; dort können Sie weitere Begriffe maskieren lassen oder bestimmte Begriffe im Klartext lassen (Letzteres unterliegt derselben Sperre). Nicht in die Maskierung einbezogen ist die automatische Übersetzung von Support-Anfragen. Die Canvas-Dokumentbearbeitung im Anwaltsportal folgt dagegen seit September 2026 der Kanzlei-Einstellung aus §4g (Voreinstellung „standard“). Immer maskiert — mit den Namen Ihres Kontos und der Akte als bekannten Werten — laufen Lex & Lexi und der Moot Court im Anwaltsportal. Bei sehr großen Dokumenten (weit über die reguläre Tiefenanalyse-Obergrenze hinaus) und bei langen Schriftwechseln erfolgt vor der eigentlichen Analyse eine Vorverdichtung durch ein spezialisiertes Zusammenfassungsmodell (im Verbraucher-Bereich bei der Dokument-Analyse und bei der Analyse einer Antwort). Auch diese Vorverdichtung wird maskiert, solange Sie die Maskierung für Ihr Konto nicht ausgeschaltet haben: jede Verdichtungsstufe wird einzeln maskiert und zurückübersetzt, erst die Verdichtung geht in den ebenfalls maskierten Analyse-Aufruf. Die verbleibenden Flächen sind Kandidaten für die Erweiterung des in §4g beschriebenen Rollouts.

Gesamtprüfung eines Anliegens (Verbraucher-Bereich, seit dem 10. September 2026): Werten Sie einen kompletten Vorgang in einem Zug aus, laufen dafür mehrere Bausteine nacheinander. Maskiert sind dabei die abschließende Auswertung, die zeitliche Einordnung und die Beweisübersicht. Unmaskiert bleiben der Aufbau des Faktengraphen und die Vollständigkeitsprüfung — beide aus demselben strukturellen Grund wie im Anwaltsportal: der Abgleich von Personen- und Unternehmensnamen ist dort die Aufgabe selbst bzw. der Text richtet sich an eine konkrete Person (s. §4g). Das ist damit kein offener Rollout, sondern eine dauerhafte Eigenschaft dieser beiden Bausteine.

Strukturell nicht maskierbar (kein Rollout-Kandidat, sondern eine dauerhafte Eigenschaft des Verfahrens): die Übersetzung ganzer Dokumente — im Anwaltsportal wie im Nutzerkonto — läuft nicht über das KI-Gateway, sondern über einen eigenen Übersetzungsdienst mit eigener Rechtsgrundlage (Azure AI Translator, EU-Region; s. §5). Übergeben wird dabei im Regelfall die Datei selbst, die keinen maskierbaren Fließtext bietet; im Text-Ersatzverfahren würde die Übersetzungs-Engine unsere Platzhalter verändern, sodass im übersetzten Dokument der neutrale Hinweis anstelle des tatsächlichen Namens stünde — das Ergebnis wäre nicht geschützter, sondern für Sie unbrauchbar. Es gilt deshalb: Ein Dokument, das Sie von der KI-Nutzung ausgeschlossen haben, wird auf diesem Weg nicht übermittelt, und wir weisen vor dem Start auf die Übermittlung hin.

Bei sehr vielen erkannten Entitäten gibt es keinen Schutz-Bypass: Wird ein konfiguriertes Limit (Standard 500) überschritten, wird trotzdem vollständig weiter maskiert — dies wird lediglich intern protokolliert, es wird nicht auf unmaskierten Klartext zurückgeschaltet.

Hinweis: Die Maskierung erfolgt musterbasiert auf unserer Infrastruktur. In Einzelfällen kann das LLM weniger spezifisch antworten — ein bewusster Trade-off zugunsten des Datenschutzes.

Erkennungsgüte — gemessen, nicht geschätzt: Wir prüfen die Maskierung gegen einen eigenen Testkorpus, der nach anerkannter Methodik aufgebaut ist (Text Anonymization Benchmark, Pilán et al. 2022): 253 Dokumente mit 285 annotierten Fundstellen, davon rund 30 % gezielt schwierige Fälle, dazu bewusst unauffällige Kontrolldokumente, auf denen keine Ersetzung auslösen darf. Die Messung läuft bei jeder Änderung der Erkennungsregeln erneut; unterschreitet das Ergebnis eine festgelegte Mindestgüte oder entsteht auf den Kontrolldokumenten eine Falsch-Ersetzung, wird die Änderung nicht übernommen. Eine feste Prozentzahl nennen wir hier bewusst nicht, weil sie vom Testkorpus abhängt und mit jeder Verbesserung veraltet. Keine Erkennung ist lückenlos.

Daraus folgt ausdrücklich: Die Maskierung ist eine Risikominderung, kein Tatbestandsausschluss. Sie ersetzt insbesondere nicht die Prüfung des Berufsgeheimnisses nach § 203 StGB — ein Mandatsbezug kann sich auch ohne Namen aus dem Zusammenhang ergeben, weshalb das bloße Entfernen von Namen für sich genommen regelmäßig nicht ausreicht. Wir ziehen die genannten Zahlen nach, sobald sich die Erkennung ändert.

4d. Schreib-Assistent (dialogbasierter Intake)

Der Schreib-Assistent sammelt in einem geführten Dialog Fakten zu Ihrem Anliegen (Intent, Rückfragen, strukturierte Felder). Die Klärungsrunden sind für Sie kostenfrei; vor der Brief-Erzeugung erfolgt eine gesonderte Credit-Abrechnung. Verarbeitet werden u. a. Ihre Eingaben, Session-Status, empfohlene Vorlage und vorausgefüllte Antworten. Scope-Gates blockieren automatisch Vertrags-, Langdokument- und Out-of-Scope-Anfragen — der Assistent erzeugt nur Standard-Antwortschreiben (ca. 1–3 Seiten). Rate-Limits (Sessions/Turns pro Tag) dienen dem Missbrauchsschutz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Details: KI-Transparenz.

4g. KI-Agenten (Anwaltsportal)

Das Anwaltsportal bietet verifizierte Anwält:innen optional automatisierte KI-Agenten (z. B. Akten-Scan, Zusammenfassung, Zitationsprüfung, Vorbereitung auf Verhandlung). Agenten verarbeiten ausschließlich Inhalte, die der/die Anwält:in aktiv in die jeweilige Akte eingestellt hat. Verarbeitete Inhalte umfassen: Dokument­texte, strukturierte Metadaten der Akte, Agenten-Schritte und -Ergebnisse (Step-Log, Output-JSON). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrags­erfüllung) für Anwalt-Konto-Inhaber; ggf. lit. a (Einwilligung) für optionale Analysen. Die Agenten-Verarbeitung erfolgt über denselben AI-Gateway (Requesty) wie die übrigen KI-Funktionen; die Zero-Retention-Zusicherung gilt entsprechend.

PII-Maskierung für Agenten (schrittweiser Rollout): Vor der Übergabe an das KI-Modell werden personenbezogene Daten pseudonymisiert. Die Kanzlei stellt das in ihren Kanzlei-Einstellungen ein (Stufen „aus"/„standard"/„streng", mit Protokoll der Entscheidung und einem Übermittlungs-Nachweis je Agentenlauf). Voreinstellung ist seit dem 8. September 2026 „standard"; bis dahin war sie „aus". Kanzleien, die diese Einstellung nie verändert hatten, wurden zu diesem Zeitpunkt auf „standard" umgestellt — eine ausdrücklich getroffene Abwahl blieb dabei erhalten. Eine Kanzlei kann die Pseudonymisierung jederzeit abschalten; dann arbeiten die Agenten mit den tatsächlichen Namen der Akte. Die Stufe „streng" ergänzt vor jedem Modellaufruf eines Hintergrund-Agenten einen zusätzlichen, modellgestützten Gegencheck des maskierten Textes auf übersehene Namen, Firmen und Adressen; er verbraucht zusätzliches Kontingent. Lief dieser Gegencheck bei einem Aufruf des Laufs nicht vollständig, weist der Übermittlungs-Nachweis die gewählte („streng“) und die tatsächlich wirksame Stufe („standard“) getrennt aus.

Diese Einstellung wirkt derzeit für zehn der 21 Agenten — durchweg solche, deren Ergebnis ein internes Arbeitsergebnis zur Durchsicht durch die Anwältin/den Anwalt ist (Aktenzusammenfassung, vorgeschlagene nächste Schritte, Wiedervorlage, Fristerfassung, Posteingangs-Triage, Zitatprüfung, Akten-Scan, Sachstands-Einordnung, Beweisprüfung, Chronologie). Er wird schrittweise ausgeweitet; jeder weitere Agent wird vor der Einbeziehung einzeln geprüft.

Dauerhaft ausgenommen bleiben neun Agenten, bei denen echte Namen struktureller Bestandteil der Aufgabe sind. Das betrifft drei Bereiche: (1) Entwürfe, die als Dokument ausgereicht werden — Schriftsätze, Vertragsentwürfe und Erwiderungen auf gegnerischen Vortrag (Rubrum, Parteibezeichnung, Anschrift, Unterschrift); (2) Texte, die wörtlich an Mandantinnen und Mandanten gehen — E-Mail-Antworten sowie Termin- und Nachfrage-Erinnerungen (Anrede); (3) der Abgleich von Personen- und Unternehmensnamen innerhalb einer Akte und über Akten hinweg (Dubletten-Erkennung, Beziehungsübersicht, Einordnung von Widersprüchen zwischen Fakten), bei dem der Namensvergleich die Aufgabe selbst ist. Hier arbeiten die Agenten unverändert mit den tatsächlichen Angaben der Akte, da ihr Arbeitsergebnis diese ohnehin enthalten muss.

Derzeit ist kein Agent von der Maskierung ausdrücklich zurückgehalten. Sollte ein Agent künftig mit Begründung gesperrt werden müssen (etwa weil er wörtliche Zitate Zeichen für Zeichen gegen den Originaltext prüft), wird dies hier benannt. Zwei weitere Agenten rufen entweder gar kein KI-Modell auf oder laufen über den Übersetzungsdienst statt über das KI-Gateway (s. §4c).

Für alle ausgenommenen Verarbeitungen gelten weiterhin die übrigen technischen und vertraglichen Schutzmaßnahmen (EU-Hosting, Zero-Retention, kein KI-Training, Mandantentrennung per RLS, Auftragsverarbeitungsvertrag). Agenten-Läufe und deren Ergebnisse werden in der Akte protokolliert und können vom Konto-Inhaber gelöscht werden.

4h. Kanzleiweite Wissens- und Kollaborationsfunktionen (Anwaltsportal)

Für verifizierte Anwält:innen bietet das Anwaltsportal optionale Funktionen, mit denen eine Kanzlei Wissen über Mandate hinweg strukturiert festhält und mit Dritten ohne eigenes Portal-Konto zusammenarbeitet:

• Magic-Link-Zugänge: Für einzelne Aufgaben (Dokument anfordern, Dokument zur Prüfung freigeben, ein Gespräch führen) kann die Kanzlei einen zeitlich befristeten, per Zufallstoken gesicherten Link an eine Mandantin/einen Mandanten oder eine dritte Person versenden — ein eigenes Benutzerkonto ist dafür nicht erforderlich. Der Token wird bei uns nur als Hashwert gespeichert und läuft automatisch ab; die Gültigkeitsdauer ist von der Kanzlei zwischen 1 und 60 Tagen wählbar (Standard je nach Anwendungsfall 14 bzw. 21 Tage).
• Mandanten-Gespräch: Über einen solchen Link kann eine per Textchat geführte Unterhaltung mit der Kanzlei stattfinden; auf Wunsch der Kanzlei erstellt eine KI daraus eine Zusammenfassung. Die Nachrichten werden bei uns gespeichert, bis die Kanzlei den Zugang schließt bzw. bis zum automatischen Ablauf.
• Telefon-Assistenz („Kanzlei anrufen"): Über das Mandantenportal kann eine Mandantin/ein Mandant ein Live-Sprachgespräch mit der digitalen, KI-gestützten Assistenz ihrer/seiner Kanzlei führen. Die Sprachverarbeitung erfolgt wie beim allgemeinen Sprachgespräch (§4f) durch ElevenLabs, Inc. (USA) als Subprozessor — dieselben Zusicherungen gelten entsprechend: kein KI-Training auf den Gesprächsinhalten und keine dauerhafte Audio-Speicherung (Löschung der Aufzeichnung nach der Transkription auf Seiten von ElevenLabs). In das Gespräch fließen ausschließlich der Name der/des Anrufenden, der Name der Kanzlei sowie ggf. von der Kanzlei hinterlegte organisatorische Hinweise ein — sonstige Inhalte des Kontos (Dokumente, andere Mandate) werden dem geteilten Agenten nicht zugänglich gemacht. Nach Gesprächsende wird das Transkript als strukturierte Gesprächsnotiz (Anliegen, Dringlichkeit, Rückrufwunsch) an die Kanzlei übermittelt und dort gespeichert; alleinige Empfängerin ist die Kanzlei, die insoweit als eigene Verantwortliche handelt.
• Mandanten- und Gegenpartei-Gedächtnis: Ergänzend zu den Angaben in der jeweiligen Akte kann eine Kanzlei kanzleiweite Merkposten zu einer Mandantin/einem Mandanten oder einer Gegenpartei anlegen (z. B. wiederkehrende Vorlieben, Ansprechpartner, frühere Beobachtungen). Diese Einträge sind ausschließlich für Mitglieder derselben Kanzlei sichtbar, unterliegen einem Bestätigungs-Workflow durch die Anwältin/den Anwalt und können jederzeit eingesehen, korrigiert oder gelöscht werden.
• Kanzlei-Playbooks: Eine Kanzlei kann eigene Vertragsstandards (aus hochgeladenen Musterdokumenten extrahiert) hinterlegen, gegen die künftige Verträge automatisiert geprüft werden. Verarbeitet werden ausschließlich von der Kanzlei selbst bereitgestellte Dokumente.
• Kanzleigedächtnis: Das Kanzleigedächtnis hilft einer Kanzlei, auf ihre eigene frühere Arbeit zurückzugreifen. (a) Rückgriff auf eigene Vorarbeit: Auf Anfrage in einer Akte sucht das System — ohne eigenen KI-Aufruf — in den übrigen Akten derselben Kanzlei (bei Anwält:innen ohne Kanzlei: in den eigenen Akten) nach vergleichbarer Vorarbeit. Inhalte (Auszüge aus eigenen Schriftsätzen, Analysen und erfassten Fakten) werden an die KI nur aus Akten derselben Mandantin bzw. desselben Mandanten übergeben; zu Akten anderer Mandant:innen erhält die KI ausschließlich strukturelle Angaben (z. B. Rechtsgebiet, gemeinsame Normen, Zahl der Übereinstimmungen), keine Inhalte, Namen oder Aktentitel. (b) „Aus Akten gelernt“: Beim Abschluss einer Akte oder auf Veranlassung der Anwältin/des Anwalts fasst eine KI die Akte zu Wissensseiten zusammen (z. B. Argumentationsmuster, Vorgehen einer Gegenseite, Praxis eines Gerichts). Dabei ist die PII-Maskierung (§4c) aktiv; eine technische Prüfung weist Texte zurück, die bekannte Namen von Beteiligten oder fallkonkrete Angaben aus der Akte (z. B. Kennungen, Anschriften, Beträge, Daten) enthalten. Jede Seite nennt ihre Belege, wird erst nach Bestätigung durch die Anwältin/den Anwalt wirksam und kann jederzeit außer Kraft gesetzt oder verworfen werden. Wird ein Beleg für die KI gesperrt oder gelöscht oder eine Akte vom Kanzleigedächtnis ausgenommen, werden die darauf gestützten Absätze automatisch entfernt und die Seite zur erneuten Prüfung vorgelegt. (c) Die Kanzlei kann das Kanzleigedächtnis für einzelne Akten oder als Kanzlei-Standard ausschalten; eine ausgeschaltete Akte gibt nichts ab und erhält nichts. Beide Funktionen sind ausschließlich für Mitglieder derselben Kanzlei (bzw. die Anwältin/den Anwalt ohne Kanzlei) sichtbar. (d) Stil-Vorschläge aus Korrekturen: Hat die Anwältin/der Anwalt „Automatisch mitlernen“ eingeschaltet und exportiert im Canvas die Endfassung eines Dokuments, das aus einem KI-Entwurf entstanden ist, werden die geänderten Textstellen (erste gespeicherte Fassung gegenüber Endfassung) einmalig an die KI übermittelt, um allgemeine Formulierungsvorlieben vorzuschlagen. Dabei ist die PII-Maskierung (§4c) aktiv; eine technische Prüfung verwirft Vorschläge, die Namen von Beteiligten, fallkonkrete Angaben oder wörtliche Textpassagen enthalten. Vorschläge werden erst nach Bestätigung wirksam und können jederzeit geändert oder gelöscht werden. Von der KI ausgeschlossene Dokumente und Dokumente im Ordner „Nicht automatisch auswerten“ werden nicht ausgewertet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen) für Mandant:innen; für die Telefon-Assistenz ergänzend Ihre ausdrückliche Einwilligung vor dem ersten Gespräch entsprechend §4f (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Drittlandübermittlung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Kanzlei an effizienter Mandatsbearbeitung) für Angaben zu Gegenparteien, die die Daten nicht selbst bereitgestellt haben (die Art. 14 DSGVO- Informationspflicht liegt insoweit bei der jeweiligen Kanzlei als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Verarbeitung — wir sind insoweit Auftragsverarbeiter). Die KI-gestützten Funktionen dieses Abschnitts (Mandanten-Gespräch, Mandanten-/Gegenpartei- Gedächtnis, Kanzlei-Playbooks, Kanzleigedächtnis) laufen über denselben AI-Gateway (Requesty) wie die übrigen KI-Funktionen dieser Erklärung; die Zero-Retention-Zusicherung gilt für alle. Die PII-Maskierung (s. §4c) ist für die KI-Zusammenfassung des Mandanten-Gesprächs, für die Vorschläge des Mandanten-Gedächtnisses (seit Oktober 2026) und des Gegenpartei-Gedächtnisses, für die Prüfung gegen Kanzlei-Playbooks, für das Auslesen von Standards aus hochgeladenen Musterdokumenten und für die Zusammenfassung „Aus Akten gelernt“ aktiv. Bei der Zusammenfassung des Mandanten-Gesprächs und bei den Vorschlägen des Gegenpartei-Gedächtnisses ist sie ohne Kanzlei-Einstellung wirksam; der Name der Gegenpartei bzw. (bei der Gesprächs-Zusammenfassung) die Namen aus Konto, Akte und der Name der Kontaktperson werden dort zusätzlich als bekannte Werte maskiert. Bei der Playbook-Prüfung und beim Auslesen von Playbook-Standards folgt sie der Kanzlei-Einstellung aus §4g (Voreinstellung „standard“) und ergänzt die Namen Ihres Kontos und, soweit das Dokument zu einer Akte gehört, der Akte; hat die Kanzlei die Einstellung auf „aus“ gestellt oder wurde für die betroffene Akte Klartext verlangt, ohne dass die Kanzlei ihn gesperrt hat, geht der Text dort im Klartext an das Modell. Wie überall gilt: die Maskierung ist eine Risikominderung und erkennt nicht jede Angabe (s. §4c). Die Telefon-Assistenz nutzt stattdessen ElevenLabs als eigenen Subprozessor (s. o.). Beim Kanzleigedächtnis handelt die Kanzlei als Verantwortliche für die Mandatsdaten, wir als Auftragsverarbeiter (s. AVV); die aktenübergreifende Nutzung beschränkt sich auf Inhalte derselben Mandantschaft und auf Wissensseiten, die zu Mustern ohne Namen und fallkonkrete Angaben zusammengefasst sind.

4f. Sprachgespräch mit dem KI-Agenten („Sprechen mit Lexi/Lex")

Optional können Sie Ihre Rechtsfrage in einem Live-Sprachgespräch mit unserem KI-Agenten stellen. Die Sprachverarbeitung (Spracherkennung, Sprachausgabe, Gesprächssteuerung) erfolgt durch ElevenLabs, Inc. (169 Madison Ave, New York, NY 10016, USA) auf Servern in den USA. Das Gespräch wird hierfür in Echtzeit dorthin übertragen. Auch das Sprachmodell, das im Gespräch antwortet, läuft innerhalb des Dienstes von ElevenLabs.

• Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung vor dem ersten Gespräch (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für die Drittland­übermittlung Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung nach Information über die Risiken) — ergänzend bestehen mit ElevenLabs EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und ein Auftragsverarbeitungs­vertrag.
• Kein KI-Training: Ihre Gesprächsinhalte werden vertraglich nicht zum Training von KI-Modellen verwendet (API-/Enterprise-Bedingungen von ElevenLabs).
• Keine Aufbewahrung des Gesprächs bei ElevenLabs: Das Gespräch wird nicht als Audio aufgezeichnet. Für unsere Sprachagenten haben wir bei ElevenLabs den „Zero Retention Mode“ eingeschaltet, eine Option, die ElevenLabs anbietet: Nach dem Ende des Gesprächs bewahrt ElevenLabs keine Gesprächsdaten mehr auf. Das Text-Transkript des Gesprächs erhalten wir von ElevenLabs unmittelbar nach dem Gespräch übermittelt. Bei uns verbleibt ausschließlich dieses Text-Transkript mit Zusammenfassung in Ihrem Konto, das Sie jederzeit löschen können. Das ist eine vertragliche und technische Einstellung des Anbieters; während des laufenden Gesprächs werden Ihre Angaben selbstverständlich in Echtzeit verarbeitet (s. o.).
• Zertifizierungen des Anbieters: Nach Angaben von ElevenLabs verfügt das Unternehmen über Zertifizierungen nach SOC 2 Type II und ISO 27001. Das ist eine Angabe des Anbieters, die wir nicht selbst geprüft haben. Die Verarbeitung findet, wie oben beschrieben, in den USA statt.
• Nachschlagen in Ihrem Konto während des Gesprächs: Der Agent kann im laufenden Gespräch in Ihrem eigenen Konto nachsehen, um Ihre Fragen zu beantworten: in Ihren Anliegen (mit Zusammenfassungen), den erkannten Fakten, Ihren hochgeladenen Dokumenten (nur Kurzzusammenfassungen und Analyseergebnisse, nie der vollständige Text eines Dokuments), Ihren offenen Fristen und den Zusammenfassungen Ihrer früheren Sprachgespräche. Das Nachschlagen ist rein lesend, betrifft nur Ihr eigenes Konto und besteht nur während des Gesprächs; für das Nachschlagen selbst setzen wir kein KI-Modell ein.
• Ihre Wahl vor jedem Gespräch: Ob der Agent nachschlagen darf, entscheiden Sie vor jedem Gespräch selbst, mit der ausdrücklichen Option „Lexi darf in meinen Unterlagen nachschlagen“ auf der Sprachseite (bei Lex mit dessen Namen). Die Option ist ab Werk eingeschaltet; Ihr Gerät merkt sich Ihre Wahl, und sie wird mit dem jeweiligen Gespräch gespeichert. Ist die Option ausgeschaltet, schlägt der Agent in diesem Gespräch nichts nach: keine Anliegen, Fakten, Dokumente, Fristen und keine früheren Gespräche.
• Was dabei an ElevenLabs geht: Was der Agent nachschlägt und Ihnen vorliest, ist Teil des Live-Gesprächs und wird deshalb ebenfalls von ElevenLabs verarbeitet (Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe) — nur für dieses Gespräch, ohne KI-Training und ohne dauerhafte Audio-Speicherung. Dasselbe gilt für die ausgewählten Angaben aus Ihrem Profil und Ihren Anliegen, die wir dem Agenten zur Personalisierung zu Beginn des Gesprächs als Gesprächskontext mitgeben.
• Was nicht nachgeschlagen wird: Dokumente, die Sie von der KI ausgeschlossen haben, gelöschte Dokumente (Papierkorb) sowie Beispiel- und Entwurfsakten ruft der Agent nie ab, auch nicht bei eingeschalteter Option. Die Einstellung „Maskierung für KI“ (s. Abschnitt 4c) gilt für Sprache nicht, weil sich gesprochene Sprache nicht maskieren lässt; was der Agent nachschlägt und ausspricht, wird daher nicht durch Platzhalter ersetzt. Wenn Sie das nicht möchten, schalten Sie die Option vor dem Gespräch aus. Die Telefon-Assistenz der Kanzlei im Mandantenportal (s. §4h) und die Figur „Lexus“ (nächster Punkt) schlagen in Ihrem Konto nichts nach.
• Schreiben nach dem Gespräch („Lexus“): Nach einem Gespräch mit Lexi oder Lex bietet die Zusammenfassung an, ein kurzes Schreiben oder eine kleine Vereinbarung per Sprache mit der Figur „Lexus“ zu diktieren. Das geschieht erst nach Ihrem Klick, der Preis wird vorher angezeigt und wird gesondert berechnet; für die Sprachverarbeitung gilt dieser Abschnitt entsprechend.
• Ihre Kontrolle: Transkripte können Sie jederzeit selbst löschen; sie sind im DSGVO-Export enthalten und werden bei Konto­löschung mit entfernt.
• Hinweis: Nennen Sie im Gespräch keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten), soweit für Ihr Anliegen nicht erforderlich. Der Agent ist angewiesen, keine unnötigen personenbezogenen Daten zu erfragen.

Der Einwilligungs­dialog wird vor dem ersten Gespräch angezeigt und revisionssicher protokolliert (Zeitpunkt, Version). Er weist auf das Nachschlagen in Ihrem Konto und auf die Übermittlung an ElevenLabs hin; bei einer Änderung dieser Angaben fragen wir Sie erneut. Ob der Agent nachschlägt, bestimmen Sie selbst — durch Ihre Einwilligung und durch die Option vor jedem Gespräch. Sie können Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen, indem Sie das Feature nicht mehr nutzen bzw. uns kontaktieren.

4b. Automatisierte Verarbeitung (Art. 22 DSGVO)

Die KI-Analyse ist ausschließlich unterstützend und führt zu keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung i. S. d. Art. 22 DSGVO. Sie entscheiden selbst, ob Sie auf Basis der KI-Hinweise handeln, ein Antwortschreiben versenden oder eine:n Anwält:in einbinden. KI-Ergebnisse können Fehler enthalten und sind keine Rechtsberatung.

4e. Qualitätsprüfung von KI-Ergebnissen (Feedback)

Wenn Sie ein KI-Ergebnis mit 👍 oder 👎 bewerten, speichern wir die Bewertung, optional Ihren Kommentar sowie die Referenz auf die bewertete Ausgabe (z. B. ID des Vertrags, der Analyse oder des Schreibens), Land und Sprache. Diese Daten dienen ausschließlich der Qualitätssicherung der KI und werden nicht für Marketing verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Modell- und Produktqualität).

Wenn Sie zusätzlich die optionale Checkbox „Inhalt zur Qualitätsprüfung freigeben" aktivieren, darf unser Qualitäts-Team die zugehörigen Inhalte (KI-Ausgabe und ggf. das zugrundeliegende Dokument) zur Fehleranalyse einsehen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Wenn Sie zusätzlich „Bei bestätigten Fehlern via Support kontaktieren" aktivieren, melden wir uns ausschließlich bei bestätigten Fehlern über ein Support-Ticket; je nach Schweregrad bedanken wir uns mit Token-Gutschriften — ohne Verpflichtung. Beide Einwilligungen sind freiwillig, separat und jederzeit widerrufbar (im Profil oder per E-Mail an die o. g. Adresse). Aufbewahrung: maximal 24 Monate, anschließend Anonymisierung.

Bei einer 👍-Bewertung können Sie zusätzlich optional die Checkbox „Anonymisiert als gutes Beispiel verwenden" aktivieren. In diesem Fall maskieren wir automatisiert Namen und andere direkt identifizierende Daten (z. B. E-Mail, IBAN) im Inhalt und nutzen ihn als anonymisiertes Beispiel zur Verbesserung künftiger KI-Antworten (sog. Few-Shot-Beispiele), nach interner Prüfung durch unser Qualitäts-Team vor Verwendung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), freiwillig und jederzeit widerruflich (im Profil oder per E-Mail an die o. g. Adresse). Ohne dieses Opt-in greifen wir bei einer 👍-Bewertung zu keinem Zeitpunkt auf den zugrundeliegenden Inhalt zu — gespeichert bleiben dann ausschließlich die Bewertung und die Referenz gemäß obigem Absatz.

4i. Produkt- und Werbe-E-Mails an Kund:innen (Direktwerbung)

Wenn Sie bei uns eine kostenpflichtige Leistung erworben haben, informieren wir Sie gelegentlich per E-Mail über eigene, ähnliche Leistungen — insbesondere Erinnerungen, dass Ihr Konto, Ihre Dokumente und Ihr Guthaben weiterhin bestehen, sowie Produkt-Neuigkeiten.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Bestandskund:innen, Erwägungsgrund 47) in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich und wird von uns auch nicht eingeholt.

Umfang und Häufigkeit: Nach dem Ende eines bezahlten Abos höchstens drei Erinnerungen (nach 30, 60 und 90 Tagen); danach endet diese Reihe endgültig. Bei längerer Inaktivität höchstens eine Erinnerung je 90 Tage und höchstens vier insgesamt, und nur, wenn Ihr letzter bezahlter Kauf nicht länger als 24 Monate zurückliegt. Wir versenden keine Rabatt-Kampagnen und geben Ihre Adresse zu Werbezwecken nicht weiter.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 2 DSGVO, § 7 Abs. 3 Nr. 3 UWG): Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für Werbung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen — über den Abmelde-Link in jeder Werbe-E-Mail, über die Einstellung „Werbe- und Produkt-E-Mails" in Ihren Kontoeinstellungen oder formlos an info@smartlegalpro.com. Es entstehen Ihnen dabei keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Adresse nicht mehr zu Werbezwecken; wir speichern den Widerspruch selbst als Sperrvermerk, damit er dauerhaft beachtet wird.

Pflicht- und Vertrags-E-Mails bleiben davon unberührt: Anmeldung/Passwort, Sicherheitshinweise, Rechnungen und Zahlungsbelege (§ 14 UStG, GoBD) sowie Fristen-Erinnerungen erhalten Sie unabhängig von einem Werbe-Widerspruch weiter, da sie zur Vertragserfüllung bzw. zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich sind.

4j. Mandantenportal: Rollen und Verantwortung

Über das Mandantenportal stellt Ihnen Ihre Kanzlei Dokumente, Nachrichten, Termine und Fristen aus Ihrem Mandat bereit. Beim Portal sind zwei Verarbeitungen zu unterscheiden:

Mandatsdaten. Für die Daten Ihres Mandats (Dokumente, Nachrichten, Termine, Akteninhalte, das Protokoll über Zugriffe auf Dokumente) ist Ihre Kanzlei verantwortlich. Sie entscheidet, welche Daten sie über das Portal bereitstellt, und informiert Sie in ihren eigenen Datenschutzhinweisen über diese Verarbeitung; den Link dazu zeigt die Einladungsseite, sofern die Kanzlei ihn hinterlegt hat. Wir stellen die Plattform bereit und verarbeiten diese Daten im Auftrag und nach Weisung der Kanzlei (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag). Anfragen zu Ihren Mandatsdaten (Auskunft, Berichtigung, Löschung) richten Sie bitte an Ihre Kanzlei; Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an sie weiter.

Portal-Konto. Für Ihr Konto beim Portal (E-Mail-Adresse, Name, Anmeldung, Sitzungen, Absicherung des Zugangs, Nachweis, dass Sie die Nutzungsbedingungen des Portals bestätigt haben) sind wir verantwortlich, soweit wir diese Daten für die Bereitstellung und Absicherung des Zugangs selbst verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Absicherung des Zugangs Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihren Namen erhalten wir zunächst von Ihrer Kanzlei, die Sie zum Portal einlädt. Welche Daten wir wie lange speichern, ergibt sich aus Abschnitt 9 und Abschnitt 3; Einwilligungs- und Annahmenachweise bleiben nach einer Kontolöschung ohne Ihren Namen und Ihre Kennung erhalten.

KI-Unterstützung im Portal. Nutzen Sie KI-Funktionen des Portals, werden Ihre Eingaben vor dem Modellaufruf maskiert; einen Klartext-Wunsch gibt es dort nicht. Das Portal weist Sie auf die KI-Unterstützung hin: ab Werk mit einem Standardtext der Plattform, den Ihre Kanzlei durch einen eigenen Text ersetzen kann; die Kanzlei kann auch Ihre ausdrückliche Zustimmung verlangen. Sie können die Kenntnisnahme oder Zustimmung jederzeit widerrufen; die KI-Funktionen sind für Sie dann gesperrt. Der Nachweis (Zeitpunkt, Fassung des Hinweises) wird gespeichert. Die Kanzlei entscheidet, ob und wie sie die KI-Unterstützung in ihrem Mandat einsetzt, und informiert Sie in ihren eigenen Datenschutzhinweisen.

Kommentare in Dokument-Freigaben (Canvas). Gibt Ihre Kanzlei ein Dokument im Canvas zur Durchsicht frei, können Sie dort Kommentare schreiben. Diese Kommentare sind für Ihre Kanzlei bestimmt; in der Ansicht, die Sie als Mandantin oder Mandant erhalten, gibt es keine KI-Funktionen. Ihre Kanzlei kann Ihre Kommentare jedoch auf eigene Veranlassung von einer KI-Funktion in das Dokument einarbeiten lassen („Kommentare einarbeiten“). Das geschieht nie automatisch, sondern nur auf Anweisung der Kanzlei. Dabei werden der Text Ihres Kommentars, die kommentierte Textstelle und gegebenenfalls Antworten im Kommentarverlauf wie in Abschnitt 4 beschrieben an die KI-Verarbeitung übermittelt (AI-Gateway-Anbieter und Modellanbieter, siehe Abschnitte 4, 4a und 5). Erkannte personenbezogene Angaben werden vorher nach den Regeln aus Abschnitt 4c durch Platzhalter ersetzt, soweit die Maskierung in den Einstellungen der Kanzlei für diese Funktion eingeschaltet ist; die Erkennung arbeitet mit Mustern und kann nicht in jedem Fall alle Angaben erfassen. Für diese Verarbeitung ist Ihre Kanzlei verantwortlich (siehe oben, Mandatsdaten); wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag und nach ihrer Weisung.

Telefon-Assistenz. Für die optionale Telefon-Assistenz gelten die Angaben in Abschnitt 4h.

Diese Aufteilung beschreibt, wie wir die Verantwortung im Regelfall zuordnen. Sie ersetzt nicht die Datenschutzhinweise Ihrer Kanzlei. Ihre Rechte nach Abschnitt 9 können Sie sowohl gegenüber Ihrer Kanzlei als auch gegenüber uns geltend machen; wir sagen Ihnen, wer für Ihr Anliegen zuständig ist. Die Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Abschnitt 10) steht Ihnen offen.

4k. Bildbeschreibung durch KI (nur auf Klick, Anwaltsportal)

Im Anwaltsportal können Anwält:innen für Fotos und Bilder in einer Akte eine KI-Beschreibung erstellen lassen (z. B. Bildinhalt, sichtbarer Text, Zustand eines Gegenstands). Das geschieht nur, wenn die Anwältin oder der Anwalt dies für ein Bild oder ein Bildkonvolut ausdrücklich anklickt; es gibt keine automatische Bildbeschreibung, und der Vorgang beginnt erst nach einem Hinweis, den die Anwältin oder der Anwalt bestätigt. Von der KI ausgeschlossene Dokumente und gelöschte Dokumente werden nicht übermittelt.

Was Sie wissen sollten. Das Bild wird unverändert an ein KI-Modell übermittelt. Anders als bei Text lassen sich Bilder nicht durch Platzhalter pseudonymisieren; die PII-Maskierung nach Abschnitt 4c greift hier nicht. Auf dem Bild erkennbare Personen, Gesichter, Fahrzeugkennzeichen, Anschriften, Unterlagen oder andere personenbezogene Angaben können daher in die Verarbeitung gelangen. Wir beschreiben das Verfahren deshalb nicht als anonym. Die Kanzlei entscheidet je Bild, ob sie es übermittelt, und prüft eigenverantwortlich, ob dies für das jeweilige Mandat zulässig ist, insbesondere wenn Dritte abgebildet sind oder berufsrechtliche Vorgaben (§ 203 StGB, § 43e BRAO) zu beachten sind.

Wie die Verarbeitung abläuft. Die Übermittlung erfolgt über unseren AI-Gateway-Anbieter Requesty Ltd (UK) mit EU-Routing an ein Modell, das in der EU verarbeitet. Zur Aufbewahrung beim Modell-Anbieter und zum Ausschluss des KI-Trainings gelten die Angaben in Abschnitt 4 zum AI-Gateway entsprechend. Der Auftrag an das Modell lautet, den sichtbaren Inhalt zu beschreiben; Personen identifizieren, Gesichter erkennen oder das Alter schätzen soll das Modell nicht, wir können dies aber nicht über den Auftrag hinaus ausschließen. Die Beschreibung wird in der Akte gespeichert und als „KI-beschrieben, nicht geprüft“ gekennzeichnet; sie kann Fehler enthalten und ersetzt nicht die Durchsicht des Bildes. Eine Beschreibung wird für dasselbe Bild nicht erneut erzeugt, solange sich das Bild nicht ändert; mit der endgültigen Löschung des Dokuments oder der Akte wird sie gelöscht. Das Bild selbst erscheint nicht in unseren Protokollen.

Rolle und Rechtsgrundlage. Für die Bildinhalte ist die Kanzlei verantwortlich, wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach der AVV. Rechtsgrundlage der Kanzlei ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für abgebildete Dritte Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; diese Beurteilung liegt bei der Kanzlei. Die Nutzung wird auf das KI-Kontingent der Kanzlei angerechnet und vorab als Prozentwert angezeigt.

4l. E-Rechnung prüfen (regelbasiert, ohne KI)

Die Funktion „E-Rechnung prüfen“ prüft eine hochgeladene Rechnungsdatei (XML oder PDF mit eingebettetem XML) nach den veröffentlichten Regelwerken (EN 16931, XRechnung, Peppol BIS Billing 3). Die Prüfung arbeitet ohne KI und ohne Übermittlung an Dritte; sie läuft in unseren Edge Functions (Hosting: s. Abschnitt 2). Anwaltsportal: Die Datei wird dem Dokument in Ihrer Akte entnommen. Je Dokument speichern wir nur den Prüfbericht (Befunde mit Fundstelle) sowie Kennzahlen (Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Währung, Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag) — keine Namen, Anschriften oder Positionen. Die vollständigen Rechnungsdaten werden bei jedem Aufruf neu aus dem Dokument gelesen und nicht gespeichert. Auf Ihren Klick können Sie ausgewählte Felder als Fakten mit der Herkunft „E-Rechnung“ in die Akte übernehmen; sie lassen sich wie andere manuelle Fakten löschen. Öffentliches Werkzeug ohne Konto: Datei und Ergebnis werden auf unseren Servern weder gespeichert noch protokolliert; lediglich ein Zähler gegen Missbrauch hält einen Hash der IP-Adresse (gelöscht nach spätestens zwei Tagen). Wenn Sie sich für den vollen Bericht anmelden, hält Ihr Browser die Datei und die Zusammenfassung höchstens 30 Minuten lokal (Rückkehr nach der Anmeldung) und löscht sie danach. Die Prüfung ist eine Prüfhilfe nach dem genannten Regelwerk und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anwaltsportal), Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO (öffentliches Werkzeug).

4m. Tonaufnahmen transkribieren (nur auf Klick, Anwaltsportal)

Im Anwaltsportal können Anwält:innen eine im DMS abgelegte Tonaufnahme (z. B. Sprachnachricht, Telefon- oder Besprechungsmitschnitt, Diktat, auch als Video mit Tonspur) in Text umwandeln lassen. Das geschieht nur, wenn die Anwältin oder der Anwalt dies für eine Aufnahme ausdrücklich anklickt; es gibt keine automatische Transkription, und der Vorgang beginnt erst nach einem Hinweis, den die Anwältin oder der Anwalt bestätigt. Von der KI ausgeschlossene und gelöschte Dokumente werden nicht übermittelt.

Was Sie wissen sollten. Die Aufnahme wird unverändert an unseren Dienstleister Mistral AI (Frankreich) übermittelt. Anders als bei Text lässt sich Ton nicht durch Platzhalter pseudonymisieren; die PII-Maskierung nach Abschnitt 4c greift für die Aufnahme nicht. Stimmen, Namen, Anschriften und der gesamte Gesprächsinhalt gelangen daher in die Verarbeitung. Bei einer Videodatei wird die gesamte Datei einschließlich des Bildes übermittelt; ausgewertet wird nur der Ton. Wir beschreiben das Verfahren deshalb nicht als anonym. Die Kanzlei entscheidet je Aufnahme, ob sie sie übermittelt, und prüft eigenverantwortlich, ob dies für das jeweilige Mandat zulässig ist, insbesondere ob alle Gesprächsbeteiligten der Aufzeichnung und Weitergabe zugestimmt haben (§ 201 StGB) und ob berufsrechtliche Vorgaben (§ 203 StGB, § 43e BRAO) zu beachten sind.

Wie die Verarbeitung abläuft. Mistral AI verarbeitet die Aufnahme laut Anbieterangabe in der EU; eine vertraglich gepinnte Region und die formale Prüfung der Bedingungen zu Aufbewahrung und Training liegen uns derzeit nicht abschließend vor (dieselbe Einordnung wie bei der Texterkennung in Abschnitt 5). Das Ergebnis, ein Transkript mit Sprecherwechseln und Zeitstempeln, wird als eigenes Dokument in der Akte gespeichert und als „maschinell erstellt, nicht geprüft“ gekennzeichnet; es kann Fehler enthalten und ersetzt nicht das Abhören der Aufnahme. Das Transkript wird wie jedes andere Dokument behandelt, bei KI-Auswertungen also nach Abschnitt 4c maskiert, und es wird gelöscht, wenn Sie es löschen. Die Aufnahme selbst erscheint nicht in unseren Protokollen; wir halten nur Kennzahlen (Dauer, angerechnetes Kontingent) fest.

Rolle und Rechtsgrundlage. Für die Gesprächsinhalte ist die Kanzlei verantwortlich, wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach der AVV. Rechtsgrundlage der Kanzlei ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für beteiligte Dritte Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; diese Beurteilung liegt bei der Kanzlei. Die Nutzung wird auf das KI-Kontingent der Kanzlei angerechnet (je angefangene Minute) und vorab als Prozentwert angezeigt. Sprachnachrichten, die Mandant:innen über das Mandantenportal hochladen, bleiben wie jeder unaufgeforderte Upload zunächst gesperrt (für die KI nicht verfügbar) und werden erst nach Freigabe durch die Kanzlei und nur auf deren Klick transkribiert. Der Import eines WhatsApp-Exports (.zip) wird ausschließlich im Browser der Kanzlei gelesen; erst die ausdrücklich angeklickte Transkription der enthaltenen Sprachnachrichten führt zu einer Übermittlung nach diesem Abschnitt. Große Aufnahmen (über 50 MB) liest Mistral AI über einen zeitlich begrenzten, signierten Link (eine Stunde) direkt aus unserem Speicher, statt sie über unsere Server weiterzureichen; der Inhalt der Übermittlung ist derselbe.

4n. Online-Besprechungen aufzeichnen (Zusatzabo „Besprechungs-Mitschnitt“, Anwaltsportal)

Mit dem Zusatzabo „Besprechungs-Mitschnitt“ können Anwält:innen eine Online-Besprechung (Microsoft Teams, Google Meet) für eine Akte aufzeichnen lassen. Dazu tragen sie den Besprechungslink und den Beginn ein; ein Mitschnitt-Agent tritt der Besprechung zur angegebenen Zeit als Gast bei, kündigt die Aufnahme beim Beitritt im Chat der Besprechung an und nimmt nur den Ton auf (kein Bild). Der Agent wird nie automatisch eingeplant, sondern nur auf ausdrückliche Eingabe der Anwältin oder des Anwalts; vor jedem Einplanen bestätigt sie oder er, dass alle Teilnehmenden informiert und mit der Aufzeichnung einverstanden sind (§ 201 StGB) — Zeitpunkt und Fassung dieser Bestätigung speichern wir. Gerichtsverhandlungen dürfen nicht aufgezeichnet werden (§ 169 GVG); darauf weisen wir beim Einplanen hin.

Dienstleister. Den Agenten betreibt die SAS SPOKE (Dienst „Meeting BaaS“), 35 rue Pauline Borghèse, 92200 Neuilly-sur-Seine, Frankreich. An SPOKE übermitteln wir den Besprechungslink (er kann ein Kennwort enthalten), den Beginn, den Anzeigenamen und das Bild des Agenten, den Ansagetext sowie interne Kennungen (zufällige IDs, keine Namen von Mandant:innen oder Akten). Während der Besprechung verarbeitet SPOKE den Ton und die in der Besprechung angezeigten Namen der Teilnehmenden. Nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag von SPOKE (Anhang 3) erfolgt das Hosting bei Scaleway SAS (Frankreich); die Transkriptionsfunktion von SPOKE (Unterauftragnehmer Gladia) ist bei uns ausgeschaltet. Die allgemeine Datenschutzerklärung von SPOKE nennt zusätzlich Amazon Web Services mit Standort in der EU; wir haben SPOKE um Bestätigung gebeten, dass für Aufnahmen ausschließlich die im Auftragsverarbeitungsvertrag genannten Unterauftragnehmer eingesetzt werden, und passen diesen Abschnitt an, falls die Antwort davon abweicht.

Ablauf und Speicherung. Nach dem Ende der Besprechung holen wir die Tonaufnahme ab und legen sie als Dokument im Eingang der Akte ab; die Namen der Teilnehmenden speichern wir an der Besprechung, damit sie im Transkript als Sprecher vorgeschlagen werden können. Unmittelbar nach der Ablage — oder nach einem endgültigen Fehlschlag — lassen wir die Daten bei SPOKE löschen; gelingt das ausnahmsweise nicht, löscht SPOKE sie nach seiner eigenen Aufbewahrungsfrist. Das Transkript entsteht anschließend auf demselben Weg wie in Abschnitt 4m (Mistral AI, ohne PII-Maskierung der Aufnahme) und wird als „maschinell erstellt, nicht geprüft“ gekennzeichnet. Wir halten je Besprechung Titel, Link, Plattform, Zeitpunkte, Status, Dauer und angerechnete Minuten fest; diese Angaben, Aufnahme und Transkript bleiben in der Akte, bis die Kanzlei sie bzw. die Akte löscht. Über das Ergebnis informieren wir per Benachrichtigung im Portal und per E-Mail. Die Minuten werden auf das Guthaben des Zusatzabos angerechnet, nicht auf das KI-Kontingent.

Mitschnitt im Browser (ohne Agent). Alternativ kann die Kanzlei eine Besprechung bei jedem Dienst, der im Browser läuft (z. B. Jitsi, Webex, Zoom im Browser), selbst mitschneiden: Der Browser nimmt den Ton des gewählten Tabs und das Mikrofon auf, das Bild wird sofort verworfen. Die Aufnahme entsteht auf dem Gerät und wird wie ein normaler Upload in der Akte gespeichert; dabei wird nichts an SPOKE übermittelt. Eine Transkription erfolgt nur auf ausdrücklichen Klick nach Abschnitt 4m.

Rolle und Rechtsgrundlage. Für die Gesprächsinhalte ist die Kanzlei verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach der AVV, SPOKE als weiterer Auftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Die Rechtsgrundlage der Kanzlei ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für beteiligte Dritte Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; ob die Aufzeichnung im jeweiligen Mandat zulässig ist, beurteilt die Kanzlei. Für die Vertragsabwicklung des Zusatzabos (Buchung, Guthaben, Rechnung) gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zur Kanzlei.

5. Subprozessoren / Empfänger

• Supabase Inc. (Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Storage) — EU (Frankfurt)
• Requesty Ltd (AI-Gateway zu LLM-Anbietern) — Verarbeitung EU (Frankfurt), Sitz UK, Art. 45 DSGVO und/oder SCCs + TIA
• ElevenLabs, Inc. (Sprachverarbeitung für das optionale Sprachgespräch [§4f] und die Telefon-Assistenz im Mandantenportal [§4h]) — USA, SCCs + Einwilligung Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO; kein Modell-Training, Audio-Löschung nach Transkription
• Brevo SAS (transaktionale E-Mails sowie die aus dem Anwaltsportal gesendeten Kanzlei-E-Mails, s. 5h) — EU (Frankreich)
• Stripe Payments Europe Ltd. (Zahlungs­abwicklung, einschließlich der Hinterlegung Ihres Zahlungsmittels für den optionalen automatischen Nachkauf von Token-Paketen) — EU (Irland)
• Cloudflare, Inc. (CDN, DDoS, TLS sowie Turnstile-Bot-Schutz auf dem Registrierungsformular und im Kontaktformular für nicht angemeldete Besucher; außerdem Entgegennahme und Weiterleitung von E-Mails an unsere Adressen und an die Eingangsadressen des Kanzlei-Posteingangs, s. 5g und 5h) — USA, DPF/SCCs
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (optionale Dokumentübersetzung im DMS — Azure AI Translator) — EU (Region West Europe/Niederlande)
• Perplexity AI, Inc. (optionale KI-gestützte Web-Recherche mit Quellenbelegen, s. 5a) — USA, EU-SCCs + DPF
• Brave Software, Inc. (optionale Websuche für Zitat-Verifikation, Recherche und Domain-Vorauswahl, s. 5a) — USA, EU-SCCs + UK-/Schweizer Zusatz; deckt vertraglich nur unsere Kontodaten, nicht die Suchanfrage selbst
• Signa (signa.so) (optionale Markenregister-Abfrage EUIPO/WIPO im Anwaltsportal) — Norwegen/EWR
• Companies House (Regierung des Vereinigten Königreichs) (optionale Firmenregister-Abfrage UK im Anwaltsportal, amtliches öffentliches Register) — UK, EU-Angemessenheitsbeschluss Art. 45 DSGVO
• Mistral AI (optionale, nur bei Freischaltung genutzte dedizierte OCR-Texterkennung für gescannte Dokumente sowie optionale Transkription von Tonaufnahmen und Besprechungs-Mitschnitten im Anwaltsportal, s. 4m, 4n) — laut Anbieterangabe EU-gehostet, formale Prüfung der Sub-Prozessor-Bedingungen steht noch aus
• SAS SPOKE — „Meeting BaaS“ (Mitschnitt-Agent für Online-Besprechungen im Zusatzabo „Besprechungs-Mitschnitt“, s. 4n) — EU (Frankreich); Hosting laut Auftragsverarbeitungsvertrag bei Scaleway SAS (Frankreich)

Stets aktuelle Liste: /legal/subprocessors.

5a. Websuche (Brave, Perplexity)

Für die Zitat-Verifikation im Anwaltsportal (Prüfung, ob eine zitierte Norm oder Entscheidung wirklich existiert, bevor eine langsamere KI-Recherche greift), das optionale Werkzeug „Web-Recherche" in beiden Chats sowie eine kostengünstige Domain-Vorauswahl für die Tiefen-Recherche nutzen wir die Suchdienste von Brave Software, Inc. und Perplexity AI, Inc., beide USA. Eine Kanzlei kann diese Websuche über eine eigene Einstellung in den Kanzlei-Einstellungen aktivieren oder deaktivieren.

• Regelfall — anonyme Fachanfrage: In aller Regel wird ausschließlich eine von Personen-, Mandanten- oder Aktenbezug bereinigte Fachanfrage übermittelt (z. B. der Wortlaut einer Norm oder ein Firmenname aus einer öffentlichen Registerangabe). Das wird serverseitig durch einen Abfrage-Filter durchgesetzt — nicht nur im Bedienelement, sondern an der Stelle, die die Anfrage tatsächlich zusammenstellt.
• Ausnahme im Anwaltsportal — benannte Recherche nach Freigabe: Erkennt der Filter einen Personen-, Mandanten- oder Aktenbezug, wird die Anfrage nicht automatisch gesendet. Die Anwältin/der Anwalt sieht stattdessen eine Rückfrage und kann für den konkreten Begriff ausdrücklich zustimmen (einmalig, für die laufende Akte oder dauerhaft). Jede solche Freigabe wird protokolliert (Begriff, Zeitpunkt, Geltungsbereich) und kann jederzeit widerrufen werden.
• Im Mandanten-Chat (Consumer-Portal) gibt es diese Ausnahme nicht: Eine Anfrage mit Personenbezug wird dort niemals an die Websuche weitergegeben — der Chat antwortet in diesem Fall ohne Websuche, statt eine Freigabe abzufragen.
• Aufbewahrung beim Anbieter: Perplexity sagt für die genutzte API laut eigener Dokumentation eine strikte Zero-Data-Retention-Richtlinie zu (keine Speicherung über die Verarbeitung hinaus). Brave dagegen speichert Suchanfrage-Protokolle planunabhängig 90 Tage — eine kürzere Aufbewahrung (Zero-Data-Retention) gibt es bei Brave nur in einem gesondert zu beauftragenden Enterprise-Tarif, den wir aktuell nicht nutzen. Beide Anbieter behandeln Anfragen nicht als Trainingsdaten für ihre Modelle.
• Wichtiger rechtlicher Hinweis zu Brave: Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Brave stuft eine Suchanfrage vertraglich als nicht personenbezogene Daten ein und deckt nur unsere eigenen Kontodaten ab (nicht die Suchanfrage selbst) — s. AVV. Genau deshalb ist der oben beschriebene Abfrage-Filter keine bloße Vorsichtsmaßnahme, sondern die Voraussetzung dafür, dass diese Einstufung in der Praxis zutrifft.
• Ergebnisse einer Websuche werden nicht dauerhaft beim Anbieter gespeichert — was in Ihrer Akte landet, sind die von uns selbst bereinigte Anfrage, der Zeitpunkt, der Auslöser und die gefundenen URLs; besuchte Seiten rufen wir bei Bedarf selbst ab und speichern den Seiteninhalt in unserer eigenen Infrastruktur.

5b. Bot- und Missbrauchsschutz mit Cloudflare Turnstile

Beim Anlegen eines Kontos und im Kontaktformular für nicht angemeldete Besucher prüfen wir die Anfrage über den Dienst „Turnstile" von Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Übermittelt werden Ihre IP-Adresse, anonymisierte Browser- und Geräte-Signale (User-Agent, Bildschirmgröße, Sprache, Zeit­verhalten) sowie ein verschlüsselter Anti-Replay-Token. Ziel ist ausschließlich die Erkennung und Abwehr automatisierter Massen-Registrierungen und -Anfragen (Bots) und Spam. Wenn Sie angemeldet sind, entfällt die Prüfung im Kontaktformular. Wie wir Anfragen über das Kontaktformular im Übrigen verarbeiten, beschreibt Abschnitt 5g.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Systeme vor Missbrauch, Spam-Registrierungen und Spam-Anfragen sowie am Schutz Dritter davor, dass über unser Kontaktformular massenhaft E-Mails an ihre Adresse ausgelöst werden). Bei der Kontoanlage zusätzlich erforderlich für den Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), da ohne Bot-Schutz kein sicherer Account-Anlage-Prozess möglich ist.
• Cookies/Tracking: Turnstile setzt keine Tracking-Cookies und erstellt keine Werbeprofile. Eine technisch notwendige Anti-Replay-Kennung kann kurzzeitig im Browser gespeichert werden.
• Drittland (USA): Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Beschluss 2021/914) und der Zertifizierung von Cloudflare unter dem EU-US Data Privacy Framework.
• Speicherdauer: Cloudflare löscht die Verifizierungs­daten nach eigenen Angaben innerhalb von 24 Stunden. Wir selbst protokollieren abgelehnte Prüfungen bei der Registrierung für 12 Monate im Audit-Log; im Kontaktformular wird eine Anfrage mit abgelehnter Prüfung abgewiesen und nicht gespeichert, ein Audit-Log-Eintrag entsteht dort nicht. Erfolgreiche Prüfungen speichern wir nicht gesondert.
• Widerspruch: Da der Bot-Schutz für die Kontoanlage technisch erforderlich ist, ist eine Registrierung ohne Turnstile nicht möglich. Sie können stattdessen den Support (info@smartlegalpro.com) für eine manuelle Anlage kontaktieren. Statt des Kontaktformulars können Sie uns jederzeit direkt per E-Mail schreiben; dabei findet keine Turnstile-Prüfung statt.

Weitere Informationen: Cloudflare Turnstile, Cloudflare Datenschutz­erklärung.

5c. Fehler- und Sicherheitsprotokolle, Admin-Alarme

Damit wir Störungen schnell beheben und Missbrauch erkennen können, protokollieren wir technische Fehler der Anwendung:

• Absturz der Oberfläche: Stürzt eine Seite oder ein Seitenbereich in Ihrem Browser ab, sendet die Anwendung automatisch einen Fehlerbericht. Er enthält die technische Fehlermeldung samt Programmstelle, die Adresse (URL) der betroffenen Seite und die Bezeichnung des betroffenen Seitenbereichs. Unser Server ergänzt Ihre IP-Adresse (vollständig), den User-Agent Ihres Browsers, den Zeitpunkt, eine Fehler-Referenz und — wenn Sie angemeldet sind — Ihre Nutzer-ID. Die Fehler-Referenz zeigen wir Ihnen auf der Fehlerseite an, damit Sie sie dem Support nennen können.
• Serverseitige Fehler: Bei Fehlern in unseren Serverfunktionen speichern wir Funktionsname, Fehlermeldung und — soweit vorhanden — Ihre Nutzer-ID.
• Admin-Alarme per E-Mail: Bei Sicherheits-, Zahlungs- und Betriebsereignissen (z. B. fehlgeschlagene Zahlungsverarbeitung, gehäufte Abstürze, Widerspruch gegen eine Missbrauchssperre) erhalten die Administratorinnen und Administratoren des Betreibers eine E-Mail. Sie kann Name, E-Mail-Adresse und Nutzer-ID der betroffenen Person, die IP-Adresse und den User-Agent der auslösenden Anfrage sowie die betroffene Seite enthalten. Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister Brevo SAS (EU); eine Kopie der Nachricht bleibt in unserem Versandprotokoll.
• Begrenzung von Fehlerberichten: Um die Zahl der Fehlerberichte je Absender zu begrenzen, führen wir einen kurzlebigen Zähler, dessen Schlüssel die IP-Adresse enthält.

• Zweck: Fehleranalyse und -behebung, stabiler Betrieb sowie Erkennung und Abwehr von Missbrauch und Angriffen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Dienst; ohne diese Angaben lassen sich Fehler, die nur bei einzelnen Nutzerinnen und Nutzern, Browsern oder Seiten auftreten, weder nachvollziehen noch Ihnen gezielt helfen.
• Speicherdauer: IP-Adressen werden nach 30 Tagen automatisch entfernt — im Fehlerprotokoll ebenso wie in der Protokollkopie der Admin-Alarm-E-Mails. Die übrigen Angaben eines Fehlereintrags werden automatisch nach 12 Monaten gelöscht; wir können sie bereits früher löschen. Zähler zur Begrenzung von Fehlerberichten löschen wir spätestens nach zwei Tagen.
• Widerspruch: Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen (info@smartlegalpro.com).

5d. Kostenlose Demo-Funktionen (anonym, ohne Registrierung)

Auf unserer Startseite können Sie ohne Registrierung drei kostenlose Demo-Funktionen ausprobieren: ein Dokument kurz prüfen lassen, eine allgemeine Rechtsfrage stellen oder ein Muster-Schreiben erstellen lassen. Damit diese öffentlich erreichbaren, unauthentifizierten Funktionen nicht missbraucht werden (z. B. massenhafte automatisierte Anfragen, Spam, Manipulations­versuche gegenüber der KI), protokollieren und werten wir Folgendes aus:

• Eingegebene Inhalte und KI-Ausgabe: das hochgeladene Dokument bzw. dessen extrahierter Text, Ihre Frage bzw. Ihre Formular­angaben sowie die von der KI erzeugte Einschätzung, Antwort oder der Entwurf.
• Technische Kennungen: Ihre IP-Adresse und eine Browser-Kennung (Cookie) werden ausschließlich in gehashter, nicht umkehrbarer Form gespeichert — nie im Klartext. Aus dem Hash lässt sich weder Ihre IP-Adresse noch Ihre Identität rekonstruieren; er dient allein dazu, wiederholte Nutzung derselben Quelle zu erkennen.
• Automatische Sperrung bei Missbrauch: Erkennt die KI wiederholt, dass eine Eingabe offensichtlich keine echte Rechtsfrage ist oder erkennbar auf eine Manipulation der KI abzielt (z. B. Prompt-Injection), zählen wir dies. Ab einer bestimmten Häufigkeit innerhalb von 24 Stunden sperren wir die gehashte IP-Kennung automatisch für die weitere Nutzung der Demo. Eine Sperre können Sie über den Support (info@smartlegalpro.com) anfechten; wir heben sie dann manuell auf.

Vertraulichkeit: Die anonyme Demo-Nutzung begründet kein Mandats­verhältnis — die gesetzliche anwaltliche Verschwiegenheits­pflicht (§ 203 StGB, § 43a Abs. 2 BRAO) knüpft hier daher nicht automatisch an. Wir behandeln die eingegebenen Inhalte dennoch vertraulich: Der Zugriff zur Missbrauchs- und Qualitäts­kontrolle ist technisch auf einen engen Kreis berechtigter Mitarbeitender beschränkt, die einer vertraglichen Verschwiegenheits­verpflichtung unterliegen; eine Weitergabe an Dritte außerhalb der unter §4/§4a genannten KI-Verarbeitung findet nicht statt, und die Inhalte werden weder für KI-Training noch zu Werbezwecken genutzt.

• Zweck: Bereitstellung der kostenlosen Testfunktion, Erkennung und Abwehr von Missbrauch (Spam, automatisierte Massenanfragen, Manipulationsversuche), Begrenzung unserer laufenden KI-Kosten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Systeme vor Missbrauch und an einem funktionsfähigen, kostenlosen Angebot).
• Speicherdauer: hochgeladenes Dokument und Analyseergebnis (Dokument-Demo): 14 Tage, die Datei selbst spätestens 24 Stunden nach Ablauf; Frage/Antwort bzw. Entwurf (die beiden anderen Demos): 7 Tage. Reine Zähl-Kennungen zur Rate-Begrenzung: 24 Stunden. Missbrauchs-Zähler (gehashte IP-Kennung + Anzahl, ohne Inhalt): 30 Tage nach dem letzten Vorfall. Eine ausgesprochene automatische Sperre bleibt bestehen, bis sie manuell aufgehoben wird.
• Übernahme in ein Konto: Registrieren Sie sich im Anschluss an eine Demo-Nutzung, können Sie das Ergebnis auf Wunsch in Ihr neues Konto übernehmen — es unterliegt danach denselben Regeln wie jeder andere von Ihnen dort angelegte Inhalt.

5e. Spracheingabe (Diktat)

Einige Eingabefelder bieten eine Diktierfunktion. Sie nutzt die im Browser eingebaute Spracherkennung (Web Speech API). Je nach Browser und Einstellung verarbeitet der Browserhersteller (z. B. Google bei Chrome, Microsoft bei Edge) die Audioaufnahme auf eigenen Servern in eigener Verantwortung. SmartLegalPro erhält nur den erkannten Text. Die Funktion ist freiwillig; vor der ersten Nutzung auf einem Gerät weisen wir darauf hin.

5f. Sicherheitsbenachrichtigungen und „Angemeldet bleiben“

Sicherheitsbenachrichtigungen: Wird das Passwort Ihres Kontos geändert oder zurückgesetzt oder versucht jemand, mit Ihrer bereits registrierten Adresse ein neues Konto anzulegen, senden wir Ihnen eine Hinweis-E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO – Schutz Ihres Kontos).

‚Angemeldet bleiben‘: Die Anmeldung wird je nach Ihrer Wahl im lokalen Speicher oder nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers abgelegt; ohne Häkchen gilt sie nur für den jeweiligen Browser-Tab und endet, sobald Sie ihn oder den Browser schließen. Das ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

5g. Kontaktformular und Support-Anfragen

Sie erreichen uns über das Kontaktformular (auch ohne Konto), über das Support-Formular in Ihrem Konto, über die Weiterleitung aus dem Hilfe-Chat von Lex bzw. Lexi oder per E-Mail. Jede dieser Anfragen legen wir als Support-Anfrage (Ticket) in unserem System an.

• Gespeicherte Angaben: Betreff, Kategorie, Ihre Nachricht und alle weiteren Nachrichten zur Anfrage, die erkannte Sprache, Bearbeitungsstatus und Zeitpunkte sowie – freiwillig – Ihre Bewertung nach dem Abschluss (1 bis 5 Sterne, auf Wunsch mit Kommentar). Ohne Konto speichern wir zusätzlich Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse und stellen beides Ihrer ersten Nachricht voran; mit Konto ordnen wir die Anfrage Ihrem Konto zu. Bei Anfragen über das Kontaktformular speichern wir außerdem einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert Ihrer IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr.
• Technische Angaben und Bezüge (mit Konto): Schreiben Sie uns aus Ihrem Konto wegen eines technischen Problems oder von einer Fehlerseite aus, hängen wir Angaben zu Fehlern Ihres Kontos aus den letzten 60 Minuten an (Fehlermeldung und Programmstelle, Seitenadresse, Zeitpunkt, Fehler-Referenz; s. 5c). Das Formular weist darauf hin, und Sie können die Angaben vor dem Absenden entfernen. Bei der Weiterleitung aus dem Hilfe-Chat übernehmen wir Ihr Anliegen, den Gesprächsverlauf, die aufgerufene Seite und dieselben technischen Angaben. Beziehen Sie eine Anfrage auf ein Dokument oder einen anderen Eintrag Ihres Kontos, speichern wir diesen Bezug; den Inhalt kann unser Support-Team nur einsehen, wenn Sie ihn in der Anfrage ausdrücklich freigeben. Die Freigabe gilt 14 Tage, und Sie können sie vorher widerrufen.
• Anhänge: Dateien, die Sie im Konto anhängen oder einer E-Mail beifügen (PDF, Bilder, Office-Dateien, TXT/CSV, je bis 10 MB), speichern wir in unserem Datei-Speicher (Abschnitt 2); andere Dateitypen nehmen wir nicht an. E-Mail-Benachrichtigungen zu einer Anfrage können die Anhänge enthalten. An KI-Modelle übermitteln wir Anhänge im Support nicht.
• E-Mails: Eingangsbestätigungen, Antworten, Erinnerungen und Benachrichtigungen versenden wir über unseren E-Mail-Dienstleister Brevo SAS (EU); eine Kopie jeder Mail bleibt in unserem Versandprotokoll. Fragen Sie angemeldet an, gehen die Mails an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Ohne Konto senden wir die Eingangsbestätigung mit einem festen Betreff statt des von Ihnen eingegebenen. Antworten Sie auf eine Mail zu Ihrer Anfrage, ordnen wir Ihre Antwort der Anfrage zu. E-Mails an unsere Adressen nimmt der E-Mail-Weiterleitungsdienst unseres Infrastrukturanbieters Cloudflare, Inc. entgegen und leitet sie an uns weiter (Abschnitt 5). Unser Support-Team erhält zu neuen Anfragen und Antworten eine Benachrichtigung mit Betreff, Absenderangabe und einem Auszug der Nachricht. Haben wir Ihnen geantwortet und hören fünf Tage nichts von Ihnen, erinnern wir Sie einmal per E-Mail; bleibt es weitere fünf Tage still, schließen wir die Anfrage und teilen Ihnen das mit.
• Zugang ohne Konto: Ohne Konto erhalten Sie per E-Mail einen persönlichen Link zu Ihrer Anfrage, über den Sie den Verlauf lesen, antworten und die Anfrage bewerten können. Alle E-Mails zu Ihrer Anfrage enthalten denselben Link; wir speichern davon nur einen Hashwert. Haben Sie den Link nicht mehr, können Sie ihn mit der Kennung der Anfrage und Ihrer E-Mail-Adresse erneut anfordern; er geht ausschließlich an die bei der Anfrage hinterlegte Adresse. Legen Sie später mit derselben E-Mail-Adresse ein Konto an, ordnen wir Ihre bisherigen Anfragen ohne Konto diesem Konto zu, sobald Sie die Adresse bestätigt haben; Name, E-Mail-Adresse und Link am Ticket entfallen dann.
• Übersetzung: Nachrichten, die nicht in der Arbeitssprache unseres Support-Teams (derzeit Deutsch) verfasst sind, übersetzen wir automatisch in diese Sprache, Antworten des Teams in Ihre Sprache; beide Fassungen bleiben in der Anfrage gespeichert. Die Übersetzung läuft über unser KI-Gateway (Abschnitte 4, 4a) ohne PII-Maskierung (s. Abschnitt 4c), damit Namen, Nummern und andere Angaben, die Sie uns nennen, unverändert ankommen.
• KI-Erstantwort (Lex/Lexi): Auf die erste Nachricht einer Anfrage über das Kontaktformular, das Support-Formular oder per E-Mail antwortet unsere KI-Assistenz Lex bzw. Lexi automatisch. Dafür übermitteln wir Betreff, Kategorie und Ihre Nachricht über unser KI-Gateway (Abschnitte 4, 4a) an ein KI-Modell; bei einer Anfrage aus Ihrem Konto zusätzlich die angehängten technischen Angaben und Angaben zu Ihrem Konto (bei Verbraucherkonten Tarif, Credit-Stand, Kontotyp, Nutzungszweck und die letzten Credit-Buchungen; bei Anwaltskonten Tarif, Zusatzpakete und deren Nutzung im laufenden Monat). Erkannte Personenangaben, Ihr Name und aus Ihrem Konto bekannte Werte werden vorher durch Platzhalter ersetzt (Abschnitt 4c). Die Erstantwort enthält keine rechtliche Einschätzung, wird ohne vorherige Prüfung durch einen Menschen versandt und ist in der Anfrage und in der E-Mail als KI-Antwort gekennzeichnet. Unser Support-Team wird über Ihre Anfrage benachrichtigt und antwortet bei Bedarf persönlich. Bei der Weiterleitung aus dem Hilfe-Chat erstellen wir keine KI-Erstantwort.
• Spam- und Missbrauchsabwehr: Neue Anfragen über das Kontaktformular und per E-Mail prüft ein KI-Modell über unser KI-Gateway auf Spam, Betrugsmuster und Manipulationsversuche; erkannte Personenangaben werden dafür durch Platzhalter ersetzt. Im Zweifel gilt eine Anfrage nicht als Spam, und fällt die Prüfung aus, wird die Anfrage normal bearbeitet. Bei einer als Spam eingestuften Anfrage senden wir keine Eingangsbestätigung, erstellen keine KI-Erstantwort und benachrichtigen unser Team nicht gesondert. Die Anfrage bleibt mit dieser Einstufung für unser Team sichtbar. Nach drei solchen Einstufungen innerhalb von 24 Stunden sperren wir automatisch für 90 Tage den Hashwert der IP-Adresse (Kontaktformular) bzw. die Absenderadresse (E-Mail). Unser Team kann außerdem E-Mail-Adressen, E-Mail-Domains und IP-Hashwerte von Hand sperren; solche Sperren gelten, bis wir sie aufheben. Nachrichten gesperrter Absender nehmen wir nicht an, Anfragen über das Kontaktformular von bekannten Wegwerf-E-Mail-Domains ebenfalls nicht. Halten Sie eine Sperre für unberechtigt, schreiben Sie uns an info@smartlegalpro.com – ist Ihre Absenderadresse gesperrt, bitte von einer anderen Adresse aus.
• Mengenbegrenzung: Zum Schutz vor Missbrauch und zum Schutz Dritter vor unerwünschten E-Mails begrenzen wir die Zahl der Anfragen über das Kontaktformular je IP-Adresse und je Empfänger-Postfach sowie Antworten und Link-Anforderungen ohne Konto. Die Zähler führen wir nur mit Hashwerten der IP-Adresse bzw. der E-Mail-Adresse; wir löschen sie spätestens zwei Tage nach Beginn des jeweiligen Zählzeitraums. Die Zähler für Spam-Einstufungen löschen wir 30 Tage nach dem letzten Vorfall. Für nicht angemeldete Besucher prüft das Kontaktformular zusätzlich mit Cloudflare Turnstile (Abschnitt 5b).
• Zugriff: Anfragen ohne Konto sieht nur unser Support-Team, Anfragen aus Ihrem Konto zusätzlich Sie selbst in Ihrem Konto. Das Anlegen einer Anfrage (mit Betreff und Kategorie) und jeden Statuswechsel halten wir im Audit-Log fest (Abschnitt 3).
• Rechtsgrundlagen: Anfragen zu Ihrem Vertrag oder Konto bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sonstige Anfragen (auch ohne Konto) sowie Spam-Prüfung, Sperren, Mengenbegrenzung, Übersetzung und KI-Erstantwort, soweit sie nicht der Vertragserfüllung dienen, stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und sicheren Bearbeitung von Anfragen, am Schutz unserer Systeme vor Missbrauch und am Schutz Dritter vor über unsere Formulare ausgelösten E-Mails.
• Speicherdauer: Drei Jahre nach der letzten Nachricht löschen wir eine Anfrage automatisch mit allen Nachrichten und Anhängen (Abschnitt 3); das gilt auch für Anfragen ohne Konto und für als Spam eingestufte Anfragen. Mit der Löschung Ihres Kontos löschen wir die Ihrem Konto zugeordneten Anfragen samt Anhängen. Auf Ihren Wunsch löschen wir eine Anfrage früher, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Anfragen aus Ihrem Konto sind im Datenexport Ihres Kontos enthalten. Automatische Sperren enden nach 90 Tagen, manuelle Sperren mit ihrer Aufhebung.

5h. Kanzlei-Posteingang (E-Mail-Weiterleitung, Anwaltsportal)

Kanzleien können E-Mails an eine persönliche Eingangsadresse bei uns (…@post.smartlegalpro.com) weiterleiten oder diese in Blindkopie setzen und im Anwaltsportal sortieren, einer Akte zuordnen und beantworten. Wir greifen dabei nicht auf das Postfach der Kanzlei zu (keine Anmeldung bei Microsoft oder Google): verarbeitet wird nur, was die Kanzlei uns schickt. Die Kanzlei ist für diese Mails Verantwortliche; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach der AVV. Die Mails können Daten Dritter enthalten (z. B. von Mandanten oder der Gegenseite) — die Rechtsgrundlage für die Weiterleitung zu uns schafft die Kanzlei.

• Verarbeitete Daten: die Original-Mail einschließlich Anhängen, Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, der aus dem Text gewonnene Anzeigetext sowie die Prüfangaben des einliefernden Servers (SPF/DKIM/DMARC; nur ein Hinweis, kein Beweis der Echtheit); Ordner- und Statusangaben, die Zuordnung zu einer Akte, auf Ihren Klick erzeugte Kurzinfos und Antwort-Entwürfe, Sperr- und Vertrauenslisten, weitere Absenderadressen der Kanzlei samt Bestätigungsvorgang (Code, 15 Minuten gültig, nur als Prüfsumme gespeichert).
• Weg und Speicherort: Die Zustellung läuft über Cloudflare (E-Mail-Weiterleitung und ein Worker, Cloudflare, Inc., USA, DPF/SCCs; Cloudflare verarbeitet die Nachricht dabei nur technisch zur Zustellung). Die Nachricht wird in einem privaten Speicherbereich in der EU (Supabase, Frankfurt) abgelegt und ist nur für das Konto sichtbar; Plattform-Administratoren sehen ausschließlich Zähler, nie Absender, Betreff oder Inhalt.
• Sicherheit: Mails werden standardmäßig als Text angezeigt (keine Bilder, keine Skripte, keine Tracking-Pixel). Auf Ihren Klick zeigen wir zusätzlich die Originalansicht (HTML) der Mail in einem abgeschotteten Rahmen: ohne Skripte, mit den in der Mail eingebetteten Bildern; Bilder von fremden Servern (Tracking-Pixel) werden erst auf einen weiteren Klick geladen — dann erfährt der Absender, dass die Mail geöffnet wurde. Die KI liest immer nur den Text, nie diese Darstellung. Anhänge werden auf Typ, Größe und Inhalt geprüft; gesperrte Dateitypen werden nicht übernommen. Der Inhalt eines ZIP-Archivs wird erst auf Ihren Klick und nur mit den von Ihnen gewählten Dateien entpackt. Warnhinweise (z. B. abweichende Antwortadresse, geänderte Zahlungsdaten, verdächtige Links) werden regelbasiert ohne KI erzeugt und sind nur Hinweise.
• Keine automatischen Handlungen: Wir senden nie von uns aus E-Mails an Dritte: Eine E-Mail geht nur auf ausdrücklichen Klick der Kanzlei hinaus oder durch eine von ihr angelegte Weiterleitungsregel an eine von ihr bestätigte eigene Adresse (s. nächster Punkt). Mails werden nie ohne Ihre Auswahl einer Akte zugeordnet oder abgelegt; Fristen entstehen nicht aus dem Eingangsdatum. Eine Freigabe einer Mail für das Mandantenportal erfolgt nur auf Klick der Kanzlei, ist standardmäßig aus und jederzeit widerrufbar.
• Senden aus der Kanzlei (Postausgang): Auf Klick der Kanzlei versenden wir E-Mails in ihrem Namen (Absendername „Kanzlei über Smart Legal Pro“, Antworten an eine eigene Antwortadresse bei uns), etwa Antworten auf eingegangene Mails, Dokumente aus dem DMS oder Nachrichten an Mandanten. Der Versand läuft über Brevo SAS (EU, Frankreich) als unseren Unterauftragsverarbeiter; auf dem Übertragungsweg ist die Nachricht nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir speichern zu jeder gesendeten Mail die Empfänger (An/Cc), Betreff, Text, den Zeitpunkt, den vom E-Mail-Dienstleister gemeldeten Zustellstatus (gesendet, zugestellt, verzögert, nicht zugestellt), eine Kopie der Anhänge samt Prüfsumme in einem privaten Speicherbereich in der EU, die zugeordnete Akte sowie die über die Antwortadresse eingehenden Antworten. Lese- oder Öffnungsbestätigungen (Tracking-Pixel) setzen wir nicht ein. Der Postausgang dient der Kanzlei als Nachweis und lässt sich nicht einzeln löschen; er wird mit der Löschung des Kontos entfernt und ist im Datenexport enthalten. Adressen, an die wegen eines früheren Zustellfehlers oder einer Beschwerde nicht mehr zugestellt werden kann, lehnen wir vor dem Senden ab. Weiterleitungsregeln leiten neue Mails als Kopie ausschließlich an Adressen weiter, die die Kanzlei zuvor per Code bestätigt hat; Sammel- und Automatik-Mails, Beispielmails und gesperrte Absender werden nie weitergeleitet. Für Inhalt und Empfänger ihrer Mails ist die Kanzlei verantwortlich; wir verarbeiten als Auftragsverarbeiter nach der AVV (Art. 28 DSGVO).
• KI: Kurzinfo und Antwort-Entwurf gibt es nur auf Ihren Klick (mit vorheriger Kostenanzeige); es gelten die Maskierung nach Abschnitt 4c und der Ausschluss von Akten, die Sie für die KI gesperrt haben. Mails unbekannter oder auffälliger Absender werden nicht automatisch ausgewertet.
• Aufbewahrung und Löschung: Nicht abgelegte und nicht markierte Mails verschieben wir nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist (Standard 90 Tage) in den Papierkorb und löschen sie dort nach 30 Tagen endgültig; von der Sperrliste aussortierte Mails liegen sieben Tage im Papierkorb. In eine Akte abgelegte Mails sind Aktendokumente und folgen den Aufbewahrungs- und Löschregeln der Akte. Mit der Löschung des Kontos entfernen wir den Posteingang einschließlich der Dateien; im Datenexport (Art. 15 DSGVO) ist er enthalten.
• Rechtsgrundlage: Für die Kanzlei als Nutzerin: Vertrag mit uns (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Mails mit Daten Dritter verarbeiten wir im Auftrag der Kanzlei (Art. 28 DSGVO).

5i. Zähler zur Verbesserung unserer Webseite und unserer Anwendung

Wir zählen, wie oft auf unserer Webseite bestimmte Schritte gemacht werden, zum Beispiel wie oft der Hauptknopf der Startseite angeklickt, ein Tarif ausgewählt, eine Registrierung begonnen oder ein Bezahlvorgang gestartet wird. Dabei wird nur eine Tageszahl erhöht. Gespeichert werden der Tag, der Schritt, ob der Besuch aus dem Bereich für Privatpersonen oder für Kanzleien kam, bei einem Schritt, der zu einem Tarif gehört, der Name des Tarifs und die Anzahl.

Zusätzlich zählen wir auf unserer Webseite und in der Anwendung drei weitere Dinge, damit wir erkennen, wo etwas langsam oder umständlich ist:

• Ladezeit der Seiten: Ihr Browser misst selbst, wie schnell eine Seite ihren Hauptinhalt anzeigt, wie schnell sie auf Eingaben reagiert und ob sich der Inhalt beim Laden verschiebt. Bei etwa jedem vierten Seitenaufruf übermitteln wir diese drei Zahlen, wenn Sie die Seite verlassen oder in den Hintergrund legen. Gespeichert wird nur, in welchen Bereich der Wert fällt (zum Beispiel „zwischen 2 und 2,5 Sekunden“), zusammen mit dem Tag und der Art der Seite, zum Beispiel „Akte im Anwaltsportal“. Nummern, Namen und Titel in der Adresse der Seite ersetzen wir vorher durch Platzhalter; die vollständige Adresse speichern wir nicht.
• Schritte in Dialogen: Wir zählen, wie oft bestimmte Dialoge geöffnet, bis zu einem bestimmten Schritt durchlaufen, abgeschlossen oder ohne Abschluss geschlossen werden, zum Beispiel beim Anlegen einer Akte, beim Starten eines Agenten oder beim Ausfertigen eines Schriftsatzes. Gespeichert wird nur, um welchen Dialog und welchen Schritt es sich handelt. Was Sie eingegeben haben und welche Akte oder welches Dokument betroffen war, erfahren wir dadurch nicht.
• Befehlspalette und Tastaturkürzel: Wir zählen, wie oft die Suche und Befehlsleiste geöffnet wird, ob daraus etwas ausgewählt wurde (und ob es eine Navigation, eine Aktion oder ein externer Link war) und wie oft ein Tastaturkürzel benutzt wird. Ihren Suchbegriff und das gewählte Ziel speichern wir nicht.

• Was wir nicht speichern: keine IP-Adresse, keine Kennung Ihres Browsers oder Geräts, keine Uhrzeit, keine Angabe zu Ihrem Konto (auch dann nicht, wenn Sie angemeldet sind) und keinen Zusammenhang zwischen mehreren Schritten. Aus den gespeicherten Zahlen können wir keine Person erkennen. Das gilt auch für die Zahlen zur Ladezeit, zu Dialogen und zur Befehlspalette: Dort speichern wir nur den Tag, die Art der Seite oder des Dialogs, den Bereich oder Schritt und eine Anzahl.
• Auf Ihrem Gerät: Wir setzen dafür keine Cookies und legen nichts auf Ihrem Gerät ab. Für die Ladezeit liest die Webseite die Messwerte, die Ihr Browser selbst bereitstellt; weitere Angaben zu Ihrem Gerät lesen wir dafür nicht aus. Wir setzen dafür keinen Analyse- oder Werbedienst eines Dritten ein; die Zahlen liegen in unserer eigenen Datenbank (Abschnitt 2).
• Ihre Wahl: Meldet Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“, zählen und messen wir nicht. Das gilt für alle in diesem Abschnitt genannten Zahlen, auch für die Ladezeit. Dafür liest die Webseite dieses Signal Ihres Browsers aus. Da die Zahlen keiner Person zugeordnet sind, können wir sie auch nicht Ihnen zuordnen und auf Anfrage deshalb nicht einzeln heraussuchen oder löschen.
• Zweck und Grundlage: Wir wollen verstehen, an welcher Stelle Besucher abbrechen, um die Webseite verständlicher zu machen. Mit den Zahlen zur Ladezeit, zu Dialogen und zur Befehlspalette wollen wir außerdem langsame Seiten und umständliche Dialoge finden und beheben sowie erkennen, welche Funktionen genutzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aus den Zahlen leiten wir keine Entscheidungen über einzelne Personen ab. Zusätzlich bilden wir aus Daten, die wir ohnehin für den Betrieb haben, tägliche Summen, zum Beispiel wie viele Registrierungen bestätigt oder wie viele Käufe abgeschlossen wurden.
• Server-Protokolle: Wie bei jedem Aufruf unserer Dienste fallen kurzzeitig technische Verbindungsdaten in den Protokollen an (Abschnitte 2 und 3). Wir verknüpfen sie nicht mit diesen Zählern.
• Dauer: Alle Tageszahlen in diesem Abschnitt löschen wir automatisch nach 26 Monaten.

6. Weitergabe an Anwält:innen (auf Ihre Initiative)

Wenn Sie über die Funktion „Anwält:in einbinden" eine:n Anwält:in zu einem KI-Befund kontaktieren, übermitteln wir nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung folgende Daten an die ausgewählte Kanzlei:

• Den konkreten KI-Befund (Klausel/Risiko/Frist, Severity, Empfehlung, ggf. Gesetzesreferenz)
• Den relevanten Dokument-Auszug; optional das gesamte Dokument, sofern Sie es freigeben
• Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail, Sprache, ggf. Region) und die Sprache der Anfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung Mandat) und lit. a (Einwilligung). Empfänger­kategorie: in Smart Legal Pro registrierte und verifizierte Anwält:innen mit Berufs­zulassung. Die Anwält:in unterliegt ab Empfang der anwaltlichen Verschwiegenheits­pflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB) und ist insoweit eigene Verantwortliche; ihre Aufbewahrungs­fristen richten sich nach BRAO/BORA (i. d. R. 6 Jahre, § 50 BRAO). Wir dokumentieren Ihre Einwilligung revisions­sicher; ein Widerruf für die Zukunft ist jederzeit per E-Mail möglich. Details siehe Übergabe an Anwält:in.

7. Anwalts-Self-Signup & Verifizierung (für Berufsträger)

Bei Registrierung als Anwält:in verarbeiten wir zusätzlich: Kammer-Land/-Code, Mitglieds-/Bar-ID, Link zum öffentlichen Berufs­register-Profil, Schwerpunkte, Sprachen, Kanzlei. Wir gleichen Eingaben automatisiert mit dem öffentlichen Berufs­register ab (Verifizierungs-Score) und archivieren das Ergebnis zu Beweis­zwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Berufs­trägerprofile werden in einer kuratierten öffentlichen Sicht (ohne E-Mail/Telefon/Bar-ID) angezeigt.

Testphase: Gewähren wir einer Anwält:in eine kostenlose Testphase, speichern wir zusätzlich einen Hashwert (SHA-256) aus Kammer-Land und Mitgliedsnummer. Er dient allein dazu, dass dieselbe Berufszulassung nicht mehrfach eine kostenlose Testphase erhält — auch nicht über ein neu angelegtes Konto, nachdem das frühere gelöscht wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse, die Testphase vor Missbrauch zu schützen). Name und Mitgliedsnummer stehen darin nicht im Klartext; der Hashwert ist aber ein Pseudonym, keine Anonymisierung. Die Kontolöschung entfernt ihn nicht; eine automatische Löschfrist ist derzeit nicht eingerichtet. Sie können der Speicherung nach Art. 21 DSGVO widersprechen: Wir prüfen dann, ob schutzwürdige Interessen überwiegen, und löschen den Hashwert, wenn das der Fall ist. Lehnen wir eine Testphase ab, weil die Kennung schon einmal verwendet wurde, halten wir das im Audit-Log (12 Monate) fest.

7a. Kanzlei-Konten, Anwaltsplätze und KI-Verbrauch je Mitglied (Anwaltsportal)

Arbeiten mehrere Anwält:innen in einer Kanzlei zusammen, sehen die Verwaltenden der Kanzlei (Inhaber:in, Administrator:innen) zu jedem aktiven Mitglied: Name, E-Mail-Adresse, Rolle in der Kanzlei, ob die Person als zugelassen verifiziert ist, den KI-Verbrauch in der laufenden Abrechnungsperiode (in Kontingent-Einheiten) und, falls festgelegt, das persönliche Monatsbudget. Zugriff auf Inhalte (Dokumente, Chats, Eingaben, KI-Antworten) ergibt sich daraus nicht. Die Verwaltenden können das Budget einer Person festlegen oder entfernen (nicht das der Inhaber:in); das wird im Audit-Log (12 Monate) und im Aktivitätsverlauf der Kanzlei vermerkt. Die betroffene Person sieht ihr eigenes Budget und ihren eigenen Verbrauch. Erreicht der Verbrauch einer Person 80 % ihres Budgets, erhalten sie und die Verwaltenden einmal je Periode eine E-Mail (die Mail an die Verwaltenden nennt den Namen der Person und den Prozentwert); den Versand übernimmt Brevo (s. 5).

Zweck und Rechtsgrundlage: Kostenkontrolle der Kanzlei innerhalb des gemeinsamen Kontingents und Abrechnung der Anwaltsplätze; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit der Kanzlei) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Kanzlei an der Kostenkontrolle). Die Kanzlei entscheidet, ob und wie sie diese Auswertung nutzt, und ist für die Rechtmäßigkeit dieser Nutzung gegenüber ihren Mitgliedern selbst verantwortlich.

Anwaltsplätze: Ob ein Mitglied einen Anwaltsplatz benötigt, richtet sich nach seiner Mitgliedschaft und seinem Verifizierungsstatus (s. 7); Personen ohne Verifizierung zählen nicht. Fehlen Plätze, informieren wir die Verwaltenden der Kanzlei per E-Mail über die Zahl der fehlenden Plätze und die Frist; Namen der betroffenen Personen enthalten diese Mails nicht.

8. Cookies und vergleichbare Technologien

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Kein Tracking ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung. Die Zähler in Abschnitt 5i setzen keine Cookies. Sie legen nichts auf Ihrem Gerät ab und bleiben aus, wenn Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ meldet. Details: Cookie-Richtlinie.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) — dieser gilt unbedingt: Wir müssen keine Interessenabwägung vornehmen, sondern stellen die Werbung sofort ein. Einzelheiten in Abschnitt 4i.
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Kontolöschung, Nachweise, Aufbewahrung: Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten. Ausgenommen sind Nachweise, die wir oder eine Kanzlei aufbewahren müssen: Einwilligungserklärungen sowie Protokolle über Zugriffe auf Dokumente im Mandantenportal. Letztere benötigt die Kanzlei zur Erfüllung ihrer Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) und aufgrund ihres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); wir führen sie als Auftragsverarbeiter. Das Protokoll belegt den Abruf eines Dokuments, nicht die Kenntnisnahme durch eine bestimmte Person. Diese Nachweise bleiben ohne Ihren Namen und Ihre Kennung erhalten. An deren Stelle tritt ein Pseudonym (ein mit einem geheimen Schlüssel berechneter Hashwert), aus dem Ihre Identität nicht rückrechenbar ist. Buchungsbelege bewahren wir wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ohne Bezug zu Ihrem Konto auf. Der Hashwert der Testphasen-Sperre (Abschnitt 7) bleibt bestehen; dem können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Steht ein Dokument Ihres Kontos unter einer rechtlichen Aufbewahrungssperre (Art. 17 Abs. 3 DSGVO), halten wir die Löschung an und führen sie nach Aufhebung der Sperre automatisch aus. Das Protokoll der von der KI genutzten Werkzeuge enthält nur Metadaten (keine Inhalte) und wird nach 90 Tagen gelöscht.

Dateien, Arbeitsbereiche, Missbrauchsabwehr: Mit der Kontolöschung entfernen wir auch Ihre Dateien im Speicher (z. B. hochgeladene Dokumente, erzeugte Schreiben, Support-Anhänge). Dateien, die zugleich Buchungsunterlagen sind (Rechnungen, Gutschriften), bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB ohne Bezug zu Ihrem Konto weiter auf. Gemeinsame Arbeitsbereiche, die Ihnen gehören, gehen auf das dienstälteste andere Mitglied über; gibt es keines, werden sie gelöscht. Entscheidungen unserer Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bleiben ohne Kennung Ihres Kontos (E-Mail, Geräte-/IP-Hash) erhalten.

Anfragen richten Sie bitte an info@smartlegalpro.com. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist (in der Regel 1 Monat, verlängerbar um 2 Monate).

10. Beschwerderecht bei der Aufsichts­behörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichts­behörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Die Landes­beauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 33203 356-0 · E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de · Web: www.lda.brandenburg.de

11. Pflicht zur Bereitstellung; Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich zwingend; ohne Bereitstellung ist eine Nutzung der Plattform jedoch ggf. nicht möglich (z. B. ohne E-Mail kein Account).

12. Änderungen dieser Datenschutz­erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Verarbeitungen oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist hier abrufbar; wesentliche Änderungen kommunizieren wir gesondert.

13. Hinweis für Nutzer im Vereinigten Königreich (UK GDPR) und der Schweiz (DSG)

Nutzer mit Wohnsitz im Vereinigten Königreich haben nach UK GDPR dieselben Datenschutzrechte wie EU-Bürger (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf). Die Aufsichtsbehörde im VK ist die Information Commission (ICO; bis zum 30. September 2026 Information Commissioner's Office), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.

Nutzer mit Wohnsitz in der Schweiz haben vergleichbare Rechte nach dem revidierten schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG, in Kraft seit 1.9.2023). Aufsichtsbehörde: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, edoeb.admin.ch. Soweit das DSG abweichende oder strengere Vorgaben macht, gelten diese zusätzlich.