In einem Satz
Im Kanzlei-DMS ist der wichtigste Zustand eines Dokuments nicht „abgelegt", sondern „für die KI gesperrt": Zwei der sechs Systemordner sind ab Werk von jeder KI-Verarbeitung ausgenommen, Mandanten-Uploads landen in einer doppelt gesicherten Quarantäne — und heraus kommt ein Dokument nur durch eine bewusste Handlung.
Zwei von sechs Systemordnern sind ab Werk KI-frei
Sobald eine KI im Spiel ist, wird aus einem Ordner eine Zugriffsentscheidung — und die darf nicht davon abhängen, ob jemand im richtigen Moment daran gedacht hat. Der KI-Ausschluss ist hier deshalb eine Eigenschaft der Ablage selbst. Jede Akte bekommt eine Grundstruktur aus sechs Systemordnern; zwei davon sind von Anfang an ausgenommen:
- Nur Ablage (ohne KI) — für alles, was verwahrt, aber nicht verarbeitet werden soll.
- Mandanten-Uploads (ungeprüft) — der Eingang für alles, was von außen kommt.
Der zweite ist der eigentliche Punkt. Was ein Mandant hochlädt, hat niemand aus der Kanzlei gesehen, bevor es im System liegt: das angeforderte Dokument — oder die Korrespondenz eines Dritten, ein fremdes Mandatsgeheimnis, etwas, das nie hätte hochgeladen werden dürfen. Ein System, das solche Dateien sofort in den KI-Kontext zieht, hat die Entscheidung getroffen, bevor jemand sie treffen konnte.
Die Quarantäne ist doppelt gesichert
Der Ausschluss hängt nicht an einer einzelnen Prüfung, sondern an zwei unabhängigen:
- Ein Datenbank-Trigger setzt den KI-Ausschluss, sobald das Dokument im Quarantäne-Ordner abgelegt wird — unabhängig davon, über welchen Weg es dorthin gelangt.
- Die automatische Eingangs-Triage überspringt den Quarantäne-Ordner von sich aus; sie sieht ihn gar nicht erst als Arbeitsvorrat.
Zwei Sicherungen für denselben Fall sind kein Versehen: Fällt eine aus — neuer Upload-Weg, umgeschriebene Bedingung —, hält die andere.
Die Freigabe ist ein Akt, kein Verschieben
Daraus folgt etwas, das zunächst unbequem wirkt: Ein Dokument aus der Quarantäne herauszuziehen genügt nicht. Der Ausschluss, den der Trigger beim Einlegen gesetzt hat, hängt am Dokument, nicht am Ordner — er muss eigens aufgehoben werden.
Das ist Absicht: Ein Verschieben ist eine Aufräumhandlung, eine KI-Freigabe eine Entscheidung über fremde Geheimnisse. Beides soll sich nicht versehentlich decken.
Sieben Vorgangsarten — vorgeschlagen, nie übernommen
Jeder Ordner kann eine von sieben Vorgangsarten tragen, per Constraint auf genau diese Werte begrenzt: Gestaltung, Streitverfahren, Vollstreckung, Einstweiliger Rechtsschutz, Kostenfestsetzung, Korrespondenz, Ablage.
Die KI schlägt die Vorgangsart vor, übernimmt sie aber nie automatisch. Der Vorschlag ist billig und meistens richtig; die Übernahme ist eine Aussage darüber, worum es geht — die trifft ein Mensch.
Was die Zeile von selbst verrät
Vier Kennzeichen stehen an der Dokumentzeile: „Vom Mandanten hochgeladen", „Für Mandant freigegeben", „Frist erkannt", „Fakten erkannt". Das zweite ist das wichtigste — ein Dokument zu löschen, das der Mandant bereits sehen kann, ist etwas anderes, als dasselbe mit einer internen Notiz zu tun. Man sollte es sehen, bevor man handelt.
Das Kontextmenü ist entsprechend gruppiert statt alphabetisch: „KI-Aktionen" (bis zu neun), „Dokument verwalten" (bis zu acht), „Compliance" (drei). Eine Compliance-Handlung liegt damit an fester Stelle, nicht zwischen zwei KI-Funktionen.
Was das DMS nicht tut
- Es entscheidet nicht, was vertraulich ist — es hält nur zuverlässig, was Sie entschieden haben.
- Es hebt keinen Ausschluss von allein auf, auch nicht bei offensichtlich harmlosen Dokumenten.
- Es prüft nicht die Zulässigkeit eines Uploads. Ob eine hochgeladene Fremdkorrespondenz verarbeitet werden darf, ist eine berufs- und datenschutzrechtliche Bewertung; die Quarantäne verschafft Ihnen dafür Zeit, sie nimmt Ihnen die Prüfung nicht ab.
- Es ist keine Kanzleisoftware. Wir sind KI-Software für die Aktenarbeit; Fristenkontrolle, beA und Buchhaltung bleiben, wo sie sind.
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