Der teuerste Automatismus der Plattform
Jedes Dokument, das Sie in eine Akte hochladen, wird — sofern nicht bewusst ausgeschlossen — automatisch gelesen, klassifiziert und in den Faktengraphen der Akte aufgenommen. Genau das ist der Copilot-Kern unserer Plattform: Sie müssen nichts anstoßen, die Analyse läuft von selbst. Das macht diesen einen Automatismus aber auch zum häufigsten und teuersten KI-Trigger der gesamten Plattform — jeder Upload kann einen Hintergrund-Lauf auslösen, auch bei einem größeren Import mit vielen Dateien auf einmal.
Die Frage, die wir uns selbst gestellt haben
Ein Automatismus, der bei jedem Upload läuft, muss sich eine einfache Frage gefallen lassen: Liest er nur neu, wenn es wirklich nötig ist? Wir haben unsere eigene Architektur genau danach durchleuchtet. Das Ergebnis war differenziert. An mehreren zentralen Stellen — Ihrem KI-Assistenten, Schriftsatz- und Vertragsentwürfen, der Gesamtakten-Zusammenfassung — grundet die KI längst auf bereits extrahierten Fakten und gespeicherten Dokument-Zusammenfassungen statt auf dem vollen Text; Volltext wird nur gezielt nachgeladen, wenn eine konkrete Frage das verlangt. An einer sehr häufig laufenden Stelle war das anders: Der automatische Lauf, der bei jedem neuen Dokument den Faktengraphen einer Akte aktualisiert, erzeugte für jedes betroffene Dokument eine eigene, flüchtige Zusammenfassung — auch dann, wenn genau dieses Dokument kurz zuvor bereits vollständig zusammengefasst worden war.
Was jetzt anders läuft
Bevor eine automatische Analyse ein Dokument zusammenfasst, prüft das System zuerst, ob bereits eine frische, sprachgleiche Zusammenfassung vorliegt — egal, welcher frühere Vorgang sie erzeugt hat. Liegt eine vor, wird sie direkt übernommen: kein neuer KI-Aufruf, keine zusätzlichen Kosten. Liegt keine vor, wird sie einmal erzeugt und für alle künftigen Konsumenten gespeichert — Ihr KI-Assistent, das Dokumenten-Management-System, jeder weitere automatische Lauf. In dieser Ausbaustufe haben wir das Prinzip auf alle drei automatischen Analyse-Läufe ausgeweitet, die eine Akte vollständig lesen — inklusive des mit Abstand aufwendigsten, der eine Akte Abschnitt für Abschnitt komplett durcharbeitet: Ein Cache-Treffer erspart dort nicht nur einen einzelnen KI-Aufruf, sondern die gesamte mehrstufige Verarbeitungskette für dieses Dokument.
Ehrlich über die Grenzen
Eine gespeicherte Zusammenfassung wird nie blind wiederverwendet. Sie muss zur angefragten Sprache passen, ausreichend detailliert sein — eine sehr knappe Kurzfassung reicht nicht für eine aktenweite Analyse — und aktuell sein: Laden Sie eine neue Fassung eines Dokuments hoch, gilt der bisherige Cache-Eintrag automatisch als veraltet. Und läuft eine Texterkennung für einen umfangreichen Scan noch, wird das Zwischenergebnis bewusst NICHT gespeichert — sonst würde eine unvollständige erste Tranche dauerhaft die spätere, vollständige Zusammenfassung verdrängen. Diese Lücke haben wir bei der Gelegenheit an genau der Stelle geschlossen, an der sie zuerst entstand.
Effizienz ist nur die halbe Geschichte
Weniger unnötige KI-Aufrufe beantwortet nicht die zweite Frage: Wer entscheidet, wie automatisch Ihre Kanzlei mit ihrem Kontingent umgeht? Deshalb hat Ihre Kanzlei zusätzlich drei Stellschrauben. Eine kanzleiweite Automatisierungs-Intensität — Sparsam, Standard oder Maximal — legt fest, wie die Plattform reagiert, wenn das Kontingent knapp wird; sie entscheidet nie, ob Agenten automatisch arbeiten, das bleibt in jeder Stufe an. Eine gestaffelte Benachrichtigung bei 80 % und 90 % des Monatskontingents warnt lange vor dem harten Stopp. Und ein frei einstellbarer Token-Deckel je Akte begrenzt bei Bedarf eine einzelne, besonders große oder heikle Akte separat — unabhängig vom Rest der Kanzlei. Ergänzend gilt seit Längerem eine feste Obergrenze von 15 automatischen Läufen pro Akte und Stunde, damit ein Massen-Upload nicht Dutzende gleichzeitige Läufe auslöst.
Fazit
Ein KI-Werkzeug, das jede Anfrage isoliert behandelt, wird bei wiederkehrender Arbeit an derselben Akte unnötig teuer. Wiederverwendung statt Wiederholung ist deshalb kein Nebeneffekt, sondern ein Architekturprinzip, das wir bei jeder neuen automatischen Funktion mitdenken — und regelmäßig gegen den echten Code-Stand nachprüfen, nicht nur einmal beim Bauen.
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