En una frase
En el DMS del despacho, el estado más importante de un documento no es «archivado», sino «bloqueado para la IA»: dos de las seis carpetas de sistema están excluidas de fábrica de todo tratamiento por IA, lo que suben los clientes aterriza en una cuarentena con doble seguro — y un documento solo sale de ahí mediante un acto consciente.
Dos de las seis carpetas de sistema están libres de IA de fábrica
En cuanto entra en juego una IA, una carpeta se convierte en una decisión de acceso — y esa decisión no puede depender de que alguien se haya acordado en el momento oportuno. Por eso, aquí la exclusión de la IA es una propiedad del propio archivo. Cada expediente recibe una estructura básica de seis carpetas de sistema; dos de ellas están excluidas desde el principio:
- Solo archivo (sin IA) — para todo lo que deba custodiarse, pero no tratarse.
- Subidas de clientes (sin revisar) — la entrada para todo lo que llega de fuera.
La segunda es la cuestión de fondo. Lo que sube un cliente no lo ha visto nadie del despacho antes de que esté en el sistema: el documento solicitado — o la correspondencia de un tercero, un secreto profesional ajeno, algo que nunca debería haberse subido. Un sistema que arrastra de inmediato tales archivos al contexto de la IA ha tomado la decisión antes de que nadie pudiera tomarla.
La cuarentena tiene doble seguro
La exclusión no depende de una única comprobación, sino de dos independientes:
- Un disparador de base de datos fija la exclusión de la IA en cuanto el documento se deposita en la carpeta de cuarentena, con independencia de la vía por la que haya llegado allí.
- El triaje automático de entrada omite por sí mismo la carpeta de cuarentena; ni siquiera la considera material de trabajo.
Dos seguros para el mismo caso no son un descuido: si uno falla — una nueva vía de subida, una condición reescrita —, el otro aguanta.
La liberación es un acto, no un traslado
De ahí se sigue algo que a primera vista resulta incómodo: sacar un documento de la cuarentena no basta. La exclusión que el disparador fijó al depositarlo va unida al documento, no a la carpeta — hay que levantarla expresamente.
Es intencionado: un traslado es una tarea de ordenación; una liberación para la IA, una decisión sobre secretos ajenos. Ambas cosas no deben coincidir por descuido.
Siete clases de asunto — propuestas, nunca asumidas
Cada carpeta puede llevar una de siete clases de asunto, limitadas por una restricción a exactamente esos valores: redacción, procedimiento contencioso, ejecución, tutela cautelar, tasación de costas, correspondencia, archivo.
La IA propone la clase de asunto, pero nunca la asume automáticamente. La propuesta es barata y casi siempre acertada; asumirla es una afirmación sobre de qué va el asunto — y eso lo hace una persona.
Lo que la fila revela por sí sola
En la fila del documento figuran cuatro indicadores: «Subido por el cliente», «Compartido con el cliente», «Plazo detectado», «Hechos detectados». El segundo es el más importante — eliminar un documento que el cliente ya puede ver es algo distinto de hacer lo mismo con una nota interna. Conviene verlo antes de actuar.
El menú contextual está agrupado en consecuencia, en vez de por orden alfabético: «Acciones de IA» (hasta nueve), «Gestionar documento» (hasta ocho), «Compliance» (tres). Una actuación de compliance ocupa así un lugar fijo, y no queda entre dos funciones de IA.
Lo que el DMS no hace
- No decide qué es confidencial — solo sostiene de forma fiable lo que usted haya decidido.
- No levanta ninguna exclusión por su cuenta, tampoco en documentos manifiestamente inocuos.
- No comprueba la licitud de una subida. Si una correspondencia ajena subida puede tratarse es una valoración deontológica y de protección de datos; la cuarentena le da tiempo para ello, pero no le ahorra el examen.
- No es software de gestión de despachos. Somos software de IA para el trabajo con el expediente; el control de plazos, el beA (buzón electrónico de la abogacía alemana) y la contabilidad se quedan donde están.
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