En une phrase
Dans le DMS du cabinet, l'état le plus important d'un document n'est pas « classé », mais « bloqué pour l'IA » : deux des six dossiers système sont exclus d'origine de tout traitement par l'IA, les téléversements des clients arrivent dans une quarantaine à double sécurité — et un document n'en ressort que par un acte délibéré.
Deux des six dossiers système sont sans IA d'origine
Dès qu'une IA entre en jeu, un dossier devient une décision d'accès — et celle-ci ne doit pas dépendre du fait que quelqu'un y ait pensé au bon moment. C'est pourquoi l'exclusion de l'IA est ici une propriété du classement lui-même. Chaque dossier reçoit une structure de base faite de six dossiers système ; deux d'entre eux sont exclus dès le départ :
- Classement seul (sans IA) — pour tout ce qui doit être conservé sans être traité.
- Téléversements des clients (non vérifiés) — l'entrée pour tout ce qui vient de l'extérieur.
Le second est le point essentiel. Ce qu'un client téléverse, personne du cabinet ne l'a vu avant que cela ne se trouve dans le système : le document demandé — ou la correspondance d'un tiers, un secret professionnel étranger, quelque chose qui n'aurait jamais dû être téléversé. Un système qui verse aussitôt de tels fichiers dans le contexte de l'IA a pris la décision avant que quiconque ait pu la prendre.
La quarantaine est doublement sécurisée
L'exclusion ne tient pas à un contrôle unique, mais à deux contrôles indépendants :
- Un déclencheur de base de données pose l'exclusion IA dès que le document est déposé dans le dossier de quarantaine — quelle que soit la voie par laquelle il y est parvenu.
- Le tri automatique du courrier entrant saute de lui-même le dossier de quarantaine ; il ne le considère même pas comme une réserve de travail.
Deux sécurités pour le même cas ne sont pas une inadvertance : si l'une tombe — nouvelle voie de téléversement, condition réécrite —, l'autre tient.
La levée de l'exclusion est un acte, non un déplacement
Il en découle quelque chose qui paraît d'abord contraignant : sortir un document de la quarantaine ne suffit pas. L'exclusion posée par le déclencheur au moment du dépôt est attachée au document, non au dossier — elle doit être levée expressément.
C'est délibéré : un déplacement est un geste de rangement, une autorisation d'accès de l'IA est une décision portant sur les secrets d'autrui. Les deux ne doivent pas coïncider par mégarde.
Sept types de dossier — proposés, jamais repris d'office
Chaque dossier peut porter l'un des sept types de dossier, limités par une contrainte à ces valeurs exactes : Rédaction, Contentieux, Exécution, Référé, Taxation des frais, Correspondance, Archivage.
L'IA propose le type de dossier, mais ne le reprend jamais automatiquement. La proposition est peu coûteuse et le plus souvent juste ; sa reprise est une affirmation sur ce dont il s'agit — et cela, c'est un être humain qui le décide.
Ce que la ligne révèle d'elle-même
Quatre indicateurs figurent sur la ligne du document : « Téléversé par le client », « Partagé avec le client », « Délai détecté », « Faits détectés ». Le deuxième est le plus important — supprimer un document que le client peut déjà voir n'est pas la même chose que de faire de même avec une note interne. On devrait le voir avant d'agir.
Le menu contextuel est groupé en conséquence, plutôt qu'alphabétique : « Actions IA » (jusqu'à neuf), « Gérer le document » (jusqu'à huit), « Conformité » (trois). Une action de conformité se trouve ainsi à une place fixe, et non entre deux fonctions d'IA.
Ce que le DMS ne fait pas
- Il ne décide pas de ce qui est confidentiel — il tient seulement, de façon fiable, ce que vous avez décidé.
- Il ne lève aucune exclusion de lui-même, pas même pour des documents manifestement anodins.
- Il ne contrôle pas la licéité d'un téléversement. La question de savoir si une correspondance de tiers téléversée peut être traitée relève d'une appréciation de droit professionnel et de protection des données ; la quarantaine vous donne le temps de la mener, elle ne vous en dispense pas.
- Ce n'est pas un logiciel de gestion de cabinet. Nous sommes un logiciel d'IA pour le travail sur dossier ; le contrôle des délais, le beA et la comptabilité restent où ils sont.
