In één zin
De feitengraaf herkent nu dat „Max Mustermann", „M. Mustermann" en „Herr Mustermann" dezelfde persoon zouden kunnen zijn — en maakt daarvan uitdrukkelijk een voorstel waarover u beslist, in plaats van een samenvoeging die eenvoudigweg gebeurt.
Drie knooppunten voor één mens
De vastlegging van feiten werkt per document, en documenten zijn verschillend zorgvuldig. Het processtuk noemt „Max Mustermann", de bijlage daarbij „M. Mustermann", het proces-verbaal „Herr Mustermann". Tot voor kort waren dat drie afzonderlijke knooppunten in de relatiegraaf van het dossier. De enige dubbelingsherkenning greep bij letterlijk gelijke waarden — en daarmee hier niet.
In een klein dossier is dat cosmetisch. In een groot dossier is het duur: het contextvenster vult zich met schrijfvarianten van dezelfde persoon, en verknopingen wijzen naar verschillende dubbelingen van dezelfde mens. Juist de verdichting waarvoor een feitengraaf wordt gebouwd, gaat verloren.
Drie signalen, één voorstel
Een voorstel ontstaat wanneer een van drie onafhankelijke signalen aanslaat:
- Afkorting — dezelfde achternaam bij een afgekorte voornaam.
- Bevatting — de ene naam zit volledig in de andere, vanaf een lengte van zes tekens.
- Schrijfwijze — zeer vergelijkbare spelling, gemeten als trigram-gelijkenis vanaf 0,45.
Gemeenschappelijke buren in de graaf — twee namen die aan dezelfde termijn of hetzelfde contract hangen — leveren daarentegen nooit een treffer op. Zij verhogen alleen de rangorde van een voorstel dat toch al uit een van de drie signalen is ontstaan. Twee mensen kunnen hetzelfde contract hebben ondertekend zonder dezelfde persoon te zijn.
Alleen personen en organisaties
De functie kijkt uitsluitend naar namen van personen en organisaties. Voor geldbedragen, data en clausules is zij bewust uitgeschakeld. De motivering staat zo in de code: bij geld, data en clausules betekent gelijkenis juist niet identiteit — 12.500 euro en 12.600 euro lijken sterk op elkaar en zijn gegarandeerd verschillend. Een gelijkeniszoekopdracht die dat niet onderscheidt, produceert in een vorderingsoverzicht betrouwbaar onzin.
U beslist niet alleen óf, maar ook hoe de persoon voortaan heet
Eén enkele knop „Samenvoegen" was het voor de hand liggende ontwerp geweest — en het verkeerde. Hij had stilzwijgend mee beslist onder welke schrijfwijze de persoon in het dossier voortaan wordt gevoerd. In plaats daarvan staan beide versies naast elkaar, en u kiest: „Linker schrijfwijze behouden" of „Rechter schrijfwijze behouden". De richting is onderdeel van de beslissing, niet het bijproduct ervan.
Voorstellen, geen automatisme
Boven de lijst staat: Voorstellen, geen automatisme. Twee vergelijkbare namen kunnen ook twee verschillende personen zijn. Vader en zoon, een vennootschap en haar gelijknamige bestuurder — die gevallen zijn niet exotisch. Een onjuiste samenvoeging is in de juridische context duurder dan een over het hoofd geziene dubbeling, omdat zij zich vermomt als een schone gegevenssituatie.
De kaart „Kennisstand van dit dossier"
Daarnaast staat een nieuw overzicht dat toont hoever een dossier is ontsloten — onder meer hoeveel documenten nog helemaal geen feiten hebben bijgedragen. Opmerkelijk daarbij is een weglating: documenten die u van AI-gebruik hebt uitgesloten, worden hier uitdrukkelijk niet meegeteld. Zij horen nooit te worden gelezen; ze als leemte melden zou een stille onjuiste melding zijn. Zij worden in plaats daarvan apart vermeld, opdat het dossier er niet vollediger uitziet dan het is.
Wat de functie niet doet
Zij voegt niets uit zichzelf samen, ook niet bij hoge gelijkenis. Zij herkent geen identiteit over categoriegrenzen heen. En zij beantwoordt geen rechtsvraag: of twee aanduidingen dezelfde partij bedoelen — bijvoorbeeld bij naamswijziging, rechtsopvolging of verwarringsgevaar in de partijaanduiding — is een beoordeling die het dossier moet dragen, niet de graaf. Het voorstel toont u de plek waar die vraag thuishoort.
→ Het levende dossier · AI-assistent · Agenten · Tegenstrijdigheidsdetectie
