In één zin
In het kantoor-DMS is de belangrijkste toestand van een document niet „opgeborgen", maar „voor de AI geblokkeerd": twee van de zes systeemmappen zijn af fabriek uitgezonderd van elke AI-verwerking, uploads van cliënten belanden in een dubbel beveiligde quarantaine — en eruit komt een document alleen door een bewuste handeling.
Twee van zes systeemmappen zijn af fabriek AI-vrij
Zodra er een AI in het spel is, wordt een map een toegangsbeslissing — en die mag niet afhangen van de vraag of iemand er op het juiste moment aan heeft gedacht. De AI-uitsluiting is hier daarom een eigenschap van de opslag zelf. Elk dossier krijgt een basisstructuur van zes systeemmappen; twee daarvan zijn van meet af aan uitgezonderd:
- Alleen opslag (zonder AI) — voor alles wat bewaard, maar niet verwerkt moet worden.
- Uploads van cliënten (ongecontroleerd) — de ingang voor alles wat van buiten komt.
De tweede is het eigenlijke punt. Wat een cliënt uploadt, heeft niemand van het kantoor gezien voordat het in het systeem staat: het opgevraagde document — of de correspondentie van een derde, een geheim van een ander mandaat, iets dat nooit had mogen worden geüpload. Een systeem dat zulke bestanden meteen in de AI-context trekt, heeft de beslissing genomen voordat iemand haar kon nemen.
De quarantaine is dubbel beveiligd
De uitsluiting hangt niet aan één enkele controle, maar aan twee onafhankelijke:
- Een databasetrigger stelt de AI-uitsluiting in zodra het document in de quarantainemap wordt geplaatst — ongeacht langs welke weg het daar terechtkomt.
- De automatische ingangstriage slaat de quarantainemap uit zichzelf over; zij ziet die al helemaal niet als werkvoorraad.
Twee beveiligingen voor hetzelfde geval zijn geen vergissing: valt er één uit — een nieuwe uploadweg, een herschreven voorwaarde — dan houdt de andere stand.
De vrijgave is een handeling, geen verplaatsing
Daaruit volgt iets dat aanvankelijk onhandig aandoet: een document uit de quarantaine trekken is niet genoeg. De uitsluiting die de trigger bij het plaatsen heeft ingesteld, hangt aan het document, niet aan de map — zij moet apart worden opgeheven.
Dat is opzet: een verplaatsing is een opruimhandeling, een AI-vrijgave een beslissing over de geheimen van anderen. Die twee horen niet per ongeluk samen te vallen.
Zeven zaaktypen — voorgesteld, nooit overgenomen
Elke map kan een van zeven zaaktypen dragen, via een constraint tot precies deze waarden begrensd: vormgeving, geschilprocedure, executie, voorlopige voorziening, kostenbegroting, correspondentie, archivering.
De AI stelt het zaaktype voor, maar neemt het nooit automatisch over. Het voorstel is goedkoop en meestal juist; de overname is een uitspraak over waar het om gaat — en die doet een mens.
Wat de regel uit zichzelf prijsgeeft
Vier kenmerken staan bij de documentregel: „Door de cliënt geüpload", „Voor cliënt vrijgegeven", „Termijn herkend", „Feiten herkend". Het tweede is het belangrijkste — een document verwijderen dat de cliënt al kan zien, is iets anders dan hetzelfde doen met een interne notitie. Men zou het moeten zien voordat men handelt.
Het contextmenu is dienovereenkomstig gegroepeerd in plaats van alfabetisch: „AI-acties" (tot negen), „Document beheren" (tot acht), „Compliance" (drie). Een compliance-handeling ligt daarmee op een vaste plek, niet tussen twee AI-functies.
Wat het DMS niet doet
- Het beslist niet wat vertrouwelijk is — het houdt alleen betrouwbaar vast wat u hebt beslist.
- Het heft geen uitsluiting uit zichzelf op, ook niet bij kennelijk onschuldige documenten.
- Het toetst niet de toelaatbaarheid van een upload. Of geüploade correspondentie van derden mag worden verwerkt, is een beoordeling naar beroeps- en gegevensbeschermingsrecht; de quarantaine verschaft u daarvoor tijd, zij neemt u de toetsing niet uit handen.
- Het is geen kantoorsoftware. Wij zijn AI-software voor het werk aan het dossier; termijnbewaking, beA (het Duitse elektronische advocatenpostvak) en boekhouding blijven waar zij zijn.
