W jednym zdaniu
W DMS kancelarii najważniejszym stanem dokumentu nie jest „odłożony", lecz „zablokowany dla AI": dwa z sześciu folderów systemowych są fabrycznie wyłączone z jakiegokolwiek przetwarzania przez AI, pliki przesłane przez klientów trafiają do podwójnie zabezpieczonej kwarantanny — a wydostać się z niej dokument może wyłącznie przez świadome działanie.
Dwa z sześciu folderów systemowych są fabrycznie wolne od AI
Gdy tylko w grę wchodzi AI, folder staje się decyzją o dostępie — a ta nie może zależeć od tego, czy ktoś pomyślał o niej we właściwym momencie. Wykluczenie z AI jest tu dlatego właściwością samego miejsca przechowywania. Każde akta otrzymują strukturę podstawową złożoną z sześciu folderów systemowych; dwa z nich są wyłączone od początku:
- Tylko przechowywanie (bez AI) — dla wszystkiego, co ma być przechowywane, ale nie przetwarzane.
- Pliki od klientów (niesprawdzone) — wejście dla wszystkiego, co przychodzi z zewnątrz.
Drugi z nich jest właściwym sednem. Tego, co przesyła klient, nikt z kancelarii nie widział, zanim znalazło się to w systemie: żądany dokument — albo korespondencja osoby trzeciej, cudza tajemnica sprawy, coś, czego nigdy nie wolno było przesłać. System, który natychmiast wciąga takie pliki w kontekst AI, podjął decyzję, zanim ktokolwiek mógł ją podjąć.
Kwarantanna jest zabezpieczona podwójnie
Wykluczenie nie opiera się na pojedynczej kontroli, lecz na dwóch niezależnych:
- Wyzwalacz bazy danych ustawia wykluczenie z AI, gdy tylko dokument zostanie odłożony w folderze kwarantanny — niezależnie od tego, jaką drogą tam trafił.
- Automatyczna selekcja wejściowa sama z siebie pomija folder kwarantanny; w ogóle nie widzi go jako zasobu do pracy.
Dwa zabezpieczenia dla tego samego przypadku nie są przeoczeniem: jeśli jedno zawiedzie — nowa droga przesyłania, przepisany warunek — utrzyma drugie.
Zwolnienie do AI jest aktem, a nie przeniesieniem
Wynika z tego coś, co początkowo wydaje się niewygodne: wyciągnięcie dokumentu z kwarantanny nie wystarczy. Wykluczenie, które wyzwalacz ustawił przy odkładaniu, wisi przy dokumencie, a nie przy folderze — musi zostać uchylone osobno.
Jest to zamierzone: przeniesienie to czynność porządkowa, a zwolnienie do AI to decyzja o cudzych tajemnicach. Jedno z drugim nie powinno się przypadkiem pokrywać.
Siedem rodzajów spraw — proponowanych, nigdy nieprzejmowanych automatycznie
Każdy folder może nosić jeden z siedmiu rodzajów spraw, ograniczonych przez constraint dokładnie do tych wartości: kształtowanie stosunków prawnych, postępowanie sporne, egzekucja, tymczasowa ochrona prawna, ustalenie kosztów, korespondencja, przechowywanie.
AI proponuje rodzaj sprawy, ale nigdy nie przejmuje go automatycznie. Propozycja jest tania i najczęściej trafna; przejęcie jest wypowiedzią o tym, o co w sprawie chodzi — a tę formułuje człowiek.
Co wiersz zdradza sam z siebie
Przy wierszu dokumentu stoją cztery oznaczenia: „Przesłane przez klienta", „Udostępnione klientowi", „Rozpoznano termin", „Rozpoznano fakty". Drugie jest najważniejsze — usunięcie dokumentu, który klient już widzi, to coś innego niż zrobienie tego samego z wewnętrzną notatką. Powinno się to widzieć, zanim się zadziała.
Menu kontekstowe jest odpowiednio pogrupowane, a nie ułożone alfabetycznie: „Akcje AI" (do dziewięciu), „Zarządzanie dokumentem" (do ośmiu), „Compliance" (trzy). Czynność z zakresu compliance znajduje się dzięki temu w stałym miejscu, a nie między dwiema funkcjami AI.
Czego DMS nie robi
- Nie rozstrzyga, co jest poufne — jedynie niezawodnie utrzymuje to, co Państwo rozstrzygnęli.
- Nie uchyla wykluczenia samodzielnie, także przy dokumentach oczywiście nieszkodliwych.
- Nie bada dopuszczalności przesłania pliku. To, czy przesłaną cudzą korespondencję wolno przetwarzać, jest oceną z zakresu prawa o adwokaturze i ochrony danych; kwarantanna daje Państwu na to czas, ale nie zdejmuje z Państwa obowiązku sprawdzenia.
- Nie jest oprogramowaniem kancelaryjnym. Jesteśmy oprogramowaniem AI do pracy z aktami; kontrola terminów, beA i księgowość pozostają tam, gdzie są.
→ DMS kancelarii · Akta · Compliance · Portal klienta
