In einem Satz
Ein testender Kollege nannte die vorgeschlagenen Arbeitsschritte zu kleinteilig und die Oberfläche überfrachtet — die Antwort darauf ist nicht in erster Linie der neue Regler, sondern eine Zuschnitt-Regel, die auf jeder Stufe gilt: Vorbereitung, Entwurf und Einreichung desselben Dokuments sind ein einziger Schritt.
Zwei Sätze, zwei verschiedene Probleme
Die Rückmeldung enthielt zwei Kritikpunkte, die man leicht in einen Topf wirft. „Zu kleinteilig“ ist kein Oberflächenproblem, sondern eine Frage danach, wie ein Arbeitspaket zerlegt wird. „Überfrachtet“ ist eine Frage der Gleichzeitigkeit — und teilweise schlicht dieselbe Funktion unter zwei Namen.
Der Regler ist der kleinere Teil der Antwort
Für die Liste der nächsten Schritte gibt es jetzt einen Regler mit drei Stufen, direkt neben der Schaltfläche, die die Liste erzeugt:
- Überblick — drei bis fünf Schritte.
- Standard — vier bis acht Schritte. Die Voreinstellung; sie entspricht dem bisherigen Verhalten.
- Detailliert — bis zu zwölf Schritte.
Er steuert Menge und Feinheit, mehr nicht — und ist bewusst getrennt vom Tiefe-Regler für die Aktenzusammenfassung.
Die eigentliche Änderung ist eine Regel, die immer gilt
Wichtiger als die Stufe ist der Zuschnitt eines Schritts. Diese Regel gilt jetzt stufenübergreifend und in beiden Schreibmodi — beim Erzeugen einer Liste ebenso wie beim Nachkorrigieren:
Ein Schriftsatz bleibt auf jeder Stufe EIN Schritt — Vorbereitung, Entwurf und Einreichung werden nie getrennt.
Vorbereitung, Entwurf, Anlagen, Einreichung und das Notieren desselben Dokuments gehören zusammen; Teilhandlungen gehören in die Beschreibung des Schritts, nicht in eigene Zeilen, und rein organisatorische Füllpunkte entfallen. Wäre die Regel an die Stufe gekoppelt, wäre „detailliert“ wieder exakt das beanstandete Verhalten — nur mit dem Hinweis, man habe es ja selbst so eingestellt.
„Und jetzt?“ — ein Satz über der Akte
Über den Reitern der Akte steht jetzt eine Zeile mit genau einem Satz: was als Nächstes ansteht. Sie ist deterministisch, löst keinen KI-Aufruf aus und kostet nichts — eine KI bei jedem Seitenaufruf zu fragen wäre eine sechste Meinung neben Fristen, Co-Pilot und Abläufen gewesen. Stattdessen entscheidet eine feste Reihenfolge:
- Eine überfällige Frist.
- Eine Frist in vierzehn Tagen oder weniger.
- Der dringendste offene Punkt.
- Die Zahl der offenen Punkte.
- Die Akte einrichten.
- Dokumente hochladen.
- Nichts Dringendes.
Zwei Schaltflächen, ein Agent
Im Akten-Cockpit starteten „Verhandlung vorbereiten“ und die Ablauf-Karte „Termin vorbereiten“ denselben Agenten — der Unterschied wurde per Hilfetext erklärt. Ein Hilfetext, der erklärt, warum zwei Schaltflächen wenige Pixel voneinander dasselbe tun, ist nicht die Lösung, sondern der Befund. Aus zwölf Einstiegen wurden neun, davon null Dopplungen. Keine Betriebsart ist entfallen: Die Optionen der entfernten Schnellstarts sind in die verbleibenden Karten umgezogen, und ein Test hält das dauerhaft fest.
Gruppierung mit drei Bremsen
Längere Schritt-Listen werden nach Kategorie gruppiert — aber nur, wenn es hilft. Die Gruppierung greift erst ab fünf Punkten, verlangt mindestens zwei echte Kategorien und unterbleibt, wenn mehr als jeder zweite Punkt eine eigene Gruppe bekäme. Greift eine der Bremsen, bleibt die flache Liste. Eine Gliederung, in der fast jede Zeile ihre eigene Überschrift trägt, ist unruhiger als gar keine.
Was das nicht leistet
Der Regler ändert nicht, was die KI inhaltlich für richtig hält — er ändert, wie fein sie es aufschreibt; drei Schritte sind keine Aussage darüber, dass weniger zu tun wäre. Die Zeile „Und jetzt?“ priorisiert ausschließlich, was in dieser Akte erfasst ist: Sie ist eine Lesehilfe auf den vorhandenen Bestand und ersetzt keine Fristenkontrolle; was nicht im Register steht, kann sie nicht nennen. Und die Oberfläche ist mit neun Einstiegen nicht plötzlich schlank — sie ist nur frei von Wegen, die zweimal am selben Ziel ankommen.
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