En une phrase
Chez nous, une pièce est le rôle qu'un document joue dans un acte, avec numéro, version et statut, et jamais une seconde copie du fichier.
Pourquoi cela change tout
Qui range les pièces sous forme de copies entretient chaque modification en double : le document est remplacé, la pièce reste périmée. C'est pourquoi le document n'existe qu'une fois dans la GED. « K1 », « K2 » ou « B1 » décrivent le rôle qu'il tient dans un acte donné. Renommer ou réordonner ne crée aucune copie, et une nouvelle version est conservée comme version. Si un document est dans la corbeille, le bordereau l'indique comme lacune. L'outil ne fait que proposer les attributions ; vous confirmez chacune, et tout peut être annulé.
De l'état au lot
Avec « Figer l'état », le portail fige la liste des pièces d'un acte : numéro, document et version par pièce. De cet état du lot naît un ZIP avec page de garde et liste de colisage et les fichiers dans la version de cet état. Le contrôle de dépôt indique des valeurs indicatives, par exemple sur le nombre de fichiers, le volume et les noms de fichiers, et ne bloque rien. Il ne remplace pas la vérification des exigences de votre juridiction. Le portail n'envoie rien ; vous déposez par votre voie habituelle.
Pour l'IA
Le bordereau des pièces est mis à la disposition des fonctions d'IA comme contexte. L'IA ne décrit les photos que sur votre clic, avec traitement dans l'UE. La description est signalée comme non vérifiée, et ce que vous avez exclu de l'IA reste exclu.
Pour en savoir plus : Procédures judiciaires et pièces, et dans le manuel Attribuer les pièces et Lot de dépôt. L'article précédent : Une procédure n'est pas un document.
