In una frase
Cancellando un fascicolo può ora conservare il sapere curato — ma solo dandogli un vero nuovo proprietario: il cliente, la controparte o il fascicolo collettivo dello studio. L'impostazione predefinita resta invariata: «cancellare tutto».
L'unico punto in cui il lavoro umano spariva
Un fatto che un'avvocata ha personalmente verificato, corretto o fissato è cosa diversa da un fatto che un modello ha estratto da un PDF. L'uno è materiale grezzo, l'altro è un risultato di lavoro. Fino a poco tempo fa la piattaforma trattava entrambi allo stesso modo esattamente in un punto: cancellando un fascicolo spariva tutto ciò che vi era collegato — anche la parte di cui una persona si era già assunta la responsabilità. Per i risultati grezzi di estrazione ciò è corretto. Per il sapere verificato era una perdita silenziosa.
Quattro vie, e tre di esse vanno volute
Cancellando un fascicolo sono ora disponibili quattro vie protocollate:
- Non conservare nulla — l'impostazione predefinita. Il fascicolo sparisce integralmente, come finora.
- Al cliente — il sapere verificato migra al cliente e vi sopravvive al fascicolo.
- Alla controparte — lo stesso per il sapere collegato alla parte avversa.
- Nel fascicolo collettivo dello studio — per il sapere che non è attribuibile con chiarezza a nessuna delle due parti.
Le tre opzioni di conservazione compaiono soltanto quando in quel fascicolo esistono fatti curati e quando esiste una destinazione reale verso cui possano migrare. Dove non c'è nulla da salvare, la finestra di dialogo resta snella come prima.
Perché migra solo il sapere curato
Viene conservato esclusivamente ciò che è attivo e che è stato verificato oppure fissato. I fatti grezzi dell'IA spariscono con il fascicolo — è una scelta, non una lacuna. Altrimenti la cancellazione di un fascicolo sarebbe diventata in pratica una copia: l'intero patrimonio automatico sarebbe sopravvissuto alla cancellazione, soltanto sotto altro nome. Il confine passa perciò consapevolmente là dove una persona ha attivamente confermato qualcosa.
Per lo stesso motivo non esiste l'opzione «conservare i fatti orfani». Un sapere senza fascicolo sarebbe un sapere senza attribuzione, senza scopo e senza motivo di cancellazione — e questo infrange l'aspettativa che una cancellazione secondo il DSGVO genera; come trattiamo i dati personali è indicato nell'informativa sulla privacy. Da noi il sapere resta solo con un vero nuovo proprietario.
Le relazioni migrano solo se migrano entrambi gli estremi
I fatti non stanno da soli, sono collegati tra loro. Un collegamento migra perciò soltanto se vengono conservati entrambi i punti terminali. Se migra solo un lato, esso resta indietro — altrimenti alla destinazione nascerebbe un arco che punta nel vuoto, e il grafo delle relazioni affermerebbe un legame che non è più in grado di documentare.
Nessuno stato di cancellazione a metà
La conservazione si svolge integralmente prima della cancellazione. Se fallisce, l'intera operazione si interrompe, e il messaggio dice esattamente questo: «Non è stato possibile conservare il sapere — per questo NON è stato cancellato NULLA.» Uno stato intermedio, in cui i documenti sono spariti e il sapere pure, non esiste.
Che cosa questo espressamente non offre
La limitazione più importante è indicata nella finestra di dialogo stessa, ed è abbastanza sgradevole da ripeterla qui: i riferimenti restano conservati come testo, i documenti corrispondenti vengono cancellati con il fascicolo — un salto all'originale non è più possibile in seguito. Un fatto conservato porta dunque ancora con sé la propria citazione, ma la fonte da cui essa proviene è sparita. Chi ha bisogno della catena documentale non deve cancellare il fascicolo.
Parimenti invariato: il titolo del fascicolo deve continuare a essere digitato prima della cancellazione — la protezione contro la confusione tra «cancellare» e «chiudere» dipende esattamente da questo. E la funzione non si pronuncia sul fatto che Lei possa cancellare un fascicolo. Gli obblighi di conservazione ed un eventuale piano di cancellazione dello studio restano una Sua decisione; se una cancellazione regga nel caso concreto va verificato prima del clic.
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