In una frase
Da noi un allegato è il ruolo che un documento svolge in un atto, con numero, versione e stato, e mai una seconda copia del file.
Perché fa la differenza
Chi archivia gli allegati come copie deve curare ogni modifica due volte: il documento viene sostituito, l'allegato resta superato. Per questo il documento esiste una sola volta nel DMS. «K1», «K2» o «B1» descrivono il ruolo che ha in un determinato atto. Rinominare o riordinare non crea copie e una nuova versione resta conservata come versione. Se un documento è nel cestino, l'elenco lo indica come lacuna. Lo strumento propone soltanto le assegnazioni; Lei conferma ciascuna e tutto può essere annullato.
Dallo stato al pacchetto
Con «Fissa lo stato» il portale congela l'elenco degli allegati di un atto: numero, documento e versione per ciascun allegato. Da questo stato del pacchetto nasce uno ZIP con frontespizio ed elenco di imballaggio e i file nella versione di quello stato. Il controllo di deposito indica valori orientativi, per esempio su numero di file, volume e nomi dei file, e non blocca nulla. Non sostituisce la verifica dei requisiti del Suo giudice. Il portale non invia nulla; il deposito lo effettua Lei attraverso il canale abituale.
Per l'IA
L'elenco degli allegati è a disposizione delle funzioni IA come contesto. L'IA descrive le foto solo al Suo clic, con elaborazione nell'UE. La descrizione è contrassegnata come non verificata e ciò che Lei ha escluso dall'IA resta escluso.
Per approfondire: Procedimenti giudiziari e allegati, e nel manuale Assegnare gli allegati e Pacchetto di deposito. L'articolo precedente: Un procedimento non è un documento.
