In una frase
Un collega in fase di test ha definito i passi di lavoro proposti troppo frammentati e l'interfaccia sovraccarica — la risposta non è in primo luogo il nuovo regolatore, bensì una regola di taglio valida a ogni livello: preparazione, bozza e deposito dello stesso documento sono un unico passo.
Due frasi, due problemi diversi
La segnalazione conteneva due critiche che si tende facilmente a mettere nello stesso calderone. «Troppo frammentato» non è un problema di interfaccia, bensì una questione di come venga scomposto un pacchetto di lavoro. «Sovraccarico» è una questione di simultaneità — e in parte semplicemente la stessa funzione sotto due nomi.
Il regolatore è la parte minore della risposta
Per l'elenco dei passi successivi esiste ora un regolatore a tre livelli, direttamente accanto al pulsante che genera l'elenco:
- Panoramica — da tre a cinque passi.
- Standard — da quattro a otto passi. L'impostazione predefinita; corrisponde al comportamento precedente.
- Dettagliato — fino a dodici passi.
Governa quantità e granularità, nient'altro — ed è consapevolmente distinto dal regolatore di profondità per il riassunto del fascicolo.
La vera modifica è una regola che vale sempre
Più importante del livello è il taglio di un passo. Questa regola vale ora trasversalmente ai livelli e in entrambe le modalità di scrittura — tanto nella generazione di un elenco quanto nella successiva correzione:
Un atto difensivo resta a ogni livello UN passo — preparazione, bozza e deposito non vengono mai separati.
Preparazione, bozza, allegati, deposito e annotazione dello stesso documento vanno insieme; le operazioni parziali appartengono alla descrizione del passo, non a righe autonome, e i punti di riempimento meramente organizzativi vengono meno. Se la regola fosse legata al livello, «dettagliato» sarebbe di nuovo esattamente il comportamento contestato — solo con l'osservazione che ci si è impostati così da soli.
«E adesso?» — una frase sopra il fascicolo
Sopra le schede del fascicolo compare ora una riga con esattamente una frase: che cosa viene dopo. È deterministica, non innesca alcuna chiamata all'IA e non costa nulla — interrogare un'IA a ogni apertura di pagina sarebbe stata una sesta opinione accanto a scadenze, copilota e flussi. Decide invece una sequenza fissa:
- Un termine scaduto.
- Un termine entro quattordici giorni o meno.
- Il punto aperto più urgente.
- Il numero dei punti aperti.
- Allestire il fascicolo.
- Caricare documenti.
- Nulla di urgente.
Due pulsanti, un agente
Nel cockpit del fascicolo «preparare l'udienza» e la scheda di flusso «preparare l'appuntamento» avviavano lo stesso agente — la differenza veniva spiegata con un testo di aiuto. Un testo di aiuto che spiega perché due pulsanti a pochi pixel di distanza facciano la stessa cosa non è la soluzione, bensì il rilievo. Da dodici punti di accesso ne sono rimasti nove, con zero duplicazioni. Nessuna modalità operativa è venuta meno: le opzioni degli avvii rapidi rimossi sono migrate nelle schede rimanenti, e un test lo fissa in modo permanente.
Raggruppamento con tre freni
Gli elenchi di passi più lunghi vengono raggruppati per categoria — ma solo se ciò aiuta. Il raggruppamento interviene solo a partire da cinque punti, richiede almeno due categorie reali e non ha luogo se più di un punto su due riceverebbe un gruppo proprio. Se scatta uno dei freni, resta l'elenco piatto. Un'articolazione in cui quasi ogni riga porta la propria intestazione è più inquieta di nessuna.
Che cosa questo non offre
Il regolatore non cambia ciò che l'IA ritiene corretto nel merito — cambia quanto finemente lo mette per iscritto; tre passi non affermano che ci sia meno da fare. La riga «E adesso?» dà priorità esclusivamente a ciò che è registrato in quel fascicolo: è un ausilio di lettura sul patrimonio esistente e non sostituisce alcun controllo delle scadenze; ciò che non è nel registro non può indicarlo. E l'interfaccia, con nove punti di accesso, non è improvvisamente snella — è solo priva di vie che arrivano due volte alla stessa destinazione.
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