In één zin
Bij het verwijderen van een dossier kunt u gecureerde kennis nu behouden — maar alleen door haar een echte nieuwe eigenaar te geven: de cliënt, de tegenpartij of het kantoorbrede verzameldossier. De standaardinstelling blijft onveranderd „alles verwijderen“.
De ene plek waar menselijk werk verdween
Een feit dat een advocaat persoonlijk heeft gecontroleerd, gecorrigeerd of vastgezet, is iets anders dan een feit dat een model uit een pdf heeft gehaald. Het ene is ruw materiaal, het andere is werkresultaat. Tot voor kort behandelde het platform beide op precies één plek gelijk: bij het verwijderen van een dossier ging alles mee wat eraan hing — ook het deel waarvoor een mens al verantwoordelijkheid had genomen. Voor ruwe extractieresultaten is dat juist. Voor gecontroleerde kennis was het een stil verlies.
Vier wegen, en drie daarvan moet u willen
Bij het verwijderen van een dossier kunt u nu kiezen uit vier geprotocolleerde wegen:
- Niets overnemen — de standaardinstelling. Het dossier verdwijnt volledig, zoals tot nu toe.
- Naar de cliënt — de gecontroleerde kennis verhuist naar de cliënt en overleeft daar het dossier.
- Naar de tegenpartij — hetzelfde voor kennis die aan de wederpartij hangt.
- Naar het kantoorbrede verzameldossier — voor kennis die aan geen van beide zijden eenduidig is toe te wijzen.
De drie overname-opties verschijnen alleen dan, wanneer er in dit dossier gecureerde feiten zijn en er een echt doel bestaat waarheen zij zouden kunnen verhuizen. Waar niets te redden valt, blijft het dialoogvenster net zo compact als voorheen.
Waarom alleen gecureerde kennis verhuist
Overgenomen wordt uitsluitend wat actief is en ofwel geverifieerd ofwel vastgezet werd. Ruwe AI-feiten gaan met het dossier mee — dat is opzet, geen lacune. Anders zou het verwijderen van een dossier in de praktijk een kopie zijn geworden: het volledige machinale bestand zou de verwijdering hebben overleefd, alleen onder een andere naam. De grens loopt daarom bewust daar waar een mens actief iets heeft bevestigd.
Om dezelfde reden is er geen optie „feiten verweesd behouden“. Kennis zonder dossier zou kennis zijn zonder toewijzing, zonder doel en zonder aanleiding tot verwijdering — en dat doorbreekt de verwachting die een verwijdering op grond van de DSGVO (de Duitse benaming van de AVG) oproept; hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in de privacyverklaring. Kennis blijft bij ons alleen met een echte nieuwe eigenaar.
Relaties verhuizen alleen mee als beide uiteinden meegaan
Feiten staan niet op zichzelf, zij zijn onderling verknoopt. Een verknoping verhuist daarom alleen mee wanneer beide eindpunten worden overgenomen. Verhuist maar één kant, dan blijft zij achter — anders zou op de bestemming een verbinding ontstaan die naar het niets wijst, en zou de relatiegraaf een verband beweren dat hij niet meer kan onderbouwen.
Geen half verwijderde toestand
De overname loopt volledig vóór de verwijdering. Mislukt zij, dan wordt de hele handeling afgebroken, en de melding zegt precies dat: „De kennis kon niet worden overgenomen — er is daarom NIETS verwijderd.“ Een tussentoestand waarin de documenten weg zijn en de kennis eveneens, bestaat niet.
Wat dit uitdrukkelijk niet doet
De belangrijkste beperking staat in het dialoogvenster zelf, en zij is onaangenaam genoeg om haar hier te herhalen: De vindplaatsen blijven als tekst bewaard, de bijbehorende documenten worden met het dossier verwijderd — een sprong naar het origineel is daarna niet meer mogelijk. Een overgenomen feit draagt dus nog steeds zijn citaat, maar de bron waaruit het stamt, is weg. Wie de bewijsketen nodig heeft, mag het dossier niet verwijderen.
Eveneens ongewijzigd: de dossiertitel moet nog altijd worden overgetypt voordat er wordt verwijderd — de bescherming tegen verwisseling van „verwijderen“ en „afsluiten“ hangt precies daaraan. En de functie doet geen uitspraak over de vraag of u een dossier überhaupt mag verwijderen. Bewaarplichten en een eventueel verwijderingsbeleid van het kantoor blijven uw beslissing; of een verwijdering in het concrete geval standhoudt, hoort vóór de klik te worden getoetst.
→ Het dossier in het advocatenportaal · Compliance & beroepsrecht · Beveiliging
