In één zin
Een testende collega noemde de voorgestelde werkstappen te kleinschalig en de gebruikersinterface overladen — het antwoord daarop is niet in de eerste plaats de nieuwe regelaar, maar een snitregel die op elke stand geldt: voorbereiding, concept en indiening van hetzelfde document zijn één enkele stap.
Twee zinnen, twee verschillende problemen
De terugkoppeling bevatte twee kritiekpunten die men gemakkelijk op één hoop gooit. „Te kleinschalig“ is geen probleem van de gebruikersinterface, maar een vraag naar hoe een werkpakket wordt opgedeeld. „Overladen“ is een vraag van gelijktijdigheid — en gedeeltelijk eenvoudigweg dezelfde functie onder twee namen.
De regelaar is het kleinere deel van het antwoord
Voor de lijst met volgende stappen is er nu een regelaar met drie standen, direct naast de knop die de lijst opwekt:
- Overzicht — drie tot vijf stappen.
- Standaard — vier tot acht stappen. De standaardinstelling; zij komt overeen met het tot nu toe geldende gedrag.
- Gedetailleerd — tot twaalf stappen.
Hij stuurt hoeveelheid en fijnheid, meer niet — en is bewust gescheiden van de diepteregelaar voor de dossiersamenvatting.
De eigenlijke wijziging is een regel die altijd geldt
Belangrijker dan de stand is de snit van een stap. Deze regel geldt nu over de standen heen en in beide schrijfmodi — bij het opwekken van een lijst evenzeer als bij het nacorrigeren:
Een processtuk blijft op elke stand ÉÉN stap — voorbereiding, concept en indiening worden nooit gescheiden.
Voorbereiding, concept, bijlagen, indiening en het noteren van hetzelfde document horen bij elkaar; deelhandelingen horen in de beschrijving van de stap, niet in eigen regels, en zuiver organisatorische opvulpunten vervallen. Zou de regel aan de stand zijn gekoppeld, dan was „gedetailleerd“ opnieuw precies het bekritiseerde gedrag — alleen met de opmerking dat men het toch zelf zo had ingesteld.
„En nu?“ — één zin boven het dossier
Boven de tabbladen van het dossier staat nu een regel met precies één zin: wat er als volgende aanstaat. Zij is deterministisch, wekt geen AI-aanroep op en kost niets — bij elke paginaweergave een AI raadplegen zou een zesde mening zijn geweest naast termijnen, Co-Pilot en werkstromen. In plaats daarvan beslist een vaste volgorde:
- Een overschreden termijn.
- Een termijn binnen veertien dagen of minder.
- Het dringendste openstaande punt.
- Het aantal openstaande punten.
- Het dossier inrichten.
- Documenten uploaden.
- Niets dringends.
Twee knoppen, één agent
In de dossiercockpit startten „Zitting voorbereiden“ en de werkstroomkaart „Afspraak voorbereiden“ dezelfde agent — het verschil werd via een helptekst uitgelegd. Een helptekst die uitlegt waarom twee knoppen op enkele pixels van elkaar hetzelfde doen, is niet de oplossing, maar de bevinding. Van twaalf ingangen werden er negen, waarvan nul dubbelingen. Geen enkele werkwijze is vervallen: de opties van de verwijderde snelstarts zijn naar de overblijvende kaarten verhuisd, en een test legt dat blijvend vast.
Groepering met drie remmen
Langere staplijsten worden per categorie gegroepeerd — maar alleen wanneer dat helpt. De groepering grijpt pas vanaf vijf punten, verlangt ten minste twee echte categorieën en blijft achterwege wanneer meer dan elk tweede punt een eigen groep zou krijgen. Grijpt een van de remmen, dan blijft de vlakke lijst. Een indeling waarin bijna elke regel zijn eigen kop draagt, is onrustiger dan helemaal geen.
Wat dit niet doet
De regelaar verandert niet wat de AI inhoudelijk juist acht — hij verandert hoe fijn zij het opschrijft; drie stappen zijn geen uitspraak dat er minder te doen zou zijn. De regel „En nu?“ prioriteert uitsluitend wat in dit dossier is vastgelegd: zij is een leeshulp op de bestaande voorraad en vervangt geen termijnbewaking; wat niet in het register staat, kan zij niet noemen. En de gebruikersinterface is met negen ingangen niet plotseling slank — zij is alleen vrij van wegen die tweemaal op dezelfde bestemming uitkomen.
→ Het dossier in het advocatenportaal · Agenten & werkstromen · Onze houding · Voor advocaten
