Der Unterschied zwischen einer Akte und einem Mandanten
Eine Akte ist ein einzelner Vorgang. Ein Mandant ist oft mehr als das — jemand, der über Jahre mit unterschiedlichen Anliegen wiederkommt. Bisher lebte alles, was Ihre Kanzlei über eine Person oder ein Unternehmen wusste, ausschließlich in der jeweiligen Akte. Ein neues Mandat bedeutete: wieder bei null.
Was jetzt zusätzlich möglich ist
Neben dem bewährten aktenbezogenen Gedächtnis (strukturierte Fakten, die einer einzelnen Akte zugeordnet sind) gibt es jetzt eine zweite, bewusst getrennte Ebene: kanzleiweites Wissen über einen Mandanten selbst, das über mehrere Akten hinweg erhalten bleibt. Beispiele: bevorzugte Kontaktzeiten, wiederkehrende Vertragspartner, frühere Ergebnisse ähnlich gelagerter Fälle, Besonderheiten in der Kommunikation.
Bestätigen statt automatisch übernehmen
Ein Vorschlag für einen neuen Merkposten wird — wie bei unserem bestehenden Aktenfakten-System — nie automatisch aktiv. Er landet zunächst als Vorschlag, den Sie oder ein Kollege bestätigen, bearbeiten oder verwerfen. Jeder Eintrag trägt eine Historie: wer ihn wann bestätigt oder geändert hat.
Wo es wirkt
Kennt Ihre Kanzlei bereits Kontaktdaten, Anrede oder Unternehmensform eines Mandanten, nutzen unser KI-Assistent, Lex & Lexi und der E-Mail-Antwort-Agent dieses Wissen automatisch mit — Sie tippen die Anrede nicht jedes Mal neu. Bei einer Organisation oder Behörde wird das in der Ansprache korrekt berücksichtigt, statt eine private Person zu unterstellen.
Klare Grenze zur Akte
Das Mandanten-Gedächtnis bleibt strikt vom eigentlichen Akteninhalt getrennt — es ersetzt keine Aktenfakten und wird nicht mit vertraulichem Sachverhalt aus einer einzelnen Akte vermischt. Und es bleibt, was Kanzlei-Wissen sein sollte: jederzeit einsehbar, korrigierbar und löschbar, mit vollem Bezug zu Ihren datenschutzrechtlichen Auskunfts- und Löschpflichten.
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