In einem Satz
Bevor Ihre Mandanten im Portal KI-Funktionen nutzen, erfahren sie aus einem Hinweis, was dabei übermittelt wird; Ihre Kanzlei bestimmt den Wortlaut und ob nur informiert oder eine Zustimmung verlangt wird.
Worum es geht
Im Mandantenportal können Mandanten sich ein Dokument oder eine Frist erklären lassen, Unterlagen einordnen oder die Sprachassistenz nutzen. Dabei wird Text an KI-Dienste übermittelt. Der Hinweis zur KI-Unterstützung sagt das offen und nennt auch die Grenzen der Maskierung. Er gilt nur für KI-Funktionen, die Mandanten im Portal selbst auslösen, nicht für die interne Auswertung Ihrer Akte.
In drei Schritten
- Vorlage prüfen: Unter Einstellungen, Bereich „Mandantenportal“, steht eine Vorlage in allen sieben Mandantensprachen bereit, mit Vorschau. Optional ergänzen Sie einen eigenen Absatz, etwa eine Ansprechperson für Fragen zur KI.
- Freigeben: Mit „Zur Freigabe“ wird der Text in allen sieben Sprachen eingefroren. Jede spätere Änderung ist eine neue Fassung.
- Verwendung wählen: „Aus“, „Informieren“ oder „Zustimmung verlangen“. Ab Werk ist „Informieren“ eingestellt; solange Sie keine eigene Fassung freigeben, sehen Mandanten den Standardtext der Plattform.
Was Mandanten sehen
Bei „Zustimmung verlangen“ gibt es bei der Einladung ein zweites Häkchen, und das Portal prüft die Zustimmung auch auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche. Bestandsmandanten werden einmal gefragt: Zustimmen, Ablehnen oder Später. Lehnt ein Mandant ab oder widerruft er, sind nur die KI-Funktionen im Portal aus; Dokumente, Nachrichten und Termine bleiben nutzbar. Geben Sie später eine neue Fassung frei, werden Mandanten, die der alten zugestimmt haben, einmal erneut gefragt.
Jede Entscheidung wird mit Zeitpunkt und Textfassung gespeichert, und Sie sehen, wie viele Mandanten zugestimmt, abgelehnt oder widerrufen haben.
Was es nicht tut
- Der Text ist keine Rechtsberatung. Ihre Kanzlei prüft und verantwortet ihn; prüfen Sie auch, ob Ihre Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung das Portal abdeckt.
- Ein Widerruf wirkt nur für die Zukunft.
- Ihre Mandanten zahlen für die KI-Funktionen nichts; sie laufen über das Kontingent Ihrer Kanzlei.
Mehr: Mandantenportal und im Handbuch Hinweis zur KI-Unterstützung im Mandantenportal.
