In einem Satz
Beim Anlegen einer Akte sucht das Portal den Namen in allen Akten Ihrer Kanzlei, die Sie sehen dürfen, als Mandant, Gegenpartei und Gegnervertreter, und ein Treffer verlangt eine Begründung, bevor es weitergeht.
So läuft die Prüfung
Sie legen eine Akte für die Müller Bau GmbH an. Die Karte „Kollisionsprüfung“ sucht den Namen in den Rollen Mandant, Gegenpartei und Gegnervertreter. Groß- und Kleinschreibung, Umlaute, Satzzeichen und die Reihenfolge von Vor- und Nachname spielen dabei keine Rolle. Steht die Müller Bau GmbH als Gegenpartei in einer laufenden Akte, zeigt die Karte Rolle, Aktenzeichen und Status, mehr nicht. Wollen Sie trotzdem anlegen, verlangt das Portal unter „Begründung für das Fortfahren“ mindestens zehn Zeichen, und die Begründung steht danach im Aktenverlauf. Die Prüfung läuft ohne KI und kostet nichts.
Mandatsanfrage annehmen
Eine Mandatsanfrage nehmen Sie mit „Annehmen & Akte anlegen“ an. Annahme und neue Akte entstehen in einem Schritt; auch ein Doppelklick erzeugt genau eine Akte. Die anfragende Person bekommt eine kurze Mail mit dem Namen Ihrer Kanzlei und dem Datum der Anfrage, ohne Angaben zum Sachverhalt.
Und am Ende des Mandats
Beim Abschließen einer Akte hält der Dialog das Mandatsende fest. Bei einer Akte nach deutschem Recht mit deutscher Zulassung zeigt er die Aufbewahrungsfrist nach § 50 Abs. 1 BRAO: sechs Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Mandat endete. In anderen Fällen steht ein neutraler Hinweis. Das Portal löscht nichts von selbst.
Was es nicht tut
- Die Suche vergleicht Namen nahezu exakt. Tippfehler, Abkürzungen oder Konzernverbindungen erkennt sie nicht.
- Vor der Annahme einer Anfrage ist der Name der anfragenden Person noch nicht bekannt; dann greift nur Ihre Sperrliste.
- Die berufsrechtliche Prüfung von Interessenkonflikten bleibt bei Ihnen; die Karte ist ein Hilfsmittel dafür.
Mehr: Compliance für Kanzleien und im Handbuch Interessenkonflikte sowie Von der Anfrage zur Akte.
