In einem Satz
Ein Passwort allein ist für Mandatsakten wenig Schutz: Jede Anwältin und jeder Anwalt kann die Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten, und die Kanzlei kann sie für das ganze Team vorschreiben.
So richten Sie es ein
Unter Einstellungen, Bereich „Anmeldung & Sicherheit“, scannen Sie einen QR-Code mit einer Authenticator-App, etwa auf Ihrem Diensthandy. Ab dann fragt die Anmeldung nach Passwort und einem Code aus der App. Dazu erhalten Sie einmalige Wiederherstellungscodes, die Sie als Datei speichern oder neu erzeugen können. Geht das Handy verloren, melden Sie sich mit einem dieser Codes an; wir schicken dann eine Hinweis-Mail, damit Sie es bemerken, falls es nicht Sie waren.
Pflicht für das Team
Im Bereich „Kanzlei & Team“ findet die Inhaberin den Schalter „Zwei-Faktor-Anmeldung für das Team“. Wer „Vorschreiben“ wählt, muss die Zwei-Faktor-Anmeldung selbst nutzen. Die Mitglieder sehen dann 14 Tage lang einen Hinweis; danach öffnen sie Akten erst, wenn sie den zweiten Faktor eingerichtet haben. Ein Beispiel: Die Kanzlei schaltet die Vorgabe am 1. des Monats ein. Ab dem 15. landet ein Kollege ohne zweiten Faktor beim Einrichten statt in der Akte.
Die Prüfung sitzt nicht nur in der Oberfläche: Auch die Server-Funktionen des Anwaltsportals prüfen, ob eine Sitzung den zweiten Faktor bestanden hat, bevor sie Aktendaten herausgeben.
Alles an einem Ort
Die Einstellungen sind eine Seite mit sieben Bereichen: Profil, Konto & Abo, Kanzlei & Team, KI & Datenschutz, Mandantenportal, Benachrichtigungen sowie Anmeldung & Sicherheit. Dort sehen Sie auch Ihre aktiven Anmeldungen und beenden einzelne Sitzungen, etwa auf einem vergessenen Laptop. Nach längerer Inaktivität meldet das Portal Sie ab; die Kanzlei kann dafür eine Höchstdauer festlegen.
Was es nicht tut
- Als zweiter Faktor dient ein Code aus einer Authenticator-App. SMS-Codes und Passkeys gibt es nicht.
- Ohne Vorgabe der Kanzlei bleibt die Zwei-Faktor-Anmeldung freiwillig.
- Zusätzliche Kosten entstehen nicht; die Funktion gehört zum Abo.
Mehr: Sicherheit, Compliance für Kanzleien und im Handbuch Anmeldung, Passwort und Sitzungen.
