Dokumente, die mitarbeiten.
Kein Ablage-Friedhof: Das DMS von Smart Legal Pro verbindet Ordner, Rechte und Versionen mit der Akten-KI — jedes Dokument ist zugleich Ablage und Wissensquelle. Mit Legal Hold, Vergleich und Übersetzung.
Ordner und Rechte, KI-lesbar
Der geteilte Explorer organisiert Dokumente in Ordnern mit feingranularen Freigaben. Gelöschtes bleibt als Soft-Delete referenziert — nichts verschwindet unbemerkt, und die KI liest denselben Bestand.
- Ordner, Container und Freigaben je Akte.
- Soft-Delete: gelöschte Dokumente bleiben nachvollziehbar.
- Dieselbe Ablage speist die Akten-KI.
- 01 Schriftverkehr — 12 Dokumente
- 02 Beweise — 5 Dokumente
- 03 Interne Notizen — freigabebeschränkt
Stände vergleichen, Beweise sichern
Das DMS ist versionsbewusst: Sie sehen, welche Fassung aktuell ist, vergleichen Stände und setzen ein Legal Hold, das Löschung und Änderung sperrt — für beweiserhebliche Dokumente.
- Versionsbewusst mit Vergleich zweier Stände.
- Legal Hold sperrt Löschung und Änderung.
- v3 aktuell — geändert 04.04.
- Vergleich v2 ↔ v3: 6 Änderungen
- Legal Hold aktiv — nicht löschbar
Die Akte als Arbeitsplatz
Jede Akte öffnet sich als Cockpit mit bis zu acht Registern — Cockpit, Überblick, Nächste Schritte, Beziehungsgraph, Beweise, Dokumente und Zeitverlauf sind immer da; das achte Register (Mandant & Portal) erscheint nur, wenn die Kanzlei das Mandantenportal aktiviert hat. Fremdsprachige Dokumente übersetzt das DMS und legt die Fassung in der Akte ab.
- Bis zu acht Register: Cockpit, Überblick, Beziehungsgraph, Dokumente, Zeitverlauf u. a.
- Übersetzung im DMS (Microsoft Azure), Fassung als PDF in der Akte.
- Cockpit · Überblick
- Nächste Schritte · Beziehungsgraph
- Beweise · Dokumente
- Zeitverlauf · Mandant & Portal
Einmal lesen, überall verwenden
Laden Sie dasselbe Dokument in derselben Akte ein zweites Mal hoch – auch unter anderem Dateinamen –, erkennt die Plattform es am Inhalt und bietet die vorhandene Fassung an. Texterkennung, Analyse und Fakten liegen bereits vor; ein zweiter Durchlauf entfällt, ebenso die zweite Abrechnung. Liegt das Dokument in einer anderen Akte, sagt Ihnen das Portal das und legt auf Wunsch eine eigene Kopie an, damit Fakten je Mandat getrennt bleiben.
- Erkannt wird der Inhalt, nicht der Dateiname oder Ordner – auch über Akten hinweg; aus einer anderen Akte wird eine eigene Kopie, deren Text neu erkannt wird.
- „Vorhandenes Dokument verwenden“ kostet nichts: Volltext, Analyse und Fakten sind bereits vorhanden.
- Im Zweifel entscheiden Sie: vorhandenes Dokument übernehmen oder es trotzdem als eigenständiges Dokument anlegen.
- Klageerwiderung.pdf — inhaltlich identisch mit einem bereits abgelegten Dokument
- Liegt bereits in dieser Akte vor
- Vorhandenes Dokument verwenden — kostet nichts
Gespräche werden Dokumente
Ton- und Videoaufnahmen in der Akte werden auf Klick transkribiert, abgerechnet je angefangener Minute. Das Transkript ist ein Dokument der Akte; Fakten daraus erscheinen als Aussage mit Sprecher, nicht als Tatsache. WhatsApp-Verläufe lesen Sie als Chat-Export ein.
- Nie automatisch: Transkribiert wird erst, wenn Sie es auslösen; Sprecher ordnen Sie den Beteiligten selbst zu.
- Zusatzabo Besprechungs-Mitschnitt: Ein Mitschnitt-Agent nimmt Besprechungen in Microsoft Teams und Google Meet auf, auch ohne Ihre Teilnahme. Andere Dienste, auch Zoom, schneiden Sie selbst im Browser mit.
- Sprecher 1 → Mandant (von Ihnen zugeordnet)
- „Die Kündigung kam am 3. März“ – Aussage des Mandanten
- Transkribiert auf Klick, je angefangene Minute
Eingangsrechnungen von Mandanten prüfen
Eine E-Rechnung, die Ihre Mandantin erhalten hat, prüfen Sie direkt am Dokument in der Akte: ohne KI, mit Regel und Fundstelle je Befund und einem Schreibentwurf an den Rechnungssteller. Im Abo ohne zusätzliche Kosten. Probieren Sie es vorab mit dem kostenlosen Werkzeug.
Kostenloses Werkzeug ausprobierenAgenten in diesem Workflow
Geteilter DMS-Explorer über Dokument-IDs — Ordner, Rechte und Soft-Delete; alle Lesepfade filtern Gelöschtes.
Nimmt neue Dokumente auf und aktualisiert den Beziehungsgraphen inkrementell.
Übersetzt fremdsprachige Dokumente (Microsoft Azure) und legt die Fassung in der Akte ab – im Format des Originals, als PDF oder als bearbeitbare Word-Datei.
Kontrolle & Sicherheit
- Soft-Delete: Gelöschtes bleibt referenziert, kein stiller Verlust.
- Legal Hold sperrt beweiserhebliche Dokumente vor Änderung und Löschung.
- Feingranulare Freigaben, mandantengetrennt (RLS).
- EU-Hosting, versioniert, auditierbar.
Lassen Sie Ihre Akten mitdenken.
Das KI-Anwaltsportal — EU-gehostet, berufsrechtskonform, mandantengetrennt. Sie behalten die Kontrolle, die KI macht die Vorarbeit.
