En une phrase
Lors de la création d'un dossier, le portail recherche le nom dans tous les dossiers de votre cabinet que vous êtes autorisé à voir, en tant que client, partie adverse et avocat adverse, et un résultat exige une justification avant de poursuivre.
Déroulement du contrôle
Vous créez un dossier pour la Müller Bau GmbH. La carte « Contrôle des conflits d’intérêts » recherche le nom dans les rôles client, partie adverse et avocat adverse. Les majuscules et minuscules, les trémas, la ponctuation et l'ordre du prénom et du nom n'ont pas d'importance. Si la Müller Bau GmbH figure comme partie adverse dans un dossier en cours, la carte affiche le rôle, la référence du dossier et le statut, rien de plus. Si vous souhaitez tout de même créer le dossier, le portail exige au moins dix caractères sous « Motif pour poursuivre », et le motif figure ensuite dans l'historique du dossier. Le contrôle se fait sans IA et ne coûte rien.
Accepter une demande de mandat
Vous acceptez une demande de mandat avec « Accepter et créer le dossier ». L'acceptation et le nouveau dossier sont réalisés en une seule étape ; même un double clic crée exactement un dossier. La personne à l'origine de la demande reçoit un court e-mail avec le nom de votre cabinet et la date de la demande, sans indication sur les faits.
Et à la fin du mandat
Lors de la clôture d'un dossier, la boîte de dialogue consigne la fin du mandat. Pour un dossier relevant du droit allemand avec une admission allemande, elle indique le délai de conservation selon le § 50 Abs. 1 BRAO : six ans, à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le mandat a pris fin. Dans les autres cas, une mention neutre apparaît. Le portail ne supprime rien de lui-même.
Ce que cela ne fait pas
- La recherche compare les noms de manière quasi exacte. Elle ne reconnaît ni les fautes de frappe, ni les abréviations, ni les liens entre sociétés d'un même groupe.
- Avant l'acceptation d'une demande, le nom de la personne à l'origine de la demande n'est pas encore connu ; seule votre liste d'exclusion s'applique alors.
- L'examen déontologique des conflits d'intérêts vous incombe ; la carte est un outil à cet effet.
Pour en savoir plus : Conformité pour les cabinets et dans le manuel Conflits d'intérêts ainsi que De la demande au dossier.
