In una frase
Quando crea un fascicolo, il portale cerca il nome in tutti i fascicoli del Suo studio che Lei può vedere, come cliente, controparte e legale della controparte, e un risultato richiede una motivazione prima di proseguire.
Come si svolge la verifica
Crea un fascicolo per la Müller Bau GmbH. La scheda «Verifica dei conflitti di interessi» cerca il nome nei ruoli di cliente, controparte e legale della controparte. Maiuscole e minuscole, dieresi, segni di punteggiatura e l'ordine di nome e cognome non contano. Se la Müller Bau GmbH figura come controparte in un fascicolo in corso, la scheda mostra ruolo, numero di fascicolo e stato, nient'altro. Se vuole crearlo comunque, il portale richiede in «Motivazione per procedere» almeno dieci caratteri, e la motivazione viene poi riportata nella cronologia del fascicolo. La verifica funziona senza IA e non costa nulla.
Accettare una richiesta di mandato
Una richiesta di mandato la accetta con «Accettare e creare il fascicolo». Accettazione e nuovo fascicolo nascono in un solo passaggio; anche un doppio clic crea esattamente un fascicolo. La persona richiedente riceve una breve e-mail con il nome del Suo studio e la data della richiesta, senza indicazioni sui fatti.
E alla fine del mandato
Quando chiude un fascicolo, la finestra di dialogo registra la fine del mandato. Per un fascicolo secondo il diritto tedesco con abilitazione tedesca mostra il periodo di conservazione ai sensi del § 50 Abs. 1 BRAO: sei anni, calcolati dalla fine dell'anno civile in cui è terminato il mandato. Negli altri casi compare un'indicazione neutra. Il portale non cancella nulla da solo.
Cosa non fa
- La ricerca confronta i nomi in modo quasi esatto. Non riconosce errori di battitura, abbreviazioni o legami societari.
- Prima dell'accettazione di una richiesta il nome della persona richiedente non è ancora noto; in quel caso interviene solo il Suo elenco di blocco.
- La verifica deontologica dei conflitti di interessi resta a Lei; la scheda è uno strumento di supporto.
Per approfondire: Compliance per studi legali e nel manuale Conflitti di interessi e Dalla richiesta al fascicolo.
