In één zin
Voordat uw cliënten in het portaal AI-functies gebruiken, lezen ze in een mededeling wat daarbij wordt doorgegeven; uw kantoor bepaalt de tekst en of alleen wordt geïnformeerd of om toestemming wordt gevraagd.
Waar het om gaat
In het cliëntenportaal kunnen cliënten zich een document of een termijn laten uitleggen, stukken laten indelen of de spraakassistent gebruiken. Daarbij wordt tekst doorgegeven aan AI-diensten. De mededeling over AI-ondersteuning zegt dat openlijk en noemt ook de grenzen van de maskering. Ze geldt alleen voor AI-functies die cliënten zelf in het portaal starten, niet voor de interne analyse van uw dossier.
In drie stappen
- Sjabloon controleren: onder Instellingen, onderdeel “Cliëntportaal”, staat een sjabloon klaar in alle zeven cliënttalen, met voorbeeldweergave. Optioneel voegt u een eigen alinea toe, bijvoorbeeld een contactpersoon voor vragen over AI.
- Vrijgeven: met “Vrijgeven” wordt de tekst in alle zeven talen bevroren. Elke latere wijziging is een nieuwe versie.
- Gebruik kiezen: “Uit”, “Informeren” of “Toestemming vragen”. Standaard is “Informeren” ingesteld; zolang u geen eigen versie vrijgeeft, zien cliënten de standaardtekst van het platform.
Wat cliënten zien
Bij “Toestemming vragen” is er bij de uitnodiging een tweede vinkje, en het portaal controleert de toestemming ook op de server, niet alleen in de interface. Bestaande cliënten wordt het één keer gevraagd: Instemmen, Weigeren of Later. Weigert een cliënt of trekt hij zijn toestemming in, dan zijn alleen de AI-functies in het portaal uitgeschakeld; documenten, berichten en afspraken blijven bruikbaar. Geeft u later een nieuwe versie vrij, dan wordt het cliënten die met de oude versie hebben ingestemd, één keer opnieuw gevraagd.
Elke beslissing wordt met tijdstip en tekstversie opgeslagen, en u ziet hoeveel cliënten hebben ingestemd, geweigerd of ingetrokken.
Wat het niet doet
- De tekst is geen juridisch advies. Uw kantoor controleert hem en is ervoor verantwoordelijk; controleer ook of uw verwerkersovereenkomst het portaal dekt.
- Een intrekking werkt alleen voor de toekomst.
- Uw cliënten betalen niets voor de AI-functies; die lopen via het quotum van uw kantoor.
Meer: Cliëntenportaal en in het handboek Mededeling over AI-ondersteuning in het cliëntenportaal.
