In één zin
Bij het aanmaken van een dossier zoekt het portaal de naam in alle dossiers van uw kantoor die u mag zien, als cliënt, wederpartij en advocaat van de wederpartij, en een treffer vraagt om een motivering voordat het verdergaat.
Zo verloopt de controle
U maakt een dossier aan voor de Müller Bau GmbH. De kaart “Belangenconflictcontrole” zoekt de naam in de rollen cliënt, wederpartij en advocaat van de wederpartij. Hoofdletters en kleine letters, umlauten, leestekens en de volgorde van voor- en achternaam spelen daarbij geen rol. Staat de Müller Bau GmbH als wederpartij in een lopend dossier, dan toont de kaart rol, dossiernummer en status, meer niet. Wilt u toch aanmaken, dan vraagt het portaal onder “Reden om door te gaan” minstens tien tekens, en de motivering staat daarna in het dossierverloop. De controle werkt zonder AI en kost niets.
Mandaatverzoek aannemen
Een mandaatverzoek neemt u aan met “Aannemen en dossier aanmaken”. Aanname en nieuw dossier ontstaan in één stap; ook een dubbelklik maakt precies één dossier aan. De persoon die het verzoek deed, krijgt een korte e-mail met de naam van uw kantoor en de datum van het verzoek, zonder gegevens over de zaak.
En aan het einde van het mandaat
Bij het afsluiten van een dossier legt het dialoogvenster het einde van het mandaat vast. Bij een dossier naar Duits recht met een Duitse toelating toont het de bewaartermijn volgens § 50 Abs. 1 BRAO: zes jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het mandaat eindigde. In andere gevallen staat er een neutrale melding. Het portaal verwijdert niets uit zichzelf.
Wat het niet doet
- De zoekfunctie vergelijkt namen vrijwel exact. Typfouten, afkortingen of concernverbindingen herkent ze niet.
- Vóór de aanname van een verzoek is de naam van de verzoeker nog niet bekend; dan werkt alleen uw blokkeerlijst.
- De beroepsrechtelijke toetsing van belangenconflicten blijft bij u; de kaart is daarvoor een hulpmiddel.
Meer: Compliance voor advocatenkantoren en in het handboek Belangenconflicten en Van verzoek naar dossier.
