In één zin
Een wachtwoord alleen is voor cliëntdossiers weinig bescherming: elke advocaat kan de tweefactorinlog inschakelen, en het kantoor kan die voor het hele team voorschrijven.
Zo stelt u het in
Onder Instellingen, onderdeel “Inloggen & beveiliging”, scant u een QR-code met een authenticator-app, bijvoorbeeld op uw zakelijke telefoon. Vanaf dan vraagt de aanmelding om uw wachtwoord en een code uit de app. Daarnaast krijgt u eenmalige herstelcodes, die u als bestand kunt opslaan of opnieuw kunt aanmaken. Raakt u de telefoon kwijt, dan meldt u zich aan met een van deze codes; wij sturen dan een e-mail met een melding, zodat u het merkt als u het niet zelf was.
Verplicht voor het team
In het onderdeel “Kantoor & team” vindt de eigenaar van het kantoor de schakelaar “Tweefactorinlog voor het team”. Wie “Voorschrijven” kiest, moet de tweefactorinlog zelf gebruiken. De leden zien dan 14 dagen lang een melding; daarna openen ze dossiers pas als ze de tweede factor hebben ingesteld. Een voorbeeld: het kantoor schakelt de verplichting op de 1e van de maand in. Vanaf de 15e komt een collega zonder tweede factor bij het instellen terecht in plaats van in het dossier.
De controle zit niet alleen in de interface: ook de serverfuncties van het advocatenportaal controleren of een sessie de tweede factor heeft doorstaan, voordat ze dossiergegevens vrijgeven.
Alles op één plek
De instellingen zijn één pagina met zeven onderdelen: Profiel, Account & abonnement, Kantoor & team, AI & privacy, Cliëntportaal, Meldingen en Inloggen & beveiliging. Daar ziet u ook uw actieve aanmeldingen en beëindigt u afzonderlijke sessies, bijvoorbeeld op een vergeten laptop. Na langere inactiviteit meldt het portaal u af; het kantoor kan daarvoor een maximale duur vastleggen.
Wat het niet doet
- Als tweede factor dient een code uit een authenticator-app. Sms-codes en passkeys zijn er niet.
- Zonder verplichting van het kantoor blijft de tweefactorinlog vrijwillig.
- Er zijn geen extra kosten; de functie hoort bij het abonnement.
Meer: Beveiliging, Compliance voor advocatenkantoren en in het handboek Aanmelden, wachtwoord en sessies.
