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Zusammenarbeit & Freigabe

Dokumente zur Prüfung senden, Unterlagen anfordern und Rückmeldungen einholen – auch ohne Mandantenportal: Link erstellen, Gültigkeit festlegen, widerrufen, und die Gastseiten ohne Konto, auf denen Empfänger ansehen, kommentieren und hochladen.

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Alle Aufnahmen zeigen erfundene Beispieldaten – keine echten Mandate, Personen oder Aktenzeichen. KI-Ausgaben können Fehler enthalten; sie ersetzen keine Rechtsberatung. Die Screenshots zeigen die deutsche Oberfläche. Smart Legal Pro selbst ist vollständig auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch und Polnisch nutzbar.

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Zur Prüfung senden

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Dokument zur Prüfung senden – auch ohne Mandantenportal
Im Kanzlei-DMS öffnen Sie per Rechtsklick „Dokument verwalten“ und dort „Zur Prüfung senden“. Der Dialog bietet eine Notiz an den Mandanten, die Option „Verbindlich – Ihr Mandant muss ausdrücklich zustimmen“ und den Weg „Per Link, ohne Anmeldung“. Dafür wird das Dokument für den Mandanten freigegeben, und er sieht stets die aktuelle Fassung. So läuft eine Prüfung auch dann, wenn der Mandant kein Portalkonto hat.
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Magic Link erstellen: Empfänger, Sprache und Gültigkeit
Der Dialog „Magic Link versenden“ verlangt vom Empfänger nur einen Namen; eine E-Mail-Adresse ist optional. Dazu wählen Sie die Sprache des Empfängers, in der die Gastseite erscheint, und die Gültigkeit in Tagen. Mit „Link erstellen“ entsteht der Link, die Kontaktdaten lassen sich bei Bedarf in der Mandantenverwaltung speichern. Der Empfänger braucht für das Ansehen und Antworten kein eigenes Konto.
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Link erzeugt: kopieren, weitergeben, Gültigkeit im Blick
Nach dem Erstellen zeigt der Dialog den fertigen Link mit einem Knopf zum Kopieren und dem Hinweis, dass er 14 Tage gültig ist. Weil keine E-Mail-Adresse eingetragen wurde, steht dort „bitte den Link manuell teilen“; mit Adresse würde die Kanzlei die Einladung selbst verschicken. Der Klartext-Link ist nach dem Schließen nicht mehr abrufbar, denn gespeichert wird nur eine Prüfsumme. Mit „Fertig“ schließen Sie den Dialog.
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Aktiver Link: Empfänger und Ablaufdatum auf einen Blick
Öffnen Sie „Zur Prüfung senden“ erneut, erkennt der Dialog den bestehenden Link: „Es besteht bereits ein aktiver Link für diese Anfrage“ mit Empfänger und Ablaufdatum. Zwei parallele Links für dieselbe Prüfung gibt es nicht, damit klar bleibt, wer was sehen darf. Wollen Sie einen neuen Link ausstellen, nutzen Sie „Schließen & neu erstellen“; der alte Link verliert dann seine Gültigkeit.
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Link widerrufen: Rückfrage vor dem Schließen
Vor dem Schließen fragt der Dialog „Link schließen und neu anlegen?“ und erklärt, dass der bestehende Link danach nicht mehr funktioniert. Sie können anschließend einen neuen Link für dieselbe Anfrage erstellen. Die rote Bestätigung verhindert, dass ein laufender Zugang versehentlich beendet wird. Wer den alten Link besitzt, sieht danach eine verständliche Meldung, dass die Prüfung zurückgezogen wurde.
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Gastansicht

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Gastansicht ohne Konto: Dokument ansehen und Rückmeldung geben
Wer den Link öffnet, sieht oben die Kanzlei mit der zuständigen Anwältin, die Notiz und genau ein Dokument, hier „Ablehnung-Autohaus“, mit dem Hinweis „Verbindlich“. Darunter stehen das Kommentarfeld und drei Entscheidungen: verbindlich zustimmen, Überarbeitung anfordern oder ablehnen. Die verbindliche Zustimmung wird erst frei, wenn das Dokument geöffnet wurde. Das Datum, bis zu dem der Link gilt, steht gut sichtbar im Kasten; ein Konto ist nicht nötig.
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Gast schreibt einen Kommentar – ohne Entscheidung
Hier hat der Gast im Kommentarfeld eine Rückfrage zur Verjährung formuliert. Mit „Nur Kommentar senden (ohne Entscheidung)“ geht sie an die Kanzlei, ohne dass der Gast zustimmt oder ablehnt. Der Link bleibt dabei aktiv, sodass später noch eine Entscheidung folgen kann. Ein Hinweis unten erklärt, dass die Rückmeldung verschlüsselt übertragen wird und nichts ohne Prüfung durch die Kanzlei übernommen wird.
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Rückmeldung gesendet: Der Gast weiß, dass die Kanzlei informiert ist
Nach dem Absenden erscheint ein grünes Häkchen mit „Vielen Dank! Ihr Kommentar wurde an die Kanzlei übermittelt.“ und dem Hinweis, dass die Kanzlei informiert wurde und das Fenster geschlossen werden kann. Die Meldung nennt je nach Entscheidung die passende Bestätigung, etwa für Zustimmung, Überarbeitung oder Ablehnung. In der Akte erscheint die Rückmeldung für die Kanzlei zur weiteren Bearbeitung.
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