Mandantenportal: Ihr Zugang zu Ihrer Kanzlei

Arbeitet eine Kanzlei mit Smart Legal Pro, kann sie Sie als Mandantin oder Mandanten in ihr Mandantenportal einladen. Sie nutzen dafür Ihr normales Konto – es gibt kein zweites Login.

So erhalten Sie Zugang

Ihre Kanzlei lädt Sie per E-Mail ein. Der Link führt Sie zur Annahme; haben Sie noch kein Konto, registrieren Sie sich in demselben Schritt. Die Einladung gilt nur für die E-Mail-Adresse, an die sie geschickt wurde, und nur für begrenzte Zeit – bei Fragen wenden Sie sich an Ihre Kanzlei. Sie können den Zugang auch selbst anstoßen: Auf dem Profil einer Kanzlei im Anwalts-Verzeichnis finden Sie (eingeloggt) den Knopf „Mandantenportal-Zugang anfragen“ – die Kanzlei erhält Ihre Anfrage und lädt Sie dann ein.

Der Bereichs-Umschalter

Nach der Annahme erscheint oben im Portal ein Umschalter zwischen Privatbereich und Ihrer Kanzlei. Im Kanzlei-Bereich sehen Sie eine bewusst schlanke Ansicht: die Übersicht Ihrer Kanzlei mit den für Sie freigegebenen Inhalten. Ihr Privatbereich mit Ihren eigenen Dokumenten und Werkzeugen bleibt unverändert daneben bestehen. Zusätzlich sehen Sie auf Ihrem Dashboard eine Einstiegskarte je verbundener Kanzlei — ein Klick führt direkt ins jeweilige Portal. Sie können mit mehreren Kanzleien gleichzeitig verbunden sein (egal ob Sie die Kanzlei hier gefunden haben oder eingeladen wurden); jede Kanzlei sieht dabei ausschließlich ihre eigenen geteilten Inhalte.

Was Sie sehen – und was nicht

Sie sehen nur, was Ihre Kanzlei ausdrücklich mit Ihnen teilt: Akten, an denen Sie beteiligt sind, und einzeln freigegebene Dokumente. Umgekehrt gilt dasselbe: Ihre Kanzlei sieht nicht Ihren Privatbereich – Ihre eigenen Dokumente und Unterhaltungen bleiben privat. Ihre Kanzlei entscheidet außerdem, welche Portal-Bereiche (z. B. Chat, Uploads, KI-Hilfen, Prüfungen) für ihre Mandanten aktiv sind – fehlt ein Bereich bei Ihnen, hat Ihre Kanzlei ihn bewusst abgeschaltet.

Kostenlos für Sie

Im Kanzlei-Bereich kaufen Sie zu keinem Zeitpunkt selbst Credits oder Tokens – jede KI-Nutzung hier (Assistent, Zusammenfassungen, Prüf-Hilfen, „Erklären“, Telefon-Assistenz) läuft ausschließlich auf dem Kontingent Ihrer Kanzlei und ist für Sie komplett kostenlos. Auch der Zugang selbst kostet Sie nichts. Der Assistent, der Sie beim ersten Besuch begrüßt und den Bereich erklärt, geht ebenfalls auf das Kontingent der Kanzlei – im Kanzlei-Bereich gibt es deshalb bewusst keine Kauf-Flächen. Ist der Assistent einmal nicht verfügbar, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Kanzlei.

Ihr Mandanten-Dashboard

Im Kanzlei-Bereich sehen Sie auf einen Blick, wie viele Akten und Dokumente für Sie freigegeben sind und ob eine Frist ansteht. Freigegebene Dokumente können Sie direkt ansehen oder herunterladen – PDFs und Bilder öffnen sich im Browser, alles Übrige wird geladen. Jede Akte hat eine eigene Ansicht mit den geteilten Dokumenten und den Fristen, die Ihre Kanzlei für Sie freigegeben hat. Gibt es seit Ihrem letzten Besuch etwas Neues, fasst ein kurzer Hinweis „Seit Ihrem letzten Besuch“ das für Sie zusammen – auch das auf Kosten der Kanzlei. Hat Ihre Kanzlei Ihnen ein zuständiges Kanzlei-Mitglied zugewiesen, sehen Sie es im Dashboard als „Ihr Ansprechpartner“ – mit Namen und E-Mail-Adresse.

Von der Kanzlei angeforderte Dokumente

Braucht Ihre Kanzlei bestimmte Unterlagen von Ihnen, sehen Sie im Reiter „Dokumente“ oben eine Checkliste mit den angeforderten Punkten. Zu jedem Punkt laden Sie das passende Dokument direkt hoch – es landet sofort in Ihrer Akte. Haben Sie ein Dokument nicht, können Sie den Punkt als „nicht verfügbar“ oder „später“ markieren, damit Ihre Kanzlei Bescheid weiß. Sobald Ihre Kanzlei etwas anfordert, werden Sie benachrichtigt. Setzt Ihre Kanzlei für die gesamte Anforderung eine Frist, sehen Sie oben an der Anforderung, wie viele Tage noch bleiben – oder dass die Frist bereits überschritten ist. Manche Punkte sind als Themensammlung markiert – dann geht es nicht um ein bestimmtes Dokument, sondern um alle Unterlagen zu einem Thema; hier können Sie mehrere Dateien nacheinander hochladen (z. B. alle Kontoauszüge der letzten drei Monate einzeln) statt nur eine – jede weitere Datei fügen Sie über „+ Weitere Datei hochladen“ hinzu, eine bereits hochgeladene Datei lässt sich dort auch einzeln wieder entfernen. Nach dem Hochladen prüft eine KI kurz, ob das Dokument zum angeforderten Punkt passt. Sie sehen eine ehrliche, freundliche Rückmeldung („passt“, „bitte prüfen“ oder „passt vermutlich nicht“) mit einem konkreten Hinweis, was zu tun ist; ist ein Scan schwer lesbar, bittet sie um ein neues Foto – gutes Licht, gerade von oben. Diese Prüfung läuft auf dem Kontingent der Kanzlei, nicht auf Ihre Kosten. Und laden Sie eine Datei über das Upload-Feld hoch, die zu einem offenen Punkt passt, schlägt das Portal die Zuordnung mit einem Klick vor. Bei „nicht verfügbar“ können Sie kurz begründen warum, bei „später“ ein Datum wählen – Ihre Kanzlei sieht beides. Sind Sie unsicher, ob Sie schon alles beisammen haben, hilft der Knopf „Habe ich alles?“: Eine KI gleicht kurz ab, ob zu dieser Anforderung noch etwas fehlt, und nennt gegebenenfalls nächste Schritte – das ist eine unverbindliche Einschätzung, keine Rechtsberatung, und läuft ebenfalls auf dem Kontingent der Kanzlei, nicht auf Ihre Kosten. Sind alle Punkte beantwortet, übermitteln Sie die Anforderung mit einem Klick gesammelt an Ihre Kanzlei (optional mit Nachricht). Damit ist sie noch nicht erledigt: Ihre Kanzlei prüft die Unterlagen und schließt die Anforderung ab – oder bittet Sie um Ergänzungen; in beiden Fällen werden Sie benachrichtigt. Die Kanzlei nimmt jedes Dokument ab oder bittet – mit Begründung – um ein anderes; darüber werden Sie benachrichtigt. Bleibt etwas länger offen, erinnert Sie das Portal dezent (nie öfter als alle drei Tage).

Eigene Dokumente hochladen

Sie können der Kanzlei auch selbst Dokumente in eine geteilte Akte geben – etwa einen Ausweis, einen Vertrag oder eine Rechnung. Öffnen Sie die Akte, bleiben Sie im Reiter „Dokumente“ und ziehen Sie Ihre Dateien in das Feld oben oder wählen Sie sie aus. Erlaubt sind PDF, Bilder und Word-Dokumente bis 25 MB; mehrere Dateien gehen in einem Schwung. Sobald der Haken erscheint, hat Ihre Kanzlei das Dokument in der Akte. Ihre eigenen Uploads erkennen Sie an der Markierung „Von Ihnen“. Ein KI-Assistent erkennt für Ihre Kanzlei kurz, um welche Art Dokument es sich handelt (etwa „Mietvertrag“) – das erleichtert die Zuordnung und läuft auf dem Kontingent der Kanzlei, nicht auf Ihre Kosten.

Hinweise in der Dokumentliste

In der Dokumentliste einer Akte kann an einer Datei ein Hinweis stehen: „Wird eingelesen“ heißt, dass der Text des Dokuments noch eingelesen wird – das geschieht automatisch, Sie müssen nichts tun. „Nicht lesbar“ heißt, dass die Texterkennung bei diesem Dokument fehlgeschlagen ist; bitte informieren Sie in diesem Fall Ihre Kanzlei. Dokumente, die die Kanzlei bewusst nicht automatisch auswertet, tragen keinen Hinweis.

Dokumente prüfen und freigeben

Manchmal bittet Sie Ihre Kanzlei, ein Dokument zu prüfen – etwa einen Entwurf, den Sie bestätigen sollen. Im Reiter „Zur Freigabe“ einer Akte sehen Sie solche Anfragen mit einem kurzen Hinweis der Kanzlei. Sie können das Dokument freigeben, um eine Änderung bitten oder es ablehnen – jeweils mit einem optionalen Kommentar. Ihre Rückmeldung geht direkt an die Kanzlei; den Verlauf sehen beide Seiten. Nichts wird automatisch entschieden – Sie behalten die Kontrolle.

„Was steht drin?“ – das Dokument verständlich erklärt

Bevor Sie entscheiden, hilft Ihnen ein KI-Assistent, das Dokument zu verstehen. Tippen Sie an der Prüf-Anfrage auf „Verständlich erklären“ – die KI fasst in einfacher Sprache zusammen:

• Kurz gesagt: worum es in dem Dokument geht;
• Worauf Sie achten sollten: Pflichten oder Zusagen, die Sie eingehen, und Punkte, die Sie prüfen oder nachfragen sollten;
• Fristen & Termine: Datumsangaben, die im Dokument genannt werden.

Das ist für Sie kostenlos (es läuft auf dem Kontingent Ihrer Kanzlei) und wird gespeichert, damit erneutes Ansehen nichts zusätzlich kostet. Wichtig: Die Erklärung ist eine Verständnishilfe in einfacher Sprache, keine Rechtsberatung – verbindlich ist allein das Dokument, und bei Fragen wenden Sie sich an Ihre Kanzlei. Lässt sich aus einem Dokument kein Text lesen (etwa bei einem reinen Scan) oder ist die Hilfe gerade nicht verfügbar, erhalten Sie einen kurzen Hinweis.

„Was hat sich geändert?“ – Fassungen vergleichen mit Risiko-Ampel

Hat Ihre Kanzlei ein zu prüfendes Dokument überarbeitet, gibt es davon mehrere Fassungen. Über „Was hat sich geändert?“ vergleicht die KI die letzte Änderung für Sie und zeigt eine Risiko-Ampel:

• Grün – nur geringfügige Änderungen;
• Gelb – bitte aufmerksam prüfen;
• Rot – bitte genau prüfen (z. B. geänderte Pflichten, Beträge oder Fristen).

Darunter sehen Sie die einzelnen Änderungen jeweils mit einem farbigen Punkt. Auch das läuft auf dem Kontingent Ihrer Kanzlei und ist eine Verständnishilfe, keine Rechtsberatung – verbindlich ist die aktuelle Fassung des Dokuments. Diese Fläche erscheint nur, wenn es tatsächlich mehr als eine Fassung gibt.

Entwürfe kommentieren und überarbeiten

Ihre Kanzlei kann Ihnen einen Entwurf (etwa einen Vertragsentwurf) direkt zur Bearbeitung freigeben. Sie finden ihn im Reiter „Dokumente“ unter „Von Ihrer Kanzlei zur Bearbeitung freigegeben“ und werden zusätzlich benachrichtigt. Je nach Freigabe-Stufe können Sie nur kommentieren (Text markieren, Kommentar anheften), Änderungen vorschlagen (Ihre Eingaben erscheinen als farbige Vorschläge, die die Kanzlei einzeln annimmt oder ablehnt) oder frei bearbeiten. Wichtig: Sie arbeiten immer auf einer Kopie – am Original der Kanzlei ändert sich nichts, bis Ihre Kanzlei Ihre Anmerkungen geprüft und übernommen hat. Ihre Arbeit wird automatisch gespeichert; sind Sie fertig, klicken Sie auf „An Kanzlei übermitteln“ (optional mit Nachricht). Den Knopf können Sie nutzen, sobald Sie den Entwurf bis zum Ende angesehen haben; auf dem Smartphone öffnen Sie die Kommentare über „Kommentare (n)“. Sie können eigene Kommentare und Antworten hinzufügen; ob ein Kommentar erledigt ist, entscheidet Ihre Kanzlei, und Sie werden benachrichtigt, wenn sie eine neue Fassung zurückgibt. Die Freigabe-Karte zeigt, wie viele Kommentare offen und erledigt sind. Eine Leiste über dem Entwurf nennt die Runde und den Stand (Ihre Anmerkungen sind noch nicht übermittelt · Ihre Kanzlei prüft · neue Fassung) und aktualisiert sich selbst, ohne dass Sie neu laden müssen; gibt die Kanzlei eine neue Fassung zurück, erscheint „Neue Fassung laden“. Über „Fassungen“ sehen Sie frühere Fassungen und was sich geändert hat. Beim ersten Öffnen erklärt ein kurzer Hinweis, wie Kommentieren funktioniert. Danach ist der Entwurf für Sie schreibgeschützt, bis die Kanzlei ihn ggf. für eine weitere Runde erneut freigibt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Entwurf Ihrer Kanzlei kommentieren: Schritt für Schritt.

Nachrichten an Ihre Kanzlei

In jeder für Sie freigegebenen Akte finden Sie den Reiter „Nachrichten“. Dort schreiben Sie direkt mit Ihrer Kanzlei – kurze Rückfragen, Hinweise oder Terminabsprachen. Neue Nachrichten Ihrer Kanzlei erkennen Sie an einem Zähler direkt an der jeweiligen Akte und an „Meine Kanzlei“ in der Seitenleiste. Ihre Nachrichten gehen direkt an Ihre Kanzlei; neue Unterlagen laden Sie im Reiter „Dokumente“ hoch.

Sie sehen an Ihrer letzten Nachricht, ob sie gesendet oder von der Kanzlei gelesen wurde, und wenn die Gegenseite gerade tippt. Möchten Sie sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen, können Sie über das Büroklammer-Symbol ein bereits für Sie freigegebenes Dokument der Akte an Ihre Nachricht anhängen – die Kanzlei sieht dann genau, worauf Sie sich beziehen. Neue Dateien laden Sie nicht über den Chat hoch, sondern im Reiter „Dokumente“ (siehe oben).

Allgemeiner Austausch – auch ohne Akte

Auf Ihrem Kanzlei-Dashboard finden Sie zusätzlich die Kachel „Nachricht an die Kanzlei“ – ein Nachrichtenkanal, der nicht an eine bestimmte Akte gebunden ist. Ihn nutzen Sie z. B., wenn Ihnen (noch) keine Akte zugeordnet ist oder Sie eine Frage außerhalb eines laufenden Verfahrens haben. Beginnt Ihre Kanzlei dort ein strukturiertes Mandanten-Gespräch – etwa mit einer kurzen Einführung und ein paar vorbereiteten Fragen zu Ihrem Anliegen –, finden Sie es unterhalb des allgemeinen Austauschs gelistet. Sie beantworten die Fragen frei in eigenen Worten und können jederzeit auch selbst Rückfragen stellen; eine Zusammenfassung für die Kanzlei erstellt die KI nur, wenn diese sie ausdrücklich abruft. Auch dieser Kanal ist für Sie kostenlos (Kontingent der Kanzlei).

Eine Nachricht nicht verstanden? „Erklären“

Klingt eine Nachricht Ihrer Kanzlei zu juristisch? Tippen Sie unter der Nachricht auf „Erklären“ – ein KI-Assistent fasst sie in einfachen Worten zusammen. Das ist für Sie kostenlos (es läuft auf dem Kontingent Ihrer Kanzlei) und ersetzt keine Rechtsberatung: Die Erklärung hilft beim Verstehen, verbindliche Auskünfte gibt Ihnen Ihre Kanzlei. Einmal erzeugte Erklärungen werden gespeichert, damit erneutes Ansehen nichts zusätzlich kostet. Ist die Hilfe einmal nicht verfügbar, wenden Sie sich bitte an Ihre Kanzlei.

Fristen mit Ihrer Rückmeldung

Manche Fristen, die Ihre Kanzlei für Sie freigibt, erwarten eine Rückmeldung von Ihnen – etwa eine Bestätigung, dass Sie ein Schreiben erhalten haben. Solche Fristen sind im Reiter „Fristen“ mit „Antwort erforderlich“ gekennzeichnet und zeigen, worum Ihre Kanzlei Sie bittet. Sie können kurz antworten oder die Frist einfach zur Kenntnis nehmen; Ihre Kanzlei sieht Ihre Rückmeldung mit Datum. Verstehen Sie eine Frist nicht, hilft Ihnen „Was bedeutet das?“ mit einer laienverständlichen KI-Erklärung – für Sie kostenlos (auf dem Kontingent der Kanzlei) und ausdrücklich keine Rechtsberatung.

Termine mit Ihrer Kanzlei

Bietet Ihre Kanzlei Online-Termine an, sehen Sie im Kanzlei-Bereich eine Karte „Ihre Termine“: Ihre anstehenden Termine mit Status (angefragt/bestätigt) und einen Knopf „Termin buchen“, der auf die Buchungsseite der Kanzlei führt. Jede Buchung ist zunächst eine Anfrage — die Kanzlei bestätigt sie, und Sie erhalten E-Mails samt Kalenderdatei. Anstehende Termine können Sie direkt auf der Karte absagen.

Kanzlei anrufen

Hat Ihre Kanzlei die Telefon-Assistenz aktiviert, zeigt die Kontakt-Karte „Kanzlei anrufen“: Sie sprechen mit einer digitalen, KI-gestützten Assistenz, die Ihr Anliegen aufnimmt (Thema, Dringlichkeit, Rückrufwunsch) und als Notiz an die Kanzlei weitergibt — sie gibt ausdrücklich keine Rechtsberatung. Anrufe laufen auf dem Kontingent Ihrer Kanzlei und sind für Sie kostenlos.

Benachrichtigungen

Wichtige Ereignisse Ihrer Kanzlei erscheinen in der Glocke oben rechts – derselben, die Sie aus Ihrem Privatbereich kennen; Sie brauchen also keinen zweiten Ort im Blick zu behalten. Sie werden benachrichtigt, wenn Ihre Kanzlei ein Dokument freigibt, Sie um eine Prüfung bittet, Ihnen eine Nachricht schreibt oder eine Frist für Sie freigibt. Ein Klick führt Sie direkt an die richtige Stelle in der Akte.

Gut zu wissen

• Ihre Aufgaben: Oben in Ihrem Kanzlei-Bereich listet die Karte „Ihre Aufgaben“ alles, was Ihre Kanzlei gerade von Ihnen braucht – über alle Akten, die fälligsten zuerst; ein Klick führt direkt an die richtige Stelle. In der Aktenliste zeigt „n offen“, wo etwas auf Sie wartet.
• Was ist passiert? Unter den Reitern einer Akte fasst ein kurzer Verlauf zusammen, was sich getan hat – freigegebene Dokumente, Fristen, Anforderungen, Prüfbitten und Entwürfe, die neuesten zuerst.
• „Verständlich erklären“ auch in der Dokumentliste: An Dokumenten, die Ihre Kanzlei mit Ihnen teilt, finden Sie im Reiter „Dokumente“ ebenfalls „Verständlich erklären“ – für Sie kostenlos (Kontingent der Kanzlei) und keine Rechtsberatung.
• Was auf Sie wartet: Kleine Zähler an den Reitern einer Akte zeigen offene Unterlagen-Anforderungen („Dokumente“), Fristen mit erbetener Antwort („Fristen“), Prüfbitten („Zur Freigabe“) und ungelesene Nachrichten („Nachrichten“). Ungelesenes im allgemeinen Austausch sehen Sie direkt an der Kachel „Nachricht an die Kanzlei“.
• Zum Kalender: Über „Zum Kalender“ übernehmen Sie einen Termin (mit Uhrzeit) oder eine Frist (als ganztägigen Eintrag am Fristtag) als Kalenderdatei in Ihren eigenen Kalender. Maßgeblich bleibt, was Ihre Kanzlei Ihnen mitteilt.
• Termine absagen: Beim Absagen können Sie freiwillig einen Grund angeben. Lässt sich ein Termin nicht mehr absagen, sagt Ihnen das Portal das im Klartext. Jeder Termin zeigt, ob er vor Ort, telefonisch oder per Video stattfindet, und die Uhrzeit mit Zeitzone.
• Lange Unterhaltungen: Der Chat zeigt zuerst die neuesten Nachrichten; ältere holen Sie oben über „Ältere Nachrichten laden“. Links in Nachrichten lassen sich antippen. Auf dem Smartphone macht die Eingabetaste einen Zeilenumbruch – gesendet wird über den Pfeil. Als „gelesen“ gilt eine Nachricht Ihrer Kanzlei erst, wenn Sie den Chat geöffnet vor sich haben und bis zu ihr gescrollt sind.
• Ihr Ansprechpartner: Hat Ihre Kanzlei Sprechzeiten oder eine Website im Profil hinterlegt, zeigt die Kontakt-Karte beides an.
• Kanzlei anrufen: Solange die Verbindung aufgebaut wird, können Sie abbrechen. Verlassen Sie die Seite während eines Gesprächs, fragt das Portal vorher nach. Ist die Telefon-Assistenz gerade nicht erreichbar, führt „Stattdessen eine Nachricht schreiben“ direkt in den Chat.
• Unterlagen ohne Akte: Im allgemeinen Austausch können Sie noch keine Dateien senden – das geht, sobald Ihre Kanzlei eine Akte für Sie freigegeben hat (im Reiter „Dokumente“ der Akte).
• Hochgeladen, aber nicht zugeordnet: Klappt nach dem Hochladen die Zuordnung zu einem angeforderten Punkt nicht, liegt die Datei trotzdem in der Akte. Über „Erneut zuordnen“ holen Sie die Zuordnung nach – ohne erneut hochzuladen.

Zugang beendet?

Endet das Mandat oder zieht die Kanzlei die Freigabe zurück, verschwindet der Kanzlei-Bereich einfach wieder aus Ihrem Konto. Ihr Privatbereich ist davon nie betroffen.