In einem Satz
Tonaufnahmen im DMS werden auf Ihren Klick zu einem Transkript mit Sprechern und Zeitmarken, und was darin gesagt wird, führt die Akte als Aussage einer Person, nicht als feststehende Tatsache.
So funktioniert es
Eine Mandantin schickt drei WhatsApp-Sprachnachrichten, in denen sie ein Gespräch mit ihrem Vermieter schildert. Sie laden die Dateien in die Akte, wählen per Rechtsklick „Transkribieren (Sprecher + Zeitstempel)“ und bestätigen den Hinweis. Das Transkript entsteht als eigenes Dokument der Akte, mit Zeilen wie „[02:14] Sprecher 1: …“. Unter „Sprecher benennen“ ordnen Sie die Stimmen Beteiligten der Akte zu. Erkannt werden gängige Formate wie MP3, WAV, M4A und WhatsApp-Sprachnachrichten, dazu Videos wie MP4 oder MOV; bei großen Videos zieht der Browser nur die Tonspur heraus. Ganze WhatsApp-Chat-Exporte lassen sich samt Sprachnachrichten importieren.
Aussage statt Tatsache
Fakten aus einem Transkript tragen, wer sie gesagt hat. Sie erscheinen unter „Aussagen aus Gesprächen“, und ein Klick spielt die Stelle in der Aufnahme ab. Auch Widersprüche werden mit Blick auf den Sprecher geprüft: Sagt dieselbe Person an zwei Stellen Verschiedenes, wird das eigens gekennzeichnet.
Kosten und Datenschutz
Die Transkription läuft nur, wenn Sie sie anstoßen; automatisch wird nichts transkribiert. Abgerechnet wird je angefangene Minute aus Ihrem KI-Kontingent, und nur, wenn das Transkript entsteht. Die Kosten sehen Sie vorher im Dialog. Ton lässt sich nicht pseudonymisieren: Die Aufnahme geht unverändert an unseren Transkriptionsdienstleister Mistral. Deshalb weist der Dialog vor der ersten Übertragung darauf hin, und Sie entscheiden je Aufnahme.
Was es nicht tut
- Die Sprechertrennung unterscheidet Stimmen, erkennt aber keine Personen. Namen und Zahlen können falsch verstanden werden; prüfen Sie wichtige Stellen am Ton.
- Eine Aufnahme darf bis zu 50 MB groß und bis zu drei Stunden lang sein.
- Die Tonspur großer Videos herauszuziehen, braucht einen aktuellen Browser wie Chrome, Edge oder Safari.
- Ob eine Aufnahme rechtmäßig entstanden ist und verwertet werden darf, beurteilen Sie.
Mehr: Dokumentenmanagement, im Handbuch Tonaufnahmen transkribieren und Aussagen aus Gesprächen.
