En une phrase
Sur votre clic, les enregistrements audio de la GED deviennent une transcription avec intervenants et horodatage, et ce qui y est dit est consigné dans le dossier comme déclaration d'une personne, non comme un fait établi.
Comment ça marche
Une cliente envoie trois messages vocaux WhatsApp dans lesquels elle relate une conversation avec son bailleur. Vous chargez les fichiers dans le dossier, choisissez par clic droit « Transcrire (intervenants + horodatage) » et confirmez l'avertissement. La transcription est créée comme document distinct du dossier, avec des lignes comme « [02:14] Intervenant 1 : … ». Sous « Nommer les intervenants », vous attribuez les voix aux personnes impliquées dans le dossier. Sont reconnus les formats courants comme MP3, WAV, M4A et les messages vocaux WhatsApp, ainsi que les vidéos comme MP4 ou MOV ; pour les grandes vidéos, le navigateur n'extrait que la piste audio. Des exports complets de chats WhatsApp peuvent être importés avec leurs messages vocaux.
Déclaration plutôt que fait
Les faits issus d'une transcription indiquent qui les a énoncés. Ils apparaissent sous « Déclarations issues d’échanges », et un clic fait écouter le passage dans l'enregistrement. Les contradictions sont elles aussi examinées en tenant compte de l'intervenant : si la même personne dit des choses différentes à deux endroits, cela est signalé spécifiquement.
Coûts et protection des données
La transcription ne s'exécute que si vous la lancez ; rien n'est transcrit automatiquement. Elle est décomptée par minute entamée sur votre quota d'IA, et seulement si la transcription est créée. Vous voyez les coûts à l'avance dans la boîte de dialogue. Le son ne peut pas être pseudonymisé : l'enregistrement est transmis tel quel à notre prestataire de transcription Mistral. C'est pourquoi la boîte de dialogue vous en avertit avant la première transmission, et vous décidez pour chaque enregistrement.
Ce que cela ne fait pas
- La séparation des intervenants distingue des voix, mais ne reconnaît pas les personnes. Des noms et des chiffres peuvent être mal compris ; vérifiez les passages importants en écoutant l'enregistrement.
- Un enregistrement peut atteindre 50 Mo et durer jusqu'à trois heures.
- Extraire la piste audio de grandes vidéos nécessite un navigateur récent comme Chrome, Edge ou Safari.
- C'est à vous d'apprécier si un enregistrement a été réalisé licitement et peut être exploité.
Pour en savoir plus : Gestion documentaire, dans le manuel Transcrire des enregistrements audio et Déclarations issues d’échanges.
