Koniec z odbijaniem e-maili przed każdą umową
Kto sporządza umowy o pracę, umowy z freelancerami lub umowy o świadczenie pomocy prawnej, zna ten problem: zanim umowa będzie gotowa, zwykle brakuje IBAN-u, numeru ubezpieczenia społecznego, identyfikatora podatkowego, daty urodzenia lub pełnego adresu drugiej strony. Zbieranie tych danych mailowo jest uciążliwe, podatne na błędy i delikatne pod względem ochrony danych.
Co-Fill rozwiązuje to w Smart Legal Pro: w kreatorze umowy zaznacza Pan/Pani dokładnie te pola, które ma wypełnić druga osoba, i wysyła bezpieczny link o ograniczonym czasie ważności. Umowę generuje Pan/Pani dopiero po powrocie danych.
Jak działa Co-Fill
- Zaznaczenie pól — w kreatorze wybiera Pan/Pani dla każdego pola, czy wypełni je samodzielnie, czy pozyska od odbiorcy.
- Wysłanie linku — wpisuje Pan/Pani adres e-mail odbiorcy, dodaje opcjonalną notatkę i gotowe. Zaproszenie wychodzi za pośrednictwem naszej wysyłki Brevo.
- Odbiorca wypełnia — bez konta. Strona publiczna pokazuje tylko pola, o które Pan/Pani poprosił(-a), w wybranym języku (DE/EN), z odnośnikiem do ochrony danych i noty prawnej.
- Śledzenie statusu — w kreatorze widzi Pan/Pani dla każdego odbiorcy: wysłano, otwarto, dane przesłano. Można wysłać ponownie lub dezaktywować link.
- Wygenerowanie umowy — gdy tylko dane są dostępne, zostają przeniesione do wersji roboczej i tworzy Pan/Pani umowę jak zwykle.
Dlaczego to ważne
- Mniej tarcia — żadnego formularza PDF mailem, żadnego dopytywania o literówki w numerze IBAN.
- Czysty przepływ danych — pola trafiają bezpośrednio do projektu umowy, a nie do załącznika e-mail.
- Wielojęzyczność — odbiorca wypełnia po niemiecku lub angielsku, a umowa jest generowana w jurysdykcji, którą Pan/Pani wybrał(-a).
- Bezpiecznie — linki wygasają automatycznie, można je w każdej chwili dezaktywować, a odbiorca nie widzi nic z pozostałej części umowy.
Typowe zastosowania
- Umowy o pracę — nowi pracownicy sami podają numer ubezpieczenia społecznego, identyfikator podatkowy, IBAN i dane bankowe.
- Umowy z freelancerami i umowy o dzieło — zewnętrzni usługodawcy wpisują adres do faktury, numer VAT i IBAN.
- Umowy o świadczenie pomocy prawnej — klienci uzupełniają adres, datę urodzenia i sygnaturę sprawy.
- Umowy o poufności (NDA) i umowy o współpracy — umocowanie do reprezentacji, rejestr handlowy i adres drugiej strony pochodzą prosto ze źródła.
Co musi Pan/Pani zrobić
Nic. Co-Fill jest od razu dostępny w każdym kreatorze umowy — gdy tylko zapisze Pan/Pani wersję roboczą, na dole zobaczy Pan/Pani kartę „Żądanie danych od strony umowy".
