Gedaan met het e-mail-pingpong vóór elk contract
Wie arbeidscontracten, freelanceovereenkomsten of opdrachtovereenkomsten opstelt, kent het probleem: voordat het contract definitief is, ontbreken meestal nog het IBAN, het socialezekerheidsnummer, het fiscaal nummer, de geboortedatum of het volledige adres van de tegenpartij. Deze gegevens per e-mail verzamelen is omslachtig, foutgevoelig en lastig op het vlak van gegevensbescherming.
Co-Fill lost dat op in Smart Legal Pro: in de contract-wizard selecteert u precies de velden die de andere persoon moet invullen en verstuurt u een beveiligde link met een beperkte geldigheidsduur. Pas als de gegevens terugkomen, genereert u het contract.
Zo werkt Co-Fill
- Velden markeren — in de wizard kiest u per veld of u het zelf invult of bij de ontvanger opvraagt.
- Link versturen — vul het e-mailadres van de ontvanger in, voeg een optionele notitie toe, klaar. De uitnodiging gaat de deur uit via onze Brevo-verzending.
- De ontvanger vult in — zonder account. De openbare pagina toont alleen de velden die u hebt opgevraagd, in de gekozen taal (DE/EN), met een verwijzing naar de gegevensbescherming en de wettelijke informatie.
- Status volgen — in de wizard ziet u per ontvanger: verzonden, geopend, gegevens ingediend. U kunt opnieuw versturen of de link deactiveren.
- Contract genereren — zodra de gegevens binnen zijn, worden ze in het concept overgenomen en maakt u het contract zoals gebruikelijk aan.
Waarom dit belangrijk is
- Minder wrijving — geen pdf-formulier per e-mail, geen navragen bij tikfouten in het IBAN.
- Zuivere gegevensstroom — velden komen rechtstreeks in het contractconcept terecht, niet in een e-mailbijlage.
- Meertalig — de ontvanger vult in het Duits of Engels in, en het contract wordt gegenereerd in de jurisdictie die u hebt gekozen.
- Veilig — links verlopen automatisch, kunnen op elk moment worden gedeactiveerd en de ontvanger ziet niets van de rest van het contract.
Typische toepassingen
- Arbeidscontracten — nieuwe medewerkers leveren zelf hun socialezekerheidsnummer, fiscaal nummer, IBAN en bankgegevens aan.
- Freelance- en aannemingsovereenkomsten — externe dienstverleners voeren hun factuuradres, btw-nummer en IBAN in.
- Opdrachtovereenkomsten — cliënten vullen hun adres, geboortedatum en dossiernummer aan.
- Geheimhoudings- en samenwerkingsovereenkomsten — de vertegenwoordigingsbevoegdheid, het handelsregister en het adres van de tegenpartij komen rechtstreeks uit de eerste hand.
Wat u moet doen
Niets. Co-Fill is meteen beschikbaar in elke contract-wizard — zodra u een concept hebt opgeslagen, ziet u onderaan de kaart 'Gegevensaanvraag aan de contractpartij'.
