Portal klienta: Państwa dostęp do kancelarii

Jeśli kancelaria współpracuje z Smart Legal Pro, może zaprosić Państwa jako klientów do swojego portalu klienta. Mogą Państwo korzystać w tym celu ze swojego zwykłego konta – nie ma potrzeby tworzenia drugiego loginu.

Jak uzyskać dostęp

Kancelaria wyśle Państwu zaproszenie drogą e-mailową. Link przekieruje Państwa do akceptacji; jeśli nie mają Państwo jeszcze konta, w tym samym kroku można dokonać rejestracji. Zaproszenie jest ważne tylko dla adresu e-mail, na który zostało wysłane, i tylko przez ograniczony czas – w razie pytań prosimy o kontakt z kancelarią. Mogą Państwo również samodzielnie zainicjować dostęp: na profilu kancelarii w katalogu prawników (po zalogowaniu) znajdą Państwo przycisk „Poproś o dostęp do portalu klienta” – kancelaria otrzyma Państwa prośbę i wyśle zaproszenie.

Przełącznik obszarów

Po zaakceptowaniu zaproszenia w górnej części portalu pojawi się przełącznik między obszarem prywatnym a kancelarią. W obszarze kancelarii zobaczą Państwo celowo uproszczony widok: przegląd kancelarii z udostępnionymi Państwu treściami. Państwa obszar prywatny z własnymi dokumentami i narzędziami pozostaje bez zmian. Dodatkowo na pulpicie nawigacyjnym (dashboard) widoczna będzie karta dostępu dla każdej powiązanej kancelarii – jedno kliknięcie przeniesie Państwa bezpośrednio do odpowiedniego portalu. Mogą Państwo być powiązani z kilkoma kancelariami jednocześnie (niezależnie od tego, czy znaleźli Państwo kancelarię tutaj, czy zostali Państwo zaproszeni); każda kancelaria widzi wyłącznie własne udostępnione treści.

Co Państwo widzą – a czego nie

Widzą Państwo tylko to, co kancelaria wyraźnie Państwu udostępnia: akta sprawy, w których Państwo uczestniczą, oraz pojedynczo udostępnione dokumenty. W drugą stronę obowiązuje ta sama zasada: kancelaria nie widzi Państwa obszaru prywatnego – Państwa własne dokumenty i rozmowy pozostają prywatne. Kancelaria decyduje również, które obszary portalu (np. czat, przesyłanie plików, pomoc AI, weryfikacje) są aktywne dla jej klientów – jeśli brakuje u Państwa jakiegoś obszaru, oznacza to, że kancelaria celowo go wyłączyła.

Bezpłatnie dla Państwa

W obszarze kancelarii w żadnym momencie nie kupują Państwo samodzielnie kredytów ani tokenów – każde użycie AI w tym miejscu (asystent, podsumowania, pomoc w weryfikacji, „Wyjaśnij”, asystent telefoniczny) jest rozliczane wyłącznie w ramach limitu kancelarii i jest dla Państwa całkowicie bezpłatne. Również sam dostęp jest bezpłatny. Asystent, który wita Państwa przy pierwszej wizycie i wyjaśnia działanie obszaru, również korzysta z limitu kancelarii – dlatego w obszarze kancelarii celowo nie ma miejsc do dokonywania zakupów. Jeśli asystent będzie niedostępny, prosimy o bezpośredni kontakt z kancelarią.

Państwa pulpit klienta

W obszarze kancelarii mogą Państwo jednym rzutem oka sprawdzić, ile akt sprawy i dokumentów zostało Państwu udostępnionych oraz czy zbliża się jakiś termin. Udostępnione dokumenty mogą Państwo bezpośrednio przeglądać lub pobierać – pliki PDF i obrazy otwierają się w przeglądarce, pozostałe pliki są pobierane. Każde akta sprawy mają własny widok z udostępnionymi dokumentami oraz terminami, które kancelaria Państwu udostępniła. Jeśli od Państwa ostatniej wizyty pojawiło się coś nowego, krótka informacja „Od Państwa ostatniej wizyty” podsumuje to dla Państwa – również na koszt kancelarii. Jeśli kancelaria wyznaczyła Państwu osobę kontaktową, zobaczą ją Państwo na pulpicie nawigacyjnym jako „Państwa osoba kontaktowa” – wraz z imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail.

Dokumenty wymagane przez kancelarię

Jeśli kancelaria potrzebuje od Państwa określonych dokumentów, w zakładce „Dokumenty” na górze zobaczą Państwo listę kontrolną z wymaganymi punktami. Do każdego punktu mogą Państwo bezpośrednio przesłać odpowiedni dokument – trafi on natychmiast do Państwa akt sprawy. Jeśli nie posiadają Państwo jakiegoś dokumentu, mogą Państwo oznaczyć dany punkt jako „niedostępne” lub „później”, aby kancelaria była poinformowana. Gdy tylko kancelaria zażąda jakiegoś dokumentu, otrzymają Państwo powiadomienie. Jeśli kancelaria wyznaczy termin dla całego żądania, na górze żądania zobaczą Państwo, ile dni pozostało – lub informację, że termin już minął. Niektóre punkty są oznaczone jako zbiór tematów – wtedy nie chodzi o konkretny dokument, lecz o wszystkie dokumenty dotyczące danego tematu; w tym przypadku mogą Państwo przesyłać kilka plików jeden po drugim (np. wszystkie wyciągi bankowe z ostatnich trzech miesięcy osobno) zamiast tylko jednego – każdy kolejny plik dodają Państwo za pomocą „+ Prześlij kolejny plik”, a już przesłany plik można tam również usunąć. Po przesłaniu AI krótko sprawdza, czy dokument pasuje do wymaganego punktu. Otrzymają Państwo uczciwą, przyjazną informację zwrotną („pasuje”, „proszę sprawdzić” lub „prawdopodobnie nie pasuje”) wraz z konkretną wskazówką, co należy zrobić; jeśli skan jest słabo czytelny, AI poprosi o nowe zdjęcie – w dobrym świetle, zrobione prosto z góry. Ta weryfikacja jest rozliczana w ramach limitu kancelarii, a nie na Państwa koszt. Jeśli prześlą Państwo plik przez pole przesyłania, który pasuje do otwartego punktu, portal zaproponuje przypisanie jednym kliknięciem. W przypadku „niedostępne” mogą Państwo krótko uzasadnić dlaczego, a w przypadku „później” wybrać datę – kancelaria widzi obie te informacje. Jeśli nie są Państwo pewni, czy mają już wszystko, pomoże przycisk „Czy mam wszystko?”: AI krótko sprawdzi, czy do tego żądania czegoś jeszcze brakuje, i w razie potrzeby wskaże kolejne kroki – jest to niewiążąca ocena, a nie porada prawna, która również jest rozliczana w ramach limitu kancelarii, a nie na Państwa koszt. Gdy wszystkie punkty zostaną wypełnione, mogą Państwo jednym kliknięciem przesłać zbiorczo żądanie do kancelarii (opcjonalnie z wiadomością). To jeszcze nie koniec: kancelaria sprawdzi dokumenty i zamknie żądanie – lub poprosi o uzupełnienia; w obu przypadkach otrzymają Państwo powiadomienie. Kancelaria zatwierdzi każdy dokument lub poprosi – z uzasadnieniem – o inny; o tym również zostaną Państwo powiadomieni. Jeśli coś pozostaje otwarte przez dłuższy czas, portal dyskretnie przypomni o tym (nie częściej niż co trzy dni).

Przesyłanie własnych dokumentów

Mogą Państwo również samodzielnie przekazywać kancelarii dokumenty do udostępnionych akt sprawy – na przykład dowód osobisty, umowę lub fakturę. Proszę otworzyć akta sprawy, pozostać w zakładce „Dokumenty” i przeciągnąć pliki do pola na górze lub wybrać je z dysku. Dozwolone są pliki PDF, obrazy oraz dokumenty Word o rozmiarze do 25 MB; można przesyłać kilka plików jednocześnie. Gdy tylko pojawi się znacznik wyboru, kancelaria otrzyma dokument w aktach sprawy. Własne przesłane pliki rozpoznają Państwo po oznaczeniu „Przez Państwa”. Asystent AI w krótkim czasie rozpozna dla kancelarii, z jakim rodzajem dokumentu mają Państwo do czynienia (np. „Umowa najmu”) – ułatwia to przyporządkowanie i jest rozliczane w ramach limitu kancelarii, a nie na Państwa koszt.

Wskazówki na liście dokumentów

Na liście dokumentów w aktach sprawy przy pliku może pojawić się wskazówka: „Trwa wczytywanie” oznacza, że tekst dokumentu jest jeszcze wczytywany – dzieje się to automatycznie, nie muszą Państwo nic robić. „Nieczytelny” oznacza, że rozpoznawanie tekstu w tym dokumencie nie powiodło się; w takim przypadku prosimy poinformować swoją kancelarię. Dokumenty, których kancelaria świadomie nie przetwarza automatycznie, nie posiadają żadnej wskazówki.

Sprawdzanie i zatwierdzanie dokumentów

Czasami kancelaria prosi Państwa o sprawdzenie dokumentu – na przykład projektu, który mają Państwo potwierdzić. W zakładce „Do akceptacji” w aktach sprawy zobaczą Państwo takie prośby wraz z krótką informacją od kancelarii. Mogą Państwo zatwierdzić dokument, poprosić o wprowadzenie zmian lub go odrzucić – w każdym przypadku z opcjonalnym komentarzem. Państwa odpowiedź trafia bezpośrednio do kancelarii; obie strony widzą historię działań. Nic nie jest rozstrzygane automatycznie – zachowują Państwo pełną kontrolę.

„Co jest w środku?” – dokument wyjaśniony w prosty sposób

Zanim podejmą Państwo decyzję, asystent AI pomoże Państwu zrozumieć dokument. Przy prośbie o sprawdzenie należy kliknąć „Wyjaśnij prostym językiem” – AI podsumuje treść w prosty sposób:

• W skrócie: o czym jest dokument;
• Na co należy zwrócić uwagę: obowiązki lub zobowiązania, które Państwo przyjmują, oraz punkty, które należy sprawdzić lub wyjaśnić;
• Terminy: daty wymienione w dokumencie.

Jest to dla Państwa bezpłatne (rozliczane w ramach limitu kancelarii) i zostaje zapisane, dzięki czemu ponowne wyświetlenie nie generuje dodatkowych kosztów. Ważne: wyjaśnienie jest pomocą w zrozumieniu treści w prostym języku, a nie poradą prawną – wiążący jest wyłącznie dokument, a w razie pytań prosimy zwrócić się do swojej kancelarii. Jeśli z dokumentu nie można odczytać tekstu (np. w przypadku zwykłego skanu) lub pomoc jest aktualnie niedostępna, otrzymają Państwo krótką informację.

„Co się zmieniło?” – porównywanie wersji z sygnalizacją ryzyka

Jeśli kancelaria poprawiła dokument przeznaczony do sprawdzenia, może istnieć kilka jego wersji. Za pomocą funkcji „Co się zmieniło?” AI porówna dla Państwa ostatnią zmianę i wyświetli sygnalizację ryzyka:

• Zielony – tylko drobne zmiany;
• Żółty – prosimy o uważne sprawdzenie;
• Czerwony – prosimy o dokładne sprawdzenie (np. zmienione obowiązki, kwoty lub terminy).

Poniżej zobaczą Państwo poszczególne zmiany, każda z kolorowym punktem. To również jest rozliczane w ramach limitu kancelarii i stanowi pomoc w zrozumieniu treści, a nie poradę prawną – wiążąca jest aktualna wersja dokumentu. Ten obszar pojawia się tylko wtedy, gdy faktycznie istnieje więcej niż jedna wersja.

Komentowanie i poprawianie projektów

Kancelaria może udostępnić Państwu projekt (np. projekt umowy) bezpośrednio do edycji. Znajdą go Państwo w zakładce „Dokumenty“ pod nazwą „Udostępnione przez Państwa kancelarię do konsultacji“ i otrzymają Państwo dodatkowe powiadomienie. W zależności od poziomu uprawnień mogą Państwo tylko komentować (zaznaczyć tekst, dodać komentarz), proponować zmiany (wprowadzone przez Państwa dane pojawią się jako kolorowe sugestie, które kancelaria może zaakceptować lub odrzucić) lub dowolnie edytować. Ważne: pracują Państwo zawsze na kopii – w oryginale kancelarii nic się nie zmienia, dopóki kancelaria nie sprawdzi i nie przejmie Państwa uwag. Państwa praca jest zapisywana automatycznie; po zakończeniu należy kliknąć „Przekaż kancelarii“ (opcjonalnie z wiadomością). Przycisk ten można wykorzystać, gdy przejrzą Państwo projekt do końca; na smartfonie komentarze otwiera się przez „Komentarze (n)”. Mogą Państwo dodawać własne komentarze i odpowiedzi; o tym, czy komentarz jest zakończony, decyduje kancelaria, a Państwo zostaną powiadomieni, gdy kancelaria zwróci nową wersję. Karta udostępnienia pokazuje, ile komentarzy jest otwartych, a ile zakończonych. Pasek nad projektem wskazuje rundę i status (Państwa uwagi nie zostały jeszcze przekazane · kancelaria sprawdza · nowa wersja) i aktualizuje się automatycznie, bez konieczności odświeżania strony; jeśli kancelaria zwróci nową wersję, pojawi się przycisk „Wczytaj nową wersję“. Za pomocą „Wersje“ mogą Państwo zobaczyć wcześniejsze wersje i to, co się zmieniło. Przy pierwszym otwarciu krótka wskazówka wyjaśnia, jak działa komentowanie. Następnie projekt jest dla Państwa tylko do odczytu, dopóki kancelaria ewentualnie nie udostępni go ponownie do kolejnej rundy. Instrukcję krok po kroku znajdą Państwo pod Komentowanie projektu udostępnionego przez kancelarię: krok po kroku.

Wiadomości do kancelarii

W każdych udostępnionych Państwu aktach sprawy znajdą Państwo zakładkę „Wiadomości”. Można tam pisać bezpośrednio z kancelarią – zadawać krótkie pytania, przekazywać wskazówki lub ustalać terminy. Nowe wiadomości od kancelarii rozpoznają Państwo po liczniku bezpośrednio przy danych aktach sprawy oraz po „Moja kancelaria” w pasku bocznym. Państwa wiadomości trafiają bezpośrednio do kancelarii; nowe dokumenty należy przesyłać w zakładce „Dokumenty”.

Przy ostatniej wiadomości widzą Państwo, czy została ona wysłana, czy przeczytana przez kancelarię, a także czy druga strona właśnie pisze. Jeśli chcą Państwo odnieść się do konkretnego dokumentu, mogą Państwo za pomocą ikony spinacza dołączyć do wiadomości dokument już udostępniony w aktach sprawy – kancelaria będzie wtedy dokładnie wiedziała, do czego się Państwo odnoszą. Nowych plików nie przesyła się przez czat, lecz w zakładce „Dokumenty” (patrz wyżej).

Ogólna wymiana informacji – również bez akt sprawy

Na pulpicie nawigacyjnym kancelarii znajdą Państwo dodatkowo kartę „Wiadomość do kancelarii“ – kanał komunikacji, który nie jest przypisany do konkretnych akt sprawy. Mogą Państwo z niego korzystać np. wtedy, gdy (jeszcze) nie przypisano Państwu żadnych akt sprawy lub mają Państwo pytanie niezwiązane z toczącym się postępowaniem. Jeśli kancelaria rozpocznie tam ustrukturyzowaną rozmowę z klientem – np. z krótkim wprowadzeniem i kilkoma przygotowanymi pytaniami dotyczącymi Państwa sprawy – znajdą ją Państwo na liście poniżej ogólnej wymiany informacji. Odpowiadają Państwo na pytania własnymi słowami i w każdej chwili mogą Państwo sami zadać pytania dodatkowe; AI tworzy podsumowanie dla kancelarii tylko wtedy, gdy ta wyraźnie o nie poprosi. Ten kanał jest również dla Państwa bezpłatny (rozliczany w ramach limitu kancelarii).

Nie zrozumieli Państwo wiadomości? „Wyjaśnij“

Wiadomość od kancelarii brzmi zbyt prawniczo? Proszę kliknąć pod wiadomością „Wyjaśnij“ – asystent AI podsumuje ją w prostych słowach. Jest to dla Państwa bezpłatne (rozliczane w ramach limitu kancelarii) i nie zastępuje porady prawnej: wyjaśnienie pomaga w zrozumieniu treści, natomiast wiążących informacji udziela Państwu kancelaria. Raz wygenerowane wyjaśnienia są zapisywane, dzięki czemu ponowne wyświetlenie nie generuje dodatkowych kosztów. Jeśli pomoc będzie niedostępna, prosimy o kontakt z kancelarią.

Terminy z Państwa odpowiedzią

Niektóre terminy, które kancelaria udostępnia Państwu, wymagają od Państwa odpowiedzi – np. potwierdzenia otrzymania pisma. Takie terminy są oznaczone w zakładce „Terminy“ jako „Wymagana odpowiedź“ i wskazują, o co prosi kancelaria. Mogą Państwo krótko odpowiedzieć lub po prostu przyjąć termin do wiadomości; kancelaria zobaczy Państwa odpowiedź wraz z datą. Jeśli nie rozumieją Państwo terminu, pomoże Państwu „Co to oznacza?“ z wyjaśnieniem AI w prostym języku – jest to dla Państwa bezpłatne (rozliczane w ramach limitu kancelarii) i wyraźnie nie stanowi porady prawnej.

Terminy z kancelarią

Jeśli kancelaria oferuje terminy online, w obszarze kancelarii zobaczą Państwo kartę „Państwa terminy“: Państwa nadchodzące terminy ze statusem (zapytanie/potwierdzono) oraz przycisk „Zarezerwuj termin“, który prowadzi do strony rezerwacji kancelarii. Każda rezerwacja jest początkowo zapytaniem – kancelaria potwierdza ją, a Państwo otrzymują e-maile wraz z plikiem kalendarza. Nadchodzące terminy mogą Państwo odwołać bezpośrednio na karcie.

Zadzwoń do kancelarii

Jeśli kancelaria aktywowała asystenta telefonicznego, karta kontaktowa wyświetli „Zadzwoń do kancelarii“: rozmawiają Państwo z cyfrowym asystentem wspieranym przez AI, który przyjmuje Państwa sprawę (temat, pilność, prośba o oddzwonienie) i przekazuje ją jako notatkę do kancelarii – asystent wyraźnie nie udziela porad prawnych. Połączenia są rozliczane w ramach limitu kancelarii i są dla Państwa bezpłatne.

Powiadomienia

Ważne zdarzenia dotyczące kancelarii pojawiają się w dzwonku w prawym górnym rogu – tym samym, który znają Państwo ze swojego obszaru prywatnego; nie muszą więc Państwo śledzić drugiego miejsca. Otrzymają Państwo powiadomienie, gdy kancelaria udostępni dokument, poprosi o sprawdzenie, napisze wiadomość lub udostępni termin. Jedno kliknięcie przeniesie Państwa bezpośrednio w odpowiednie miejsce w aktach sprawy.

Warto wiedzieć

• Państwa zadania: W górnej części obszaru kancelarii karta „Państwa zadania” wyświetla wszystko, czego kancelaria aktualnie od Państwa potrzebuje – we wszystkich aktach sprawy, z uwzględnieniem terminów; jedno kliknięcie przenosi bezpośrednio w odpowiednie miejsce. Na liście akt sprawy informacja „n otwarte” wskazuje, gdzie czeka na Państwa coś do zrobienia.
• Co się wydarzyło? W zakładkach akt sprawy krótka historia podsumowuje, co się wydarzyło – udostępnione dokumenty, terminy, żądania, prośby o sprawdzenie i projekty, z najnowszymi na początku.
• „Wyjaśnij prostym językiem” również na liście dokumentów: Przy dokumentach udostępnionych przez kancelarię w zakładce „Dokumenty” znajdą Państwo również opcję „Wyjaśnij prostym językiem” – jest to dla Państwa bezpłatne (rozliczane w ramach limitu kancelarii) i nie stanowi porady prawnej.
• Co na Państwa czeka: Małe liczniki przy zakładkach akt sprawy pokazują otwarte żądania dokumentów („Dokumenty”), terminy z prośbą o odpowiedź („Terminy”), prośby o sprawdzenie („Do akceptacji”) oraz nieprzeczytane wiadomości („Wiadomości”). Nieprzeczytane wiadomości w ogólnej wymianie informacji widzą Państwo bezpośrednio na karcie „Wiadomość do kancelarii”.
• Dodaj do kalendarza: Za pomocą przycisku „Dodaj do kalendarza” mogą Państwo dodać termin (z godziną) lub termin końcowy (jako wpis całodniowy w dniu terminu) do własnego kalendarza w formie pliku kalendarza. Wiążące pozostaje to, co przekazuje Państwu kancelaria.
• Odwoływanie terminów: Przy odwoływaniu mogą Państwo dobrowolnie podać powód. Jeśli terminu nie można już odwołać, portal poinformuje o tym wprost. Każdy termin wskazuje, czy odbywa się on osobiście, telefonicznie czy wideo, oraz podaje godzinę wraz ze strefą czasową.
• Długie rozmowy: Czat wyświetla najpierw najnowsze wiadomości; starsze można wczytać na górze za pomocą „Wczytaj wcześniejsze wiadomości”. Linki w wiadomościach można klikać. Na smartfonie klawisz Enter tworzy łamanie wiersza – wysyłanie odbywa się za pomocą strzałki. Wiadomość od kancelarii uznaje się za „przeczytaną” dopiero wtedy, gdy mają Państwo otwarty czat i przewinęli Państwo ekran do danej wiadomości.
• Państwa osoba kontaktowa: Jeśli kancelaria podała w profilu godziny przyjęć lub stronę internetową, karta kontaktowa wyświetli obie te informacje.
• Zadzwoń do kancelarii: Dopóki połączenie jest nawiązywane, mogą Państwo je przerwać. Jeśli opuszczą Państwo stronę w trakcie rozmowy, portal zapyta o potwierdzenie. Jeśli asystent telefoniczny jest aktualnie niedostępny, przycisk „Zamiast tego napisz wiadomość” przeniesie Państwa bezpośrednio do czatu.
• Dokumenty bez akt sprawy: W ogólnej wymianie informacji nie można jeszcze przesyłać plików – jest to możliwe, gdy kancelaria udostępni Państwu akta sprawy (w zakładce „Dokumenty” w aktach).
• Przesłano, ale nie przypisano: Jeśli po przesłaniu pliku przypisanie do wymaganego punktu nie powiedzie się, plik mimo to znajduje się w aktach sprawy. Za pomocą „Przypisz ponownie” mogą Państwo dokonać przypisania bez konieczności ponownego przesyłania pliku.

Dostęp zakończony?

Jeśli mandat wygasa lub kancelaria wycofa udostępnienie, obszar kancelarii po prostu znika z Państwa konta. Państwa obszar prywatny nigdy nie jest tym dotknięty.