Schluss mit E-Mail-Ping-Pong vor jedem Vertrag
Wer Arbeitsverträge, Freelancer-Verträge oder Mandatsvereinbarungen erstellt, kennt das Problem: Bevor der Vertrag final ist, fehlen typischerweise IBAN, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Geburtsdatum oder die vollständige Anschrift der Gegenseite. Diese Daten per Mail einzusammeln ist mühsam, fehleranfällig und datenschutzrechtlich heikel.
Co-Fill löst das in Smart Legal Pro: Sie wählen im Vertrags-Wizard genau die Felder aus, die die andere Person ausfüllen soll, und verschicken einen sicheren, zeitlich begrenzten Link. Erst wenn die Daten zurückkommen, generieren Sie den Vertrag.
So funktioniert Co-Fill
- Felder markieren — im Wizard wählen Sie pro Feld aus, ob Sie es selbst füllen oder vom Empfänger einholen wollen.
- Link senden — Empfänger-E-Mail eintragen, optionale Notiz dazu, fertig. Die Einladung geht über unseren Brevo-Versand raus.
- Empfänger füllt aus — ohne Account. Die öffentliche Seite zeigt nur Ihre angefragten Felder, in der gewählten Sprache (DE/EN), mit Hinweis auf Datenschutz und Impressum.
- Status verfolgen — im Wizard sehen Sie pro Empfänger: versendet, geöffnet, Daten eingereicht. Sie können erneut senden oder den Link deaktivieren.
- Vertrag generieren — sobald die Daten da sind, werden sie in den Draft übernommen und Sie erzeugen den Vertrag wie gewohnt.
Warum das wichtig ist
- Weniger Reibung — kein PDF-Formular per Mail, kein Nachfragen wegen Tippfehlern in der IBAN.
- Sauberer Datenfluss — Felder landen direkt im Vertragsentwurf, nicht in einem E-Mail-Anhang.
- Mehrsprachig — Empfänger füllt auf Deutsch oder Englisch aus, der Vertrag wird in der Jurisdiktion erzeugt, die Sie gewählt haben.
- Sicher — Links laufen automatisch ab, lassen sich jederzeit deaktivieren, und der Empfänger sieht nichts vom restlichen Vertrag.
Typische Anwendungsfälle
- Arbeitsverträge — neue Mitarbeiter liefern SV-Nr., Steuer-ID, IBAN und Bankverbindung selbst.
- Freelancer- & Werkverträge — externe Dienstleister tragen Rechnungsadresse, USt-ID und IBAN ein.
- Mandatsvereinbarungen — Mandanten ergänzen Adresse, Geburtsdatum und Aktenzeichen.
- NDA & Kooperationsverträge — Vertretungsbefugnis, Handelsregister und Anschrift der Gegenseite kommen direkt aus erster Hand.
Was Sie tun müssen
Nichts. Co-Fill ist in jedem Vertrags-Wizard sofort verfügbar — sobald Sie einen Draft gespeichert haben, sehen Sie unten die Karte „Datenanfrage an Vertragsperson".
