Cliëntportaal: Uw toegang tot uw advocatenkantoor

Als een advocatenkantoor met Smart Legal Pro werkt, kan het u als cliënt uitnodigen voor zijn cliëntportaal. U gebruikt hiervoor uw normale account – er is geen tweede login.

Zo krijgt u toegang

Uw advocatenkantoor nodigt u per e-mail uit. De link leidt u naar de acceptatie; heeft u nog geen account, dan registreert u zich in dezelfde stap. De uitnodiging geldt alleen voor het e-mailadres waarnaar deze is verzonden en slechts voor een beperkte tijd – bij vragen kunt u contact opnemen met uw advocatenkantoor. U kunt de toegang ook zelf initiëren: op het profiel van een advocatenkantoor in de advocatengids vindt u (ingelogd) de knop „Toegang tot cliëntportaal aanvragen“ – het advocatenkantoor ontvangt uw verzoek en nodigt u vervolgens uit.

De sectieschakelaar

Na acceptatie verschijnt er bovenaan in het portaal een schakelaar tussen privégedeelte en uw advocatenkantoor. In het gedeelte van het advocatenkantoor ziet u een bewust slanke weergave: het overzicht van uw advocatenkantoor met de voor u vrijgegeven inhoud. Uw privégedeelte met uw eigen documenten en tools blijft ongewijzigd daarnaast bestaan. Daarnaast ziet u op uw dashboard een instapkaart per verbonden advocatenkantoor — een klik leidt direct naar het betreffende portaal. U kunt met meerdere advocatenkantoren tegelijk verbonden zijn (ongeacht of u het kantoor hier heeft gevonden of bent uitgenodigd); elk advocatenkantoor ziet daarbij uitsluitend zijn eigen gedeelde inhoud.

Wat u ziet – en wat niet

U ziet alleen wat uw advocatenkantoor uitdrukkelijk met u deelt: dossiers waarbij u betrokken bent en afzonderlijk vrijgegeven documenten. Omgekeerd geldt hetzelfde: uw advocatenkantoor ziet niet uw privégedeelte – uw eigen documenten en gesprekken blijven privé. Uw advocatenkantoor beslist bovendien welke portaalonderdelen (bijv. chat, uploads, AI-hulpmiddelen, controles) voor zijn cliënten actief zijn – ontbreekt er een onderdeel bij u, dan heeft uw advocatenkantoor dit bewust uitgeschakeld.

Gratis voor u

In het gedeelte van het advocatenkantoor koopt u op geen enkel moment zelf credits of tokens – elk AI-gebruik hier (assistent, samenvattingen, controlehulpmiddelen, „Uitleggen“, telefonische assistentie) loopt uitsluitend via het quotum van uw advocatenkantoor en is voor u volledig gratis. Ook de toegang zelf kost u niets. De assistent die u bij het eerste bezoek begroet en het gedeelte uitlegt, gaat eveneens ten koste van het quotum van het advocatenkantoor – in het gedeelte van het advocatenkantoor zijn er daarom bewust geen aankoopopties. Mocht de assistent een keer niet beschikbaar zijn, neem dan direct contact op met uw advocatenkantoor.

Uw cliëntdashboard

In het gedeelte van het advocatenkantoor ziet u in één oogopslag hoeveel dossiers en documenten voor u zijn vrijgegeven en of er een termijn aanstaande is. Vrijgegeven documenten kunt u direct bekijken of downloaden – pdf's en afbeeldingen openen in de browser, al het overige wordt gedownload. Elk dossier heeft een eigen weergave met de gedeelde documenten en de termijnen die uw advocatenkantoor voor u heeft vrijgegeven. Is er sinds uw laatste bezoek iets nieuws, dan vat een korte melding „Sinds uw laatste bezoek“ dit voor u samen – ook dit op kosten van het advocatenkantoor. Heeft uw advocatenkantoor u een verantwoordelijk kantoormedewerker toegewezen, dan ziet u deze in het dashboard als „Uw contactpersoon“ – met naam en e-mailadres.

Door het advocatenkantoor opgevraagde documenten

Als uw advocatenkantoor bepaalde documenten van u nodig heeft, ziet u in het tabblad „Documenten“ bovenaan een checklist met de opgevraagde punten. Bij elk punt uploadt u direct het passende document – het komt direct in uw dossier terecht. Heeft u een document niet, dan kunt u het punt markeren als „niet beschikbaar“ of „later“, zodat uw advocatenkantoor op de hoogte is. Zodra uw advocatenkantoor iets opvraagt, wordt u op de hoogte gesteld. Stelt uw advocatenkantoor voor de gehele aanvraag een termijn in, dan ziet u bovenaan de aanvraag hoeveel dagen er nog over zijn – of dat de termijn al is verstreken. Sommige punten zijn gemarkeerd als themacollectie – dan gaat het niet om een specifiek document, maar om alle documenten over een onderwerp; hier kunt u meerdere bestanden achter elkaar uploaden (bijv. alle rekeningafschriften van de laatste drie maanden afzonderlijk) in plaats van slechts één – elk volgend bestand voegt u toe via „+ Nog een bestand uploaden“, een reeds geüpload bestand kan daar ook afzonderlijk weer worden verwijderd. Na het uploaden controleert een AI kort of het document bij het opgevraagde punt past. U ziet een eerlijke, vriendelijke terugkoppeling („past“, „graag controleren“ of „past vermoedelijk niet“) met een concrete aanwijzing wat u moet doen; is een scan moeilijk leesbaar, dan vraagt de AI om een nieuwe foto – goed licht, recht van boven. Deze controle loopt via het quotum van het advocatenkantoor, niet op uw kosten. En uploadt u een bestand via het uploadveld dat bij een openstaand punt past, dan stelt het portaal de toewijzing met één klik voor. Bij „niet beschikbaar“ kunt u kort toelichten waarom, bij „later“ een datum kiezen – uw advocatenkantoor ziet beide. Bent u onzeker of u al alles compleet heeft, dan helpt de knop „Heb ik alles?“: Een AI vergelijkt kort of er bij deze aanvraag nog iets ontbreekt en noemt eventueel volgende stappen – dit is een vrijblijvende inschatting, geen juridisch advies, en loopt eveneens via het quotum van het advocatenkantoor, niet op uw kosten. Zijn alle punten beantwoord, dan verstuurt u de aanvraag met één klik verzameld naar uw advocatenkantoor (optioneel met bericht). Daarmee is het nog niet afgehandeld: uw advocatenkantoor controleert de documenten en sluit de aanvraag af – of vraagt u om aanvullingen; in beide gevallen wordt u op de hoogte gesteld. Het advocatenkantoor keurt elk document goed of vraagt – met reden – om een ander; hierover wordt u op de hoogte gesteld. Blijft iets langer openstaan, dan herinnert het portaal u discreet (nooit vaker dan om de drie dagen).

Eigen documenten uploaden

U kunt het advocatenkantoor ook zelf documenten in een gedeeld dossier geven – bijvoorbeeld een identiteitsbewijs, een contract of een factuur. Open het dossier, blijf in het tabblad „Documenten“ en sleep uw bestanden naar het veld bovenaan of selecteer ze. Toegestaan zijn pdf's, afbeeldingen en Word-documenten tot 25 MB; meerdere bestanden tegelijk uploaden is mogelijk. Zodra het vinkje verschijnt, heeft uw advocatenkantoor het document in het dossier. Uw eigen uploads herkent u aan de markering „Door u“. Een AI-assistent herkent voor uw advocatenkantoor kort om welk type document het gaat (bijvoorbeeld „Huurcontract“) – dit vergemakkelijkt de toewijzing en loopt via het quotum van het advocatenkantoor, niet op uw kosten.

Opmerkingen in de documentenlijst

In de documentenlijst van een dossier kan bij een bestand een opmerking staan: „Wordt ingelezen“ betekent dat de tekst van het document nog wordt ingelezen – dit gebeurt automatisch, u hoeft niets te doen. „Niet leesbaar“ betekent dat de tekstherkenning bij dit document is mislukt; informeer in dit geval uw advocatenkantoor. Documenten die het advocatenkantoor bewust niet automatisch analyseert, hebben geen opmerking.

Documenten controleren en goedkeuren

Soms vraagt uw advocatenkantoor u om een document te controleren – bijvoorbeeld een concept dat u moet bevestigen. In het tabblad „Ter goedkeuring“ van een dossier ziet u dergelijke verzoeken met een korte opmerking van het advocatenkantoor. U kunt het document goedkeuren, om een wijziging vragen of het afwijzen – telkens met een optionele opmerking. Uw feedback gaat direct naar het advocatenkantoor; beide partijen zien de voortgang. Niets wordt automatisch beslist – u behoudt de controle.

„Wat staat erin?“ – het document begrijpelijk uitgelegd

Voordat u beslist, helpt een AI-assistent u om het document te begrijpen. Tik bij het controleverzoek op „Begrijpelijk uitleggen“ – de AI vat het in eenvoudige taal samen:

• Kort gezegd: waar het document over gaat;
• Waar u op moet letten: verplichtingen of toezeggingen die u aangaat, en punten die u moet controleren of waarover u vragen moet stellen;
• Termijnen & afspraken: datums die in het document worden genoemd.

Dit is voor u gratis (het loopt via het quotum van uw advocatenkantoor) en wordt opgeslagen, zodat opnieuw bekijken niets extra kost. Belangrijk: de uitleg is een begrijpelijke hulp in eenvoudige taal, geen juridisch advies – alleen het document is bindend, en bij vragen kunt u contact opnemen met uw advocatenkantoor. Als er uit een document geen tekst kan worden gelezen (bijvoorbeeld bij een scan) of als de hulp momenteel niet beschikbaar is, ontvangt u een korte melding.

„Wat is er veranderd?“ – versies vergelijken met risico-stoplicht

Heeft uw advocatenkantoor een te controleren document herzien, dan zijn er meerdere versies van. Via „Wat is er veranderd?“ vergelijkt de AI de laatste wijziging voor u en toont een risico-stoplicht:

• Groen – slechts kleine wijzigingen;
• Geel – graag aandachtig controleren;
• Rood – graag nauwkeurig controleren (bijv. gewijzigde verplichtingen, bedragen of termijnen).

Daaronder ziet u de afzonderlijke wijzigingen, elk met een gekleurd punt. Ook dit loopt via het quotum van uw advocatenkantoor en is een begrijpelijke hulp, geen juridisch advies – de huidige versie van het document is bindend. Dit vlak verschijnt alleen als er daadwerkelijk meer dan één versie is.

Concepten becommentariëren en bewerken

Uw advocatenkantoor kan een concept (bijvoorbeeld een contractconcept) direct voor u vrijgeven voor bewerking. U vindt dit in het tabblad „Documenten“ onder „Door uw kantoor gedeeld voor uw inbreng“ en u ontvangt bovendien een melding. Afhankelijk van het vrijgaveniveau kunt u alleen becommentariëren (tekst markeren, opmerking toevoegen), wijzigingen voorstellen (uw invoer verschijnt als gekleurde suggesties die het advocatenkantoor afzonderlijk accepteert of afwijst) of vrij bewerken. Belangrijk: u werkt altijd op een kopie – aan het origineel van het advocatenkantoor verandert niets totdat uw advocatenkantoor uw opmerkingen heeft gecontroleerd en overgenomen. Uw werk wordt automatisch opgeslagen; bent u klaar, klik dan op „Naar kantoor sturen“ (optioneel met bericht). U kunt de knop gebruiken zodra u het concept tot het einde heeft bekeken; op de smartphone opent u de opmerkingen via „Opmerkingen (n)“. U kunt eigen opmerkingen en antwoorden toevoegen; of een opmerking is afgehandeld, beslist uw advocatenkantoor, en u wordt op de hoogte gesteld wanneer zij een nieuwe versie teruggeeft. De vrijgavekaart toont hoeveel opmerkingen open en afgehandeld zijn. Een balk boven het concept noemt de ronde en de status (uw opmerkingen zijn nog niet verzonden · uw advocatenkantoor controleert · nieuwe versie) en werkt zichzelf bij, zonder dat u opnieuw hoeft te laden; geeft het advocatenkantoor een nieuwe versie terug, dan verschijnt „Nieuwe versie laden“. Via „Versies“ ziet u eerdere versies en wat er is veranderd. Bij het eerste openen legt een korte aanwijzing uit hoe becommentariëren werkt. Daarna is het concept voor u alleen-lezen, totdat het advocatenkantoor het eventueel voor een volgende ronde opnieuw vrijgeeft. Een stapsgewijze handleiding vindt u onder Een concept van uw advocatenkantoor becommentariëren: stap voor stap.

Berichten aan uw advocatenkantoor

In elk voor u vrijgegeven dossier vindt u het tabblad „Berichten“. Daar schrijft u direct met uw advocatenkantoor – korte vragen, opmerkingen of afspraken. Nieuwe berichten van uw advocatenkantoor herkent u aan een teller direct bij het betreffende dossier en aan „Mijn advocatenkantoor“ in de zijbalk. Uw berichten gaan direct naar uw advocatenkantoor; nieuwe documenten uploadt u in het tabblad „Documenten“.

U ziet aan uw laatste bericht of het is verzonden of door het advocatenkantoor is gelezen, en of de tegenpartij aan het typen is. Wilt u verwijzen naar een specifiek document, dan kunt u via het paperclip-symbool een reeds voor u vrijgegeven document uit het dossier aan uw bericht toevoegen – het advocatenkantoor ziet dan precies waar u naar verwijst. Nieuwe bestanden uploadt u niet via de chat, maar in het tabblad „Documenten“ (zie hierboven).

Algemene uitwisseling – ook zonder dossier

Op het dashboard van uw advocatenkantoor vindt u bovendien de tegel „Bericht aan uw kantoor“ – een berichtenkanaal dat niet gebonden is aan een specifiek dossier. Dit gebruikt u bijvoorbeeld als er (nog) geen dossier aan u is toegewezen of als u een vraag heeft buiten een lopende procedure om. Begint uw advocatenkantoor daar een gestructureerd cliëntgesprek – bijvoorbeeld met een korte introductie en een paar voorbereide vragen over uw kwestie –, dan vindt u dit onder de algemene uitwisseling vermeld. U beantwoordt de vragen vrij in eigen woorden en kunt op elk moment ook zelf vragen stellen; de AI maakt alleen een samenvatting voor het advocatenkantoor als deze er uitdrukkelijk om vraagt. Ook dit kanaal is voor u gratis (quotum van het advocatenkantoor).

Een bericht niet begrepen? „Uitleggen“

Klinkt een bericht van uw advocatenkantoor te juridisch? Tik onder het bericht op „Uitleggen“ – een AI-assistent vat het in eenvoudige woorden samen. Dit is voor u gratis (het loopt via het quotum van uw advocatenkantoor) en vervangt geen juridisch advies: de uitleg helpt bij het begrijpen, bindende informatie krijgt u van uw advocatenkantoor. Eenmaal gegenereerde uitleg wordt opgeslagen, zodat opnieuw bekijken niets extra kost. Is de hulp een keer niet beschikbaar, neem dan contact op met uw advocatenkantoor.

Termijnen met uw terugkoppeling

Sommige termijnen die uw advocatenkantoor voor u vrijgeeft, verwachten een terugkoppeling van u – bijvoorbeeld een bevestiging dat u een brief heeft ontvangen. Dergelijke termijnen zijn in het tabblad „Termijnen“ gemarkeerd met „Reactie vereist“ en tonen waar uw advocatenkantoor u om vraagt. U kunt kort antwoorden of de termijn eenvoudig voor kennisgeving aannemen; uw advocatenkantoor ziet uw terugkoppeling met datum. Begrijpt u een termijn niet, dan helpt „Wat betekent dit?“ met een AI-uitleg in begrijpelijke taal – voor u gratis (op het quotum van het advocatenkantoor) en uitdrukkelijk geen juridisch advies.

Afspraken met uw advocatenkantoor

Biedt uw advocatenkantoor online afspraken aan, dan ziet u in het gedeelte van het advocatenkantoor een kaart „Uw afspraken“: uw aanstaande afspraken met status (aangevraagd/bevestigd) en een knop „Afspraak boeken“, die naar de boekingspagina van het advocatenkantoor leidt. Elke boeking is in eerste instantie een aanvraag — het advocatenkantoor bevestigt deze en u ontvangt e-mails inclusief agendabestand. Aanstaande afspraken kunt u direct op de kaart annuleren.

Kantoor bellen

Heeft uw advocatenkantoor de telefonische assistentie geactiveerd, dan toont de contactkaart „Kantoor bellen“: u spreekt met een digitale, AI-ondersteunde assistentie die uw kwestie opneemt (onderwerp, urgentie, terugbelverzoek) en als notitie doorgeeft aan het advocatenkantoor — deze geeft uitdrukkelijk geen juridisch advies. Gesprekken lopen via het quotum van uw advocatenkantoor en zijn voor u gratis.

Meldingen

Belangrijke gebeurtenissen van uw advocatenkantoor verschijnen in de bel rechtsboven – dezelfde die u kent uit uw privégedeelte; u hoeft dus geen tweede plek in de gaten te houden. U wordt op de hoogte gesteld wanneer uw advocatenkantoor een document vrijgeeft, u om een controle vraagt, u een bericht stuurt of een termijn voor u vrijgeeft. Een klik leidt u direct naar de juiste plek in het dossier.

Goed om te weten

• Uw taken: Bovenaan in uw gedeelte van het advocatenkantoor staat in de kaart „Uw taken“ alles wat uw advocatenkantoor op dit moment van u nodig heeft – over alle dossiers heen, de meest urgente eerst; een klik leidt u direct naar de juiste plek. In de dossierlijst geeft „n open“ aan waar iets op u wacht.
• Wat is er gebeurd? Onder de tabbladen van een dossier vat een korte geschiedenis samen wat er is gebeurd – vrijgegeven documenten, termijnen, verzoeken, controleverzoeken en concepten, de nieuwste eerst.
• „Begrijpelijk uitleggen“ ook in de documentenlijst: Bij documenten die uw advocatenkantoor met u deelt, vindt u in het tabblad „Documenten“ eveneens „Begrijpelijk uitleggen“ – voor u gratis (quotum van het advocatenkantoor) en geen juridisch advies.
• Wat op u wacht: Kleine tellers bij de tabbladen van een dossier tonen openstaande documentverzoeken („Documenten“), termijnen met een verzoek om reactie („Termijnen“), controleverzoeken („Ter goedkeuring“) en ongelezen berichten („Berichten“). Ongelezen zaken in de algemene uitwisseling ziet u direct bij de tegel „Bericht aan uw kantoor“.
• Aan agenda toevoegen: Via „Aan agenda toevoegen“ neemt u een afspraak (met tijdstip) of een termijn (als dagvullende vermelding op de dag van de termijn) als agendabestand op in uw eigen agenda. Doorslaggevend blijft wat uw advocatenkantoor u meedeelt.
• Afspraken annuleren: Bij het annuleren kunt u vrijwillig een reden opgeven. Als een afspraak niet meer geannuleerd kan worden, geeft het portaal dit in duidelijke taal aan. Elke afspraak toont of deze op locatie, telefonisch of via video plaatsvindt, evenals het tijdstip met tijdzone.
• Lange gesprekken: De chat toont eerst de nieuwste berichten; oudere haalt u bovenaan op via „Eerdere berichten laden“. Links in berichten kunnen worden aangetikt. Op de smartphone zorgt de enter-toets voor een regeleinde – verzenden gebeurt via de pijl. Een bericht van uw advocatenkantoor geldt pas als „gelezen“ wanneer u de chat geopend voor u heeft en ernaartoe bent gescrold.
• Uw contactpersoon: Als uw advocatenkantoor spreektijden of een website in het profiel heeft opgeslagen, toont de contactkaart beide.
• Kantoor bellen: Zolang de verbinding tot stand wordt gebracht, kunt u afbreken. Verlaat u de pagina tijdens een gesprek, dan vraagt het portaal dit vooraf. Is de telefonische assistentie op dat moment niet bereikbaar, dan leidt „In plaats daarvan een bericht schrijven“ direct naar de chat.
• Documenten zonder dossier: In de algemene uitwisseling kunt u nog geen bestanden versturen – dat kan zodra uw advocatenkantoor een dossier voor u heeft vrijgegeven (in het tabblad „Documenten“ van het dossier).
• Geüpload, maar niet toegewezen: Lukt het na het uploaden niet om het bestand toe te wijzen aan een opgevraagd punt, dan staat het bestand toch in het dossier. Via „Opnieuw koppelen“ haalt u de toewijzing in – zonder opnieuw te uploaden.

Toegang beëindigd?

Eindigt het mandaat of trekt het advocatenkantoor de vrijgave in, dan verdwijnt het gedeelte van het advocatenkantoor simpelweg weer uit uw account. Uw privégedeelte wordt hier nooit door beïnvloed.