In één zin
Kies in een dossier een document en SmartLegalPro toont u welke feiten pas met dat document in het dossier kwamen, welke eerdere opgaven het heeft vervangen — en hoe de feiten zouden luiden als het nooit was binnengekomen.
Het probleem dat elk kantoor kent
Een bijlage wordt geüpload, de analyse draait, de feiten verschuiven. Een paar dagen later blijkt: verkeerd document, verkeerd dossier, of de cliënt levert een gecorrigeerde versie na. U verwijdert de bijlage — en staat voor de eigenlijke vraag: wat hing daaraan? Welke opgaven kwamen alleen uit dit document? Welke eerdere vaststellingen had het overschreven? Geldt nu weer wat eerder gold?
In de meeste systemen is dat niet te beantwoorden. De feiten zijn een tekstveld dat wordt overschreven. Wat er eerder in stond, is weg.
Waarom wij dit exact kunnen beantwoorden
Bij ons zijn de feiten geen lopende tekst maar een netwerk van afzonderlijke gegevens — en elk van die gegevens draagt zijn herkomst met zich mee: het weet uit welk document het is gehaald. Corrigeert een later document een eerdere opgave, dan wordt de oude niet gewist maar voorzien van het tijdstip vanaf wanneer zij niet meer gold.
Uit deze twee eigenschappen laten de feiten zich langs twee onafhankelijke assen reconstrueren:
- Tijd: 'zo stond het dossier er bij het aanhangig maken van de zaak bij'.
- Document: 'zo zou het dossier eruitzien zonder de dupliek — maar met al het overige van vandaag'.
Beide zijn combineerbaar. En beide zijn een zuivere bewerking van bestaande gegevens: geen AI-aanroep, geen verbruik van tegoed, geen wachttijd.
Het verschil tussen beide assen
Dat klinkt op het eerste gezicht hetzelfde, maar is het niet — en het verschil bepaalt de bruikbaarheid. Een peildatum werpt alles weg wat sindsdien is binnengekomen. Kwamen er tussen de betrokken bijlage en vandaag nog drie documenten binnen, dan verdwijnen die mee. De documentas verwijdert daarentegen alleen dat ene document en laat al het overige op de huidige stand.
Voor de vraag 'wat heeft deze bijlage veranderd' is de documentas dus de juiste — en dat is precies wat een louter tijdlijn principieel niet kan bieden.
Herleven in plaats van een gat laten
Eén detail maakt het inhoudelijke verschil: had de weggedachte bijlage een eerdere opgave gecorrigeerd, dan volstaat het niet de nieuwe waarde te verbergen. Dan zou daar niets meer staan — en dat zou eenvoudigweg onjuist zijn. In plaats daarvan herleeft de oorspronkelijke opgave en wordt zij als zodanig gemarkeerd.
In het voorbeeld: de dagvaarding noemt een koopprijs van € 10.000, de dupliek corrigeert naar € 12.000. Denkt u de dupliek weg, dan toont de weergave weer € 10.000 — en niet een lege plek.
Drie weergaven per dossier
Het nieuwe tabblad 'Historie' in elk dossier biedt:
- Effect — wat dit document heeft ingebracht, wat het heeft vervangen (telkens als 'oude waarde → nieuwe waarde' met bron), bij welke openstaande tegenstrijdigheden het betrokken is en welke verbanden erop steunen.
- Met / zonder — beide versies van de feiten naast elkaar, wegvallende feiten in rood, herlevende feiten in groen.
- Peildatum — de stand op een eerder tijdstip, vrij te combineren met het uitsluiten van een document.
Niets daarvan wijzigt het dossier. Het document blijft erin totdat u het daadwerkelijk naar de prullenbak verplaatst — en zelfs dan zijn de afgeleide feiten en bewijzen bij herstel volledig terug te halen, met inbegrip van hun oorspronkelijke controlestatus.
De assistent kan het onder woorden brengen
Omdat de herkomst is vastgelegd, kan de AI-assistent vragen als 'Wat heeft de dupliek aan de feiten veranderd?' rechtstreeks beantwoorden en daarbij het verantwoordelijke document noemen. De agenten en de pleitsimulatie Lex & Lexi steunen op dezelfde basis — opgaven die inmiddels achterhaald zijn of door u zijn verworpen, spelen in hun redenering geen rol meer.
En de samenvatting zelf
Daarnaast houdt elk dossier een versiehistorie van de AI-dossiersamenvatting bij. Elke eerdere versie kan met één klik worden teruggehaald; de huidige gaat daarbij automatisch naar de historie en gaat niet verloren. Verwijdert u een document dat de samenvatting nog beschrijft, dan wijst het dossier daar uitdrukkelijk op — in plaats van een tekst te laten staan die een bijlage beschrijft die er niet meer is.
Eerlijk over de grenzen
De bewerking is zo goed als de extractie waarop zij berust: zij toont betrouwbaar welke vastgelegde feiten aan een document hangen. Bijdragen van een document die nooit als feit zijn vastgelegd, kan zij niet tonen. De vergelijking is een analysehulpmiddel voor uw beoordeling — geen automatisch besluit over wat in het processtuk thuishoort.
