Monitorowanie terminów

Wiele spraw prawnych jest związanych terminami – jeśli przegapią Państwo termin, często nie da się już nic zrobić. Smart Legal Pro wykrywa terminy w Państwa dokumentach i gromadzi je w sekcji Terminy.

Tak to działa

• Podczas analizy terminy są wykrywane automatycznie (np. „sprzeciw w ciągu 14 dni”). AI przyjmuje datę tylko wtedy, gdy jest ona dosłownie podana w dokumencie lub gdy można ją obliczyć na podstawie potwierdzonej daty odniesienia i terminu – nigdy nie stosuje szacunków.
• Pojawiają się one w Państwa przeglądzie terminów – a jeśli wyodrębnią Państwo fakty, również w wykrytych danych.
• Zachowują Państwo kontrolę nad tym, co jest następne w kolejce.
• Własne terminy mogą Państwo wprowadzać bezpośrednio w centrum terminów za pomocą opcji "Dodaj termin ręcznie" – bez konieczności posiadania powiązanego dokumentu. Wynik z kalkulatora terminów (druga zakładka na tej samej stronie) można również przejąć jednym kliknięciem lub pobrać jako wpis do kalendarza (ICS).
• Jeśli utworzone przez Państwa pismo zawiera termin, mogą Państwo przejąć go bezpośrednio ze strony podsumowania do rejestru.
• Za pomocą opcji "Według sprawy" mogą Państwo pogrupować listę według swoich spraw (terminy bez przypisania znajdują się w sekcji „Bez sprawy”); opcja "Według daty" ponownie wyświetla chronologiczną kolejność. Chip przy każdym terminie prowadzi do powiązanej sprawy.

Termin załatwiony

Po zareagowaniu na termin należy oznaczyć go jako "Załatwione". Przypomnienia o nim zostaną wyłączone, a termin zniknie z listy otwartych terminów. Bezpośrednio po tym mogą Państwo cofnąć tę czynność za pomocą opcji "Cofnij"; później mogą Państwo przywrócić załatwione terminy za pomocą opcji „Pokaż załatwione” i ponownie otworzyć je za pomocą "Otwórz ponownie". Kolejny termin w danej sprawie również uwzględnia tylko terminy otwarte.

Skąd pochodzi data

Pod każdą datą w centrum terminów znajduje się informacja o tym, jak została ona ustalona: „Data zgodnie z dokumentem lub zgodnie z zapisem — bez automatycznego przesuwania na dni robocze.” lub, w przypadku terminu obliczonego zgodnie z prawem niemieckim, „W przypadku niemieckich terminów uwzględniono już przesunięcie na dni robocze zgodnie z § 193 BGB …”. Oznaczenie "Wykryty przez AI, niezweryfikowany" wskazuje, że AI wykryło termin, a powtórna weryfikacja jeszcze nie nastąpiła. Data jest podana tylko wtedy, gdy znajduje się w dokumencie lub można ją obliczyć. Dwa przypadki pojawiają się świadomie bez daty, na górze przeglądu i z polem do uzupełnienia:

• Termin biegnie od doręczenia, a data doręczenia jest nieznana – na przykład „w ciągu dwóch tygodni od doręczenia”. Wtedy termin wyświetla się jako „Wykryto termin — brak daty doręczenia”: „Proszę wpisać, kiedy pismo zostało Państwu doręczone — dopiero wtedy możemy obliczyć koniec terminu i wysłać przypomnienie.” Gdy tylko zapiszą Państwo datę doręczenia, zostanie obliczony koniec terminu („Data doręczenia zapisana — termin jest z niej wyliczany.”).
• Termin biegnie od zdarzenia – na przykład od odstąpienia od umowy lub momentu, w którym dowiedzieli się Państwo o czymś, a nie od doręczenia pisma. Wtedy termin wyświetla się jako „Wykryto termin — brak daty zdarzenia”. Proszę wpisać datę zdarzenia („Proszę wpisać datę zdarzenia”); dopiero wtedy obliczymy koniec terminu i wyślemy przypomnienie. Nigdy nie pobieramy jej z pisma ani nie szacujemy. Data może przypadać przed datą pisma, ale nie może przypadać w przyszłości.
• AI wykrywa możliwy termin, którego data nie znajduje się w dokumencie. Zamiast szacowanej daty zobaczą Państwo „Data bez potwierdzenia” z informacją „Termin został wykryty, ale jego data nie znajduje się w dokumencie. Proszę sprawdzić pismo i samodzielnie wpisać datę — dopiero wtedy wyślemy przypomnienie.” oraz polem „Wpisz datę”.

Czy data doręczenia nie pasuje do daty pisma? Jeśli data doręczenia przypada przed datą pisma lub więcej niż 30 dni po niej, centrum terminów nie przyjmuje jej bez weryfikacji, lecz wyjaśnia w karcie, które dwie daty do siebie nie pasują. Możliwe, że data pisma została błędnie wykryta – na przykład w przypadku zbiorczego pliku PDF lub z powodu innej daty w tekście. Mogą Państwo wtedy zmienić ją za pomocą opcji "Popraw datę pisma" (następnie "Zastosuj i zapisz datę doręczenia") lub usunąć za pomocą opcji "Usuń datę pisma"; data doręczenia zostanie przy tym automatycznie zapisana („Data pisma usunięta, a data doręczenia zapisana — termin jest z niej wyliczany.”). Zmieniona zostanie tylko podstawa obliczeń tego terminu – dokument pozostanie bez zmian. Ta sama karta pojawia się wszędzie tam, gdzie mogą Państwo wpisać datę doręczenia. Przy ponownej analizie tego samego dokumentu Państwa korekta tego terminu zostanie zachowana.

Starsze wpisy bez daty znajdują się jako „Data nieokreślona” na tej samej liście. Bezpośrednio po analizie lista wyników wymienia te same przypadki („Termin biegnie od doręczenia — prosimy wpisać datę doręczenia.” lub „Brak potwierdzonej daty w dokumencie — prosimy sprawdzić i wpisać.”). Przypomnienia są dostępne tylko dla terminów z datą – dlatego prosimy niezwłocznie uzupełnić brakującą datę.

Oznaczenie terminu: Również w oznaczeniu wykrytego terminu znajduje się tylko data, która występuje w samym piśmie. Jeśli oznaczenie zawiera pełną datę (z rokiem), która nie występuje w piśmie – na przykład obliczoną przez AI – aplikacja usuwa ją z oznaczenia. Datę samego terminu zobaczą Państwo w centrum terminów, wraz z informacją o tym, jak została ustalona. Również w informacjach wyjaśniających dotyczących terminu (sposób obliczenia, niepewności) aplikacja usuwa taką obliczoną datę.

Data pisma: Za datę pisma uznaje się tylko datę w nagłówku pisma (wiersz z datą) lub zwrot typu „Data:”, „Pismo z dnia…” lub „Decyzja z dnia…” – luźna inna data w tekście (np. dzień zdarzenia) nie jest brana pod uwagę. Jeśli brakuje takiej informacji, przy terminie, który ma biec od daty pisma, zobaczą Państwo wskazówkę zamiast daty. To wykrywanie jest obecnie dostosowane do pism w języku niemieckim.

Jak przebiegają obliczenia

• Zgodnie z prawem niemieckim mają zastosowanie §§ 187, 188, 193 BGB: Jeśli koniec terminu przypada na weekend lub święto państwowe, przesuwa się on na następny dzień roboczy. Święta regionalne (np. święta krajowe) mogą dodatkowo przesunąć termin.
• Terminy miesięczne obliczane są dokładnie według kalendarza, a nie jako 30 dni: „jeden miesiąc od 31 stycznia” kończy się 28 lutego, a w roku przestępnym 29 lutego.
• Upływ kolejnego miesiąca: Niektóre terminy nie kończą się po określonej liczbie dni, lecz z upływem miesiąca kalendarzowego – na przykład w przypadku zawiadomienia o modernizacji przez wynajmującego, termin na zgłoszenie sprzeciwu z powodu trudnej sytuacji (do upływu miesiąca następującego po miesiącu, w którym doręczono zawiadomienie). Aplikacja oblicza wtedy koniec miesiąca, a nie 30 dni: jeśli zawiadomienie zostanie doręczone 15 marca, termin upływa 30 kwietnia (jeśli zgodnie z prawem niemieckim dzień ten przypada na weekend lub święto, obowiązuje następny dzień roboczy). Wymaga to potwierdzonej daty doręczenia; dopóki jej brakuje, termin widnieje bez daty („Brak daty doręczenia”). Jeśli aplikacja nie wykryje terminu w piśmie w sposób pewny, zamiast daty zobaczą Państwo wskazówkę.
• Zaskarżenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej (własność lokalu, np. w przypadku rozliczenia rocznego): Termin ten rozpoczyna się w dniu podjęcia uchwały, a nie w dniu pisma zarządcy, które o niej informuje. Dlatego aplikacja oblicza go tylko wtedy, gdy data uchwały znajduje się w piśmie; w przeciwnym razie zamiast daty zobaczą Państwo wskazówkę „Początek terminu nie znajduje się w dokumencie — prosimy sprawdzić i wpisać datę samodzielnie.”
• Jeśli obowiązuje prawo inne niż niemieckie lub kraj nie jest jasny, aplikacja nie przesuwa końca terminu na dzień roboczy. Zobaczą Państwo wtedy datę obliczoną bez przesunięcia wraz ze wskazówką „Obliczono bez niemieckiej §193-BGB-Werktagsverschiebung, ponieważ jurysdykcja nie jest znana — prosimy sprawdzić lokalnie, jakie prawo ma zastosowanie.” (lub „… ponieważ te akta mają jurysdykcję … — prosimy sprawdzić lokalnie.”). W razie wątpliwości prosimy sprawdzić zasady obowiązujące w danym kraju.

Przypomnienia

Dla każdego terminu z datą w Państwa rejestrze terminów mogą Państwo indywidualnie aktywować przypomnienia e-mail i push (za wyraźną zgodą). Po aktywacji będziemy przypominać Państwu w sposób eskalujący do trzech razy: 7, 3 i 1 dzień przed upływem terminu – nie tylko jednorazowo. Dotyczy to każdego terminu, niezależnie od tego, czy powstał on w wyniku analizy dokumentu, czatu, pisma utworzonego za pomocą głosu, czy został wprowadzony ręcznie. Powiadomienia push mogą Państwo dodatkowo skonfigurować dla każdego urządzenia (Konfiguracja powiadomień push); więcej informacji na temat pozostałych kanałów powiadomień znajduje się pod Komunikaty i powiadomienia.

Weryfikacja terminu

W celu zabezpieczenia mogą Państwo zlecić ponowną weryfikację wykrytego terminu: dokument źródłowy zostanie ponownie odczytany, a termin niezależnie wyliczony na nowo – wraz z początkiem terminu, końcem terminu, jurysdykcją i kolejnym krokiem. Aplikacja wprowadzi korektę tylko wtedy, gdy nowa data jest potwierdzona w dokumencie lub można ją obliczyć za pomocą kalkulatora terminów. W przeciwnym razie zobaczą Państwo komunikat „Weryfikacja przeczy ustaleniom — data niepotwierdzona, prosimy sprawdzić”, a dotychczasowa data pozostanie bez zmian, dopóki nie podejmą Państwo decyzji. Weryfikacja również opiera się na AI i kosztuje kredyty (cena podana jest z wyprzedzeniem); nie zastępuje ona kontroli terminów przez adwokata.

Ważne

• Wykrywanie terminów jest pomocą, a nie gwarancją. Krytyczne terminy należy zawsze sprawdzać samodzielnie w oryginalnym dokumencie.
• W razie wątpliwości oraz w przypadku krótkich terminów: należy niezwłocznie przekazać sprawę do kancelarii (Znalezienie adwokata lub radcy prawnego).

Powiązane tematy: Przesyłanie i analiza dokumentów · Komunikaty i powiadomienia · Znalezienie adwokata lub radcy prawnego · Jak niezawodna jest AI? · Rekomendacje Lexi: kolejny sensowny krok · Wyjaśnianie głosowe (Voice)