Nagłówek w tło, tożsamość na pierwszy plan: pisma AI automatycznie noszą właściwego nadawcę — osoba prywatna, UG, GmbH czy freelancer

Wezwanie do zapłaty wysłane jako osoba prywatna wygląda inaczej niż wezwanie od spółki GmbH. Dzięki tożsamościom konta nasze pisma AI automatycznie ustalają właściwy nagłówek, właściwy adres i w razie potrzeby numer VAT — dla każdego pisma, każdej umowy, każdego przekazania do kancelarii.

Problem

Występuje Pan/Pani w różnych rolach. Jako osoba prywatna przy obniżce czynszu, jako freelancer przy NDA, jako członek zarządu spółki UG przy wezwaniu dostawcy do zapłaty. Dotychczas przy każdym piśmie AI trzeba było ręcznie poprawiać nagłówek — albo był on po prostu błędny.

Skutek: wezwanie do zapłaty od spółki GmbH z prywatnym nadawcą w razie wątpliwości nie wywołuje skutku. NDA zawarte z niewłaściwą stroną umowy jest prawnie bezwartościowe. A klient trafia do kancelarii z niewłaściwym umocowaniem.

Co zbudowaliśmy

Wyraźnie rozdzieliliśmy logowanie, osobę i wizerunek zewnętrzny:

Logowanie — Pana/Pani adres e-mail (auth.users). Zawsze pozostaje ten sam.
Profil — Pan/Pani jako osoba (profiles). Język, ustawienia, weryfikacje.
Tożsamość konta — nadawca, pod którym występuje Pan/Pani na zewnątrz (account_identities). Dowolnie wiele: osoba prywatna, jednoosobowa działalność gospodarcza, freelancer, GbR, OHG, KG, UG, GmbH, AG.

Aktywną tożsamość wybiera Pan/Pani w prawym górnym rogu — jak zmianę profilu.

Gdzie nagłówek działa teraz automatycznie

Prawne pisma AI (wezwanie do zapłaty, sprzeciw, wypowiedzenie, odpowiedź na upomnienie) — blok nadawcy jest generowany z aktywnej tożsamości, wraz z adresem, formą prawną i w razie potrzeby reprezentacją.
Projekty umów i wersje poprawione — strona umowy „zleceniodawca" / „usługodawca" pobiera nazwę firmy, siedzibę i numer VAT z tożsamości.
Faktury Stripe — dane customer_details są przenoszone jeden do jednego z tożsamości. Z prawem do odliczenia VAT i właściwą formą prawną.
Przekazanie do kancelarii — adwokat specjalista widzi w piśmie przekazującym od razu, czy zlecenie zostało udzielone prywatnie, czy jako spółka GmbH — co jest decydujące dla pełnomocnictwa i honorarium.

Czego celowo już nie odczytujemy

Dawne pola profilu profiles.full_name, street, company_name, tax_id są przestarzałe. Na potrzeby faktur, nagłówków i przekazań odczytujemy wyłącznie aktywną tożsamość. Dzięki temu technicznie wykluczone jest, by prywatny nagłówek przez pomyłkę trafił na pismo spółki GmbH.

Dlaczego to ważne

Jasność w kwestii odpowiedzialności. NDA zawarte z Panem/Panią prywatnie to co innego niż NDA ze spółką UG. Niewłaściwa rola może sprawić, że klauzula stanie się bezskuteczna.
VAT naliczony. Faktura wystawiona na „Max Müller" jest dla spółki UG bezwartościowa podatkowo. Faktura na „Müller Consulting UG, numer VAT DE…" podlega czystemu odliczeniu.
Umocowanie do reprezentacji. Przy przekazaniu sprawy adwokatowi specjaliście od razu widać, czy zleca Pan/Pani prywatnie, czy w ramach działalności — i czy w ogóle ma Pan/Pani prawo do podpisu.

Jak przełączyć

W menu konta proszę otworzyć Tożsamości i utworzyć np. „Müller Consulting UG".
Proszę wybrać aktywną tożsamość w prawym górnym rogu.
Od momentu zmiany wszystkie pisma AI, umowy, faktury i przekazania są sporządzane pod wybraną tożsamością.

→ Zarządzanie tożsamościami: /app/settings?tab=identities · Faktura na firmę: /news/rechnung-an-firma-ug-gmbh