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Kanzlei & DMS
Das Kanzlei-DMS und die Dokumentenablage: Ordner, Dokumentansicht mit Fundstellen, Suche im Inhalt und die Übersicht über alle Akten der Kanzlei.
Alle Aufnahmen zeigen erfundene Beispieldaten – keine echten Mandate, Personen oder Aktenzeichen. KI-Ausgaben können Fehler enthalten; sie ersetzen keine Rechtsberatung.
Überblick und Schnellzugriff
Bilder: 5Dashboard „Was jetzt?“: Fristen, Termine und Vorschläge nach Dringlichkeit
Das Anwalts-Dashboard beginnt mit dem Hinweis, dass neue Dokumente automatisch gesichtet werden: Die KI erkennt Fristen, Dokumenttyp und nächsten Schritt als Vorschlag und trägt Fristen nicht selbst ein. Darunter fasst „Was jetzt?“ Fristen und Termine sowie Vorschläge nach Dringlichkeit zusammen, etwa eine mögliche Frist, deren Datum Sie prüfen, oder einen Gerichtstermin. Jeder Vorschlag nennt die Akte und lässt sich mit „Übernehmen“ annehmen oder mit dem Kreuz verwerfen. So sehen Sie auf einen Blick, was zuerst Ihre Aufmerksamkeit braucht; Ihre eigene Fristenkontrolle ersetzt das nicht.
Zur Funktion: Funktionen im Überblick →Zur Funktion: Proaktive Agenten →
Strg+K: Seiten, Akten und Aktionen in einer Eingabe finden
Die Suche oben öffnet mit Strg+K ein Fenster, in dem Sie eine Seite, Akte, ein Dokument oder eine Aktion eintippen. Darunter stehen die Aktionen Neue Akte, Neuer Assistenten-Chat, Vertrag entwerfen, Schriftsatz entwerfen und Nächste Schritte vorschlagen, jeweils mit Kurzerklärung. Sie wählen einen Eintrag aus und starten den Vorgang, ohne durch die Navigation zu klicken. Das spart Wege, wenn Sie schon wissen, was Sie suchen.
Benachrichtigungen: Fristen, Mandanten, Agenten und Abrechnung getrennt filtern
Die Glocke führt in eine eigene Übersicht für Analysen, Schreiben, Zahlungen und Fristen. Reiter filtern nach Art, also Fristen, Mandanten, Agenten, Abrechnung, Kanzlei und Support, und zeigen, wie viele Meldungen jeweils anstehen. Jede Meldung haken Sie einzeln ab, mit „Alle als gelesen“ gesammelt, und „Nur ungelesen“ blendet Erledigtes aus. So geht ein Fristhinweis nicht im Rauschen der Agentenläufe unter.
Meine Arbeit: Fristhinweise und dringende KI-Vorschläge an einem Ort
Die Liste „Meine Arbeit“ bündelt Fristhinweise, Gerichtstermine und dringende Vorschläge der Hintergrund-Agenten in einer Spalte. Jeder Eintrag nennt Dringlichkeit, Akte und Quelle und lässt sich mit „Öffnen“ direkt in der Akte aufrufen oder mit „Erledigt“ abhaken. So sehen Sie morgens auf einen Blick, was Aufmerksamkeit braucht, statt mehrere Akten einzeln durchzugehen. Ein Umschalter trennt Ihre eigene Liste von der Sicht auf die ganze Kanzlei. Die Fristhinweise sind Vorschläge zur Prüfung, das Datum bestätigen Sie selbst.
Zur Funktion: Fristen & Gerichtsvorbereitung →Zur Funktion: Proaktive Agenten →
Ablage und Dokumente
Bilder: 3Kanzlei-DMS: Akten durchsuchen, Dokumente hochladen und ablegen
Das Kanzlei-DMS ist die zentrale Ablage der Kanzlei: Oben lassen sich Akten nach Titel, Mandant oder Gegner durchsuchen und ihre Ordner aufklappen, „Zur Akte“ springt direkt dorthin. Darunter liegen die Dokumente, die noch keiner Akte zugeordnet sind, mit Hochladen, Neues Dokument, Importieren und Papierkorb. Ein Hinweis zeigt, dass die PII-Maskierung für die KI eingeschaltet ist. So haben Sie Akten und lose Dokumente an einem Ort, und über „Kanzleiweite Fakten befragen“ lassen sich Fakten aus mehreren Akten abfragen.
Dokumentenablage der Akte: Ordner, Herkunft und Auswertungsstand
Die Dokumentenablage einer Akte zeigt links die Ordner mit Anzahl, etwa Eingang, Entwurf zur Abstimmung, Analysen, KI-Entwürfe, Gesprächsnotizen und Mandantenunterlagen. Rechts stehen die Dokumente mit Herkunft („Von: …“), Datum und Auswertungsstand; Hinweise wie „4 Dokumente ohne extrahierte Fakten“ bieten „Jetzt auswerten“ an, und „4 neue Dokumente seit der letzten Zusammenfassung“ lässt sich über „Nur neue anzeigen“ filtern. Gesucht wird im Titel oder im Inhalt. So sehen Sie auf einen Blick, was die KI schon gelesen hat und was neu ist.
Dokumentenablage der Akte: Ordner, Suche und Status je Dokument
Die Dokumentenablage der Akte zeigt links einen Ordnerbaum (Eingang, Entwurf zur Abstimmung, Analysen, KI-Entwürfe, Mandanten-Uploads, Nur Ablage ohne KI) und rechts die Dokumente mit Dateityp, Datum, Größe und Statusmarken wie „Zusammengefasst“ und „Fakten erkannt“. Über der Liste suchen Sie nach Dokumentnamen oder im Inhalt und sortieren; Dokumente ziehen Sie in Ordner, Dateien laden Sie vom Rechner hoch. Mit „Dokumente anfordern“ bitten Sie den Mandanten gezielt um Unterlagen, die direkt in dieser Akte landen. Ordner wie „Nur Ablage (ohne KI)“ halten Unterlagen aus der KI-Auswertung heraus.
Wissen und Organisation
Bilder: 10Kanzleigedächtnis: vier Ebenen, nur Bestätigtes fließt in KI-Antworten
Das Kanzleigedächtnis bündelt vier Ebenen an einem Ort: „Mein Gedächtnis“, „Kanzlei-Wissen“ mit geteiltem Mitarbeiter-Wissen und Kanzlei-Playbook, „Mandanten“ und „Gegenparteien“. Jede Karte nennt die Zahl der bestätigten Einträge und führt mit einem Knopf in die Pflege. Oben steht, dass nichts ohne Ihre Bestätigung ins Gedächtnis gelangt und dass Assistent, Canvas, Lex-&-Lexi-Debatte und Moot Court an der Antwort anzeigen, welche Ebenen eingeflossen sind. In der Beispielkanzlei sind noch keine Einträge bestätigt, die Zähler stehen deshalb bei null.
Gegenparteien: Register mit Akten-Zahl und Notizen über Akten hinweg
Das Gegenparteien-Register listet die Gegner, denen die Kanzlei begegnet ist, mit Art, Zahl der Akten, letzter Aktivität und Zahl der Notizen. Über das Suchfeld finden Sie eine Gegenpartei, über die Symbole bearbeiten oder löschen Sie Einträge; ein Link führt zur Verwaltung der Kollisionsprüfung. Notizen gelten über Akten hinweg, etwa zu Verhandlungsstil oder Zahlungsverhalten, sodass Erfahrungen mit einem Gegner bei der nächsten Akte zur Verfügung stehen. In der Beispielkanzlei ist nur eine Gegenpartei einer Akte zugeordnet.
Aktivität: wer hat wann welche Akte oder welches Dokument geöffnet
Die Seite Aktivität zeigt, wer in der Kanzlei wann welche Akte und welches Dokument geöffnet hat, für Sie, Ihr Team und das Mandantenportal. Reiter trennen „In meinen Akten“, „Nur von mir“, „Kanzlei“ und „KI-Protokoll“; Filter grenzen nach Ereignis, Aktion, Agentenlauf, Dokumentversion, Faktengraph und weiteren Arten ein. Jede Zeile nennt Zeitpunkt, Akte und Auslöser, bei manchen Aktionen steht „Rückgängig“ bereit. So bleibt nachvollziehbar, was geschehen ist, auch bei KI-Läufen wie Zusammenfassungen oder der automatischen Sichtung.
Termine: Verfügbarkeit, Termin-Arten und Online-Buchung einrichten
Die Seite Termine zeigt oben die anstehenden Termine; solange keine vorhanden sind, nennt eine Checkliste, was für die Online-Buchung noch fehlt: Verfügbarkeitsfenster festlegen und mindestens eine Termin-Art aktiv und öffentlich schalten. Darunter legen Sie wöchentliche Zeitfenster in der Kanzlei-Ortszeit an, aus denen sich die buchbaren Zeiten berechnen, und definieren Termin-Arten mit Dauer, Format und Vorlauf. „Öffentlich“ bedeutet, dass eine Art auf Ihrer Buchungsseite erscheint. Fristen verwalten Sie nicht hier, sondern unter „Meine Arbeit“.
Kollisionsprüfung ohne Treffer: Name ist in Ihren Akten nicht bekannt
Auf der Seite „Sperrliste Mandatsanfragen“ prüft die Kollisionsprüfung einen Namen gegen Mandanten, Gegenparteien und Gegnervertreter der Akten Ihrer Kanzlei, die Sie sehen dürfen. Hier meldet sie „Kein Treffer in Ihren Akten“. Darunter steht, wie genau der Abgleich arbeitet: Groß- und Kleinschreibung, Umlaute, Titel und die Reihenfolge der Namensteile spielen keine Rolle, Abkürzungen und andere Schreibweisen werden nicht gefunden. Die Prüfung ist kostenlos, läuft ohne KI und ersetzt Ihre eigene Konfliktprüfung nicht.
Kollisionsprüfung mit Treffer: Gegenpartei bereits erfasst, Aktenzeichen dabei
Gibt Ihr Namensabgleich einen Treffer, steht ein Hinweiskasten da: Der Name ist in Ihrer Kanzlei bereits erfasst, bitte prüfen Sie einen möglichen Interessenkonflikt. Der Treffer nennt die Rolle, hier Gegenpartei, und das Aktenzeichen als Link direkt in die Akte. So erkennen Sie vor einer Mandatsannahme, dass Ihre Kanzlei dieser Firma schon gegenüberstand. Die Prüfung ist kostenlos und läuft ohne KI, die Bewertung eines Interessenkonflikts bleibt Ihre Aufgabe.
Gegenparteien-Register: alle Gegner mit Aktenzahl und letzter Aktivität
Das Gegenparteien-Register führt jede Gegenpartei auf, der Ihre Kanzlei in bisherigen Akten begegnet ist, mit Art, Zahl der Akten, letzter Aktivität und Zahl der Notizen. Die Notizen gelten akten-übergreifend. Über das Suchfeld finden Sie eine Gegenpartei, über die Symbole rechts springen Sie zur Kollisionsprüfung, bearbeiten oder löschen den Eintrag. Ein Link oben führt zur Verwaltung der Kollisionsprüfung. So müssen Sie nicht erneut suchen, wenn dieselbe Gegenseite wieder auftaucht.
Mandanten-Stammdaten erfassen: Privatperson, Organisation oder Behörde
Das Formular „Mandanten-Stammdaten“ erfasst eine Person schlank: Art (Privatperson, Organisation oder Behörde), Name, E-Mail, Telefon, Aktenzeichen und interne Notizen. Weitere Angaben lassen sich bei Bedarf aufklappen, gespeichert wird mit einem Klick. Die Stammdaten pflegen Sie unabhängig vom Mandantenportal; ein Hinweis oberhalb zeigt, wenn das Portal für Ihre Kanzlei noch nicht aktiviert ist. So haben Sie die Kontaktdaten Ihrer Mandate geordnet an einer Stelle, bevor Sie sie mit einer Akte verknüpfen. Die Angaben im Bild sind Beispieldaten.
Mandats-Inbox: Anfragen mit Pflichthinweis zur Interessenkonfliktprüfung
Die Mandats-Inbox sammelt Anfragen, die über Smart Legal Pro bei Ihnen eingehen; solange keine vorliegt, zeigt sie einen Leerzustand mit dem Knopf „Marktplatz öffnen“. Darüber steht ein Pflichthinweis: Vor jeder Annahme führen Sie die Konfliktprüfung gemäß BRAO und BORA eigenverantwortlich durch. Ein Mandat entsteht erst mit ausdrücklicher Mandatsvereinbarung, die Vermittlung über die Plattform ersetzt keine berufsrechtliche Prüfung. Sobald Anfragen eintreffen, erscheinen sie hier mit ihren Dokumenten und einer KI-Vorab-Einschätzung, die Sie als Vorschlag für Ihre eigene Beurteilung nutzen.
Zur Funktion: Conflicts & Compliance →Zur Funktion: Mandantenportal →
Kanzlei-Playbook: Standardpositionen aus Ihren eigenen Mustern
Das Kanzlei-Playbook ist hier noch leer und erklärt, wie es entsteht: Sie laden drei bis zehn eigene Musterdokumente, also Verträge oder Schriftsätze und Korrespondenz, ins Kanzlei-DMS hoch. Per Rechtsklick markieren Sie sie als „Playbook-Quelle“, am Touchscreen genügt langes Tippen. Die KI erkennt selbst, um welche Art von Dokument es sich handelt, und schlägt passende Standardpositionen vor, die Sie prüfen. Das Playbook dient danach als Hinweis beim Entwerfen und beim Prüfen fremder Dokumente, nicht als Weisung; das Auslesen zählt je Dokument zum KI-Kontingent.
Mobil unterwegs
Bilder: 6Anwaltsportal auf dem Smartphone: Dashboard mit Navigation unten
Auf dem Smartphone zeigt das Dashboard seine Inhalte in einer Spalte: oben Menü, Suche, Plus-Menü und Hinweise, darunter der Hinweis zur automatischen Sichtung neuer Dokumente, danach „Was jetzt?“. Eine Leiste am unteren Rand führt zu Dashboard, Akten, KI-Assistent, Meine Arbeit und Menü. Die Hinweise lassen sich mit „Verstanden“ oder „Ausschalten …“ erledigen. So prüfen Sie unterwegs, was ansteht.
Meine Arbeit auf dem Smartphone: Fristhinweise und Vorschläge unterwegs
Auf dem Smartphone stehen die Einträge von „Meine Arbeit“ untereinander als Karten mit Dringlichkeitsmarke, Titel und Akte. Jede Karte hat die beiden Schalter „Öffnen“ und „Erledigt“, oben wechseln Sie zwischen Ihrer eigenen Liste und der Kanzleisicht. So kontrollieren Sie unterwegs, welche Fristhinweise und Vorschläge anstehen, und springen mit einem Tipp in die Akte. Lange Titel sind im schmalen Fenster gekürzt, der vollständige Eintrag steht in der Akte.
Benachrichtigungen auf dem Smartphone: Fristen, Agenten und Mandanten
Die Benachrichtigungen sammeln auf dem Smartphone Analysen, Schreiben, Zahlungen und Fristen an einem Ort. Oben filtern Sie nach Art, zum Beispiel Fristen, Mandanten, Agenten, Abrechnung, Kanzlei oder Support, und die Knöpfe „Nur ungelesen“, „Aktualisieren“ und „Alle als gelesen“ halten die Liste übersichtlich. Jede Meldung zeigt Zeitpunkt und Kurztext, etwa dass ein Agentenlauf abgeschlossen ist und das Ergebnis bereitliegt. So behalten Sie neue Hinweise auch unterwegs im Blick.
Kollisionsprüfung am Smartphone: Treffer mit Aktenzeichen in Sekunden
Die Kollisionsprüfung gleicht einen eingegebenen Namen mit den Mandanten, Gegenparteien und Gegnervertretern aller Akten Ihrer Kanzlei ab, die Sie sehen dürfen. Im Bild meldet sie zu einem Beispielnamen einen Treffer und nennt Rolle und Aktenzeichen. Der Abgleich ist kostenlos und arbeitet ohne KI; er ist nahezu exakt, Abkürzungen und andere Schreibweisen werden nicht gefunden. Das hilft zum Beispiel beim ersten Telefonat mit einem möglichen Mandanten, ersetzt aber nicht Ihre eigene fachliche Konfliktprüfung.
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