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Mandantenportal

Das Mandantenportal: wie Mandanten Fassungen kommentieren, Dokumente teilen und den Stand erfahren — und wie die Kanzlei Zugang und Datenschutz steuert.

Alle Aufnahmen zeigen erfundene Beispieldaten – keine echten Mandate, Personen oder Aktenzeichen. KI-Ausgaben können Fehler enthalten; sie ersetzen keine Rechtsberatung.

Portal einrichten

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Mandantenportal freischalten: einmalige Bestätigung des Datenschutzpakets
In den Einstellungen unter „Mandantenportal“ stehen vier verlinkte Unterlagen: der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Unterauftragnehmerliste, die technischen und organisatorischen Maßnahmen und die KI-Transparenz. Sie lesen die Dokumente, setzen den Haken und bestätigen das Paket; erst danach nutzt Ihre Kanzlei das Mandantenportal. So ist festgehalten, dass die Kanzlei die Unterlagen zu Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung zur Kenntnis genommen hat, ein Aktivitäts- und Zugriffsprotokoll erreichen Sie von dort aus. Der Hinweis im Bild betont, dass diese Bestätigung keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall ersetzt und die Kanzlei als Berufsgeheimnisträger eigenverantwortlich bleibt.
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Mandantenportal: Mandanten sehen nur, was Sie ausdrücklich freigeben
Der Ausschnitt der Produktseite erklärt das Sichtbarkeitsprinzip des Mandantenportals; rechts steht eine Beispielkarte, in der eine Klageschrift freigegeben, eine interne Strategienotiz nicht sichtbar und eine Frist mit „Antwort erforderlich“ markiert ist. Mandanten sehen demnach nur Akten mit hinterlegtem Ansichtsrecht und Dokumente nur nach Einzelfreigabe, Fristen erscheinen erst nach ausdrücklicher Freigabe je Frist. Fünf Bereiche – Chat, Uploads, KI-Hilfen, Dokument-Prüfungen und Entwurfs-Freigaben – lassen sich einzeln abschalten, laut Seite serverseitig gesperrt und nicht nur ausgeblendet. So behalten Sie die Kontrolle darüber, was Ihre Mandantschaft zu sehen bekommt; Logo und Akzentfarbe Ihrer Kanzlei erscheinen im Kopf des Portals.
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Akte: Reiter „Mandant & Portal“ – je Akte bestimmen, was der Mandant sieht
Im Reiter „Mandant & Portal“ einer Akte steht, was Ihr Mandant zu dieser Akte sieht; Sie bestimmen für jeden Bereich einzeln, ob er sichtbar ist. Im Bild ist das Mandantenportal der Kanzlei noch nicht eingeschaltet, deshalb zeigt die Fläche nur, was das Portal für die Akte leisten würde, und führt über „Portal-Einstellungen öffnen“ zu den Einstellungen. Drei Leistungen sind benannt: Mandanten laden Unterlagen selbst hoch und die KI liest sie erst nach Ihrer Freigabe, Nachrichten laufen im gesicherten Bereich statt per E-Mail, und je Dokument wird protokolliert, wann es über das Portal geöffnet wurde. Das Einschalten entscheidet die Kanzlei, Mandanten sehen erst etwas, wenn Sie es einzeln freigeben.
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Mandate aufnehmen

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Mandant anlegen: Stammdaten unabhängig vom Portal-Zugang
Die Seite „Mandanten“ führt die Stammdaten Ihrer Mandate, und zwar unabhängig vom Mandantenportal; im Bild ist das Formular für einen neuen Mandanten geöffnet. Sie wählen die Art (Privatperson, Organisation oder Behörde), tragen den Namen ein und ergänzen optional E-Mail, Telefon, Aktenzeichen oder Referenz und interne Notizen, weitere Angaben klappen Sie bei Bedarf auf. So liegen Kontakt und Notizen strukturiert an einer Stelle. Der Hinweis „Mandantenportal nicht aktiv“ zeigt, dass in diesem Bild noch kein Portal-Zugang vergeben werden kann; über die Schaltflächen darüber erreichen Sie Mandanten-Chats, Bitten an Mandanten, Online-Termine, die Mandats-Inbox und den Mandats-Marktplatz.
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Kollisionsprüfung: Namen gegen alle Akten abgleichen, Sperrliste für Anfragen
Auf der Seite „Sperrliste Mandatsanfragen“ steht oben die Kollisionsprüfung: Sie geben den Namen einer Person oder Firma ein, und die Prüfung gleicht ihn mit Mandanten, Gegenparteien und Gegnervertretern aller Akten Ihrer Kanzlei ab, die Sie sehen dürfen. Sie ist kostenlos, läuft ohne KI und wird laut Seite auch automatisch beim Anlegen einer Akte ausgeführt und im Aktenkopf dokumentiert. Darunter sperren Sie Personen per Nutzer-ID für den Mandats-Marktplatz, sie werden Ihnen dann nicht mehr vorgeschlagen und lassen sich nicht freischalten. Der Abgleich ist nahezu exakt, Abkürzungen oder andere Schreibweisen findet er nicht; die Konfliktprüfung nach § 43a Abs. 4 BRAO bleibt Ihre eigene Pflicht.
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Kontakt und Unterlagen

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Mandant kontaktieren: fünf Wege per Link ohne Anmeldung
Aus der Akte öffnet „Mandant kontaktieren“ ein Fenster mit fünf Karten: Unterlagen anfordern (als empfohlen markiert), Fragen beantworten lassen, Dokument prüfen lassen, Gespräch führen und Kurze Nachricht. Sie wählen die Karte, die zu Ihrem Anliegen passt, und der Mandant erhält jeweils einen Link, für den er sich nicht anmelden muss; bei Unterlagen landen die Uploads direkt in der Akte. Das erspart E-Mail-Anhänge und hält die Kommunikation zur Akte beisammen. Im unteren Teil des Fensters stehen die bisherigen Bitten und Gespräche zu dieser Akte, im Bild sind es noch keine.
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Unterlagen anfordern per Checkliste statt E-Mail-Ping-Pong
Der Ausschnitt der Produktseite zeigt links eine Beispielkarte „Dokumente anfordern“ mit drei Punkten – eingereicht und passend, eingereicht mit fehlendem Datum, noch offen – und rechts die Erklärung dazu. Sie schicken Ihrer Mandantschaft eine Checkliste, jeder Upload landet im DMS der Akte und wird gegen den jeweiligen Punkt geprüft: Dokumenttyp erkannt, passt oder passt nicht, konkrete Lücken. So sehen Sie auf einen Blick, was noch fehlt, statt Anhänge aus E-Mails zusammenzusuchen. Neue Uploads bleiben zunächst in Quarantäne, die KI liest sie erst, wenn Sie sie gezielt freigeben; „Was fehlt noch?“ liefert eine KI-Lückenanalyse auf Ihrem Kontingent.
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„Kanzlei anrufen“: Mandanten sprechen, die Kanzlei liest die Notiz
Der Ausschnitt der Produktseite beschreibt die Telefon-Assistenz „Kanzlei anrufen“; links steht eine Beispielkarte einer Gesprächsnotiz mit Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufwunsch. Ist die Funktion in den Kanzlei-Einstellungen aktiviert, sehen Mandanten im Portal den Knopf „Kanzlei anrufen“ und sprechen mit einer KI-Sprachassistenz, die das Anliegen strukturiert aufnimmt und danach eine Notiz anlegt, die Sie lesen. Für jedes Gespräch gelten laut Seite feste Grenzen: keine Rechtsberatung, keine Prognosen, keine Kostenaussagen, die Assistenz verweist auf das persönliche Gespräch. Ihr Kanzlei-Wissen wie Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Notfallnummer fließt in den Anruf ein, vertrauliche Mandatsdaten gehören bewusst nicht hinein.
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Zugriffsprotokoll: jeder Dokument-Abruf im Mandantenportal wird festgehalten
Im oberen Teil des Ausschnitts steht „Jeder Zugriff ist protokolliert“ mit einer Beispielkarte „Zugriffsprotokoll“: Einträge wie Klageschrift angesehen, Klageschrift heruntergeladen, Magic-Link für eine Dokumentanforderung erstellt und eine beantwortete Frist. Jeder Dokument-Abruf über das Mandantenportal wird je Dokument protokolliert; das Protokoll belegt den Abruf, nicht die Kenntnisnahme. Für Dritte ohne eigenes Konto, etwa Gegenseite, Versicherung oder Gutachter, öffnen zeitlich begrenzte Magic-Links denselben sicheren Weg ohne Registrierung. Diese Links laufen ab und sind nach der Erstellung nur einmal im Klartext sichtbar.
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Rückmeldung und Freigabe

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Rückmeldung der Mandantin zum Vertrag: Kommentare aus dem Mandantenportal
Im Dokument-Fenster einer Vertragsfassung zeigt die rechte Spalte unter „Kommentare“ drei Anmerkungen, jeweils mit der Kennzeichnung „Aus Mandantenportal“. Zu jedem Kommentar gibt es ein Antwortfeld, ein Häkchen zum Erledigen und einen Papierkorb zum Löschen; die Fassung selbst ist mit „Nur zum Ansehen“ markiert. So sehen Sie, was Ihre Mandantschaft zur freigegebenen Fassung anmerkt, und können direkt im Dokument reagieren, ohne Rückmeldungen aus E-Mails zu sammeln. Die Kommentare im Beispiel betreffen Zahlungsplan, Abnahme und Vergütung eines Werkvertrags, darunter eine Frage an die Kanzlei.
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Freigabe-Runde abgeschlossen: Rückmeldung übernommen als neue Fassung
Oben meldet das Dokument „Übernommen als Version 4. Diese Freigabe ist geschlossen.“, der Vertragstext darunter ist nur zum Ansehen. In der rechten Spalte zeigt der Reiter „Änderungen“ den Hinweis „Keine offenen Änderungen“, der Reiter „Kommentare“ zählt drei Einträge. Damit ist die Runde mit der Mandantschaft abgeschlossen und der Stand als eigene Fassung festgehalten, sodass sich später nachvollziehen lässt, was übernommen wurde. Der Hinweis im Reiter nennt außerdem, dass Vorschläge erst nach Ihrer Entscheidung feststehen und dieser Weg kein KI-Kontingent verbraucht.
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