Portale clienti: il Suo accesso al Suo studio legale

Se uno studio legale collabora con Smart Legal Pro, può invitarLa come cliente nel proprio portale clienti. Per farlo, utilizzi il Suo account abituale: non è necessario un secondo accesso.

Come ottenere l'accesso

Il Suo studio legale La invita tramite e-mail. Il link La condurrà alla procedura di accettazione; se non possiede ancora un account, potrà registrarsi durante lo stesso passaggio. L'invito è valido solo per l'indirizzo e-mail a cui è stato inviato e solo per un periodo di tempo limitato; in caso di domande, si rivolga al Suo studio legale. Può anche richiedere l'accesso autonomamente: sul profilo di uno studio legale all'interno dell'elenco degli avvocati, troverà (una volta effettuato l'accesso) il pulsante „Richiedere l'accesso al portale clienti“; lo studio legale riceverà la Sua richiesta e provvederà a invitarLa.

Il selettore di area

Dopo l'accettazione, nella parte superiore del portale apparirà un selettore per passare dall'area privata al Suo studio legale. Nell'area dello studio legale visualizzerà una vista volutamente essenziale: la panoramica del Suo studio legale con i contenuti condivisi con Lei. La Sua area privata, con i Suoi documenti e strumenti personali, rimarrà invariata accanto ad essa. Inoltre, sul Suo dashboard vedrà una scheda di accesso per ogni studio legale collegato; un clic La porterà direttamente nel rispettivo portale. Può essere collegato a più studi legali contemporaneamente (indipendentemente dal fatto che abbia trovato lo studio qui o sia stato invitato); ogni studio legale visualizzerà esclusivamente i propri contenuti condivisi.

Cosa può vedere – e cosa no

Può vedere solo ciò che il Suo studio legale condivide espressamente con Lei: fascicoli in cui è coinvolto e singoli documenti condivisi. Vale lo stesso principio al contrario: il Suo studio legale non vede la Sua area privata; i Suoi documenti e le Sue conversazioni rimangono privati. Inoltre, il Suo studio legale decide quali aree del portale (ad es. chat, caricamenti, strumenti di IA, verifiche) siano attive per i propri clienti; se una sezione non è presente, significa che il Suo studio legale l'ha volutamente disattivata.

Gratuito per Lei

Nell'area dello studio legale non acquisterà mai crediti o token; ogni utilizzo dell'IA in questa sezione (assistente, riepiloghi, strumenti di verifica, „Spiega“, assistenza telefonica) viene scalato esclusivamente dalla quota del Suo studio legale ed è per Lei completamente gratuito. Anche l'accesso in sé non comporta alcun costo. L'assistente che La accoglie alla prima visita e Le spiega l'area utilizza anch'esso la quota dello studio legale; per questo motivo, nell'area dello studio legale non sono presenti aree di acquisto. Se l'assistente non fosse disponibile, La preghiamo di rivolgersi direttamente al Suo studio legale.

Il Suo dashboard cliente

Nell'area dello studio legale può vedere a colpo d'occhio quanti fascicoli e documenti sono stati condivisi con Lei e se vi è una scadenza imminente. Può visualizzare o scaricare direttamente i documenti condivisi: i PDF e le immagini si apriranno nel browser, mentre tutto il resto verrà scaricato. Ogni fascicolo ha una propria vista con i documenti condivisi e le scadenze che il Suo studio legale ha reso disponibili per Lei. Se ci sono novità dalla Sua ultima visita, un breve avviso „Dalla Sua ultima visita“ Le riassumerà il tutto, sempre a spese dello studio legale. Se il Suo studio legale Le ha assegnato un referente, lo vedrà nel dashboard come „Il Suo referente“, con nome e indirizzo e-mail.

Documenti richiesti dallo studio legale

Se il Suo studio legale necessita di determinati documenti da parte Sua, nella scheda „Documenti“ in alto vedrà una check-list con i punti richiesti. Per ogni punto, carichi direttamente il documento corrispondente; questo verrà salvato immediatamente nel Suo fascicolo. Se non possiede un documento, può contrassegnare il punto come „non disponibile“ o „più tardi“, in modo che il Suo studio legale ne sia informato. Riceverà una notifica non appena il Suo studio legale richiederà qualcosa. Se il Suo studio legale imposta una scadenza per l'intera richiesta, vedrà in alto quanti giorni mancano o se la scadenza è già stata superata. Alcuni punti sono contrassegnati come raccolta tematica: in questo caso non si tratta di un documento specifico, ma di tutta la documentazione relativa a un tema; qui può caricare più file in sequenza (ad es. tutti gli estratti conto degli ultimi tre mesi singolarmente) invece di uno solo; può aggiungere ogni file successivo tramite „+ Carica un altro file“, mentre un file già caricato può essere rimosso singolarmente. Dopo il caricamento, un'IA verificherà brevemente se il documento corrisponde al punto richiesto. Riceverà un riscontro onesto e cordiale („corrisponde“, „da verificare“ o „probabilmente non corrisponde“) con un'indicazione concreta su cosa fare; se una scansione è difficile da leggere, l'IA Le chiederà una nuova foto (con buona luce, scattata perpendicolarmente dall'alto). Questa verifica viene scalata dalla quota dello studio legale, non dai Suoi costi. Se carica un file tramite il campo di caricamento che corrisponde a un punto aperto, il portale suggerirà l'assegnazione con un clic. In caso di „non disponibile“ può fornire una breve motivazione, mentre per „più tardi“ può selezionare una data; il Suo studio legale vedrà entrambe le opzioni. Se non è sicuro di avere tutto il necessario, può utilizzare il pulsante „Ho fornito tutto?“: un'IA verificherà brevemente se manca ancora qualcosa per questa richiesta e Le indicherà i passaggi successivi; si tratta di una valutazione non vincolante, non di una consulenza legale, e viene anch'essa scalata dalla quota dello studio legale. Una volta risposto a tutti i punti, trasmetta la richiesta al Suo studio legale con un clic (opzionalmente con un messaggio). La pratica non è ancora conclusa: il Suo studio legale verificherà i documenti e chiuderà la richiesta o Le chiederà integrazioni; in entrambi i casi riceverà una notifica. Lo studio legale approverà ogni documento o Le chiederà di sostituirlo, motivandone la ragione; anche in questo caso riceverà una notifica. Se qualcosa rimane in sospeso per un periodo prolungato, il portale La ricorderà discretamente (mai più spesso di ogni tre giorni).

Caricamento di documenti personali

Può anche inviare autonomamente documenti allo studio legale in un fascicolo condiviso, come ad esempio un documento d'identità, un contratto o una fattura. Apra il fascicolo, rimanga nella scheda „Documenti“ e trascini i Suoi file nel campo in alto oppure li selezioni. Sono consentiti file PDF, immagini e documenti Word fino a 25 MB; è possibile caricare più file in un'unica operazione. Non appena apparirà il segno di spunta, il Suo studio legale avrà il documento nel fascicolo. Può riconoscere i Suoi caricamenti personali dal contrassegno „Da Lei“. Un assistente IA identificherà brevemente per il Suo studio legale di che tipo di documento si tratta (ad esempio „Contratto di locazione“): ciò facilita l'assegnazione e viene scalato dalla quota dello studio legale, non dai Suoi costi.

Avvisi nell'elenco dei documenti

Nell'elenco dei documenti di un fascicolo può apparire un avviso accanto a un file: „In lettura“ significa che il testo del documento è ancora in fase di acquisizione; il processo è automatico e non deve fare nulla. „Non leggibile“ indica che il riconoscimento del testo non è riuscito per quel documento; in tal caso, La preghiamo di informare il Suo studio legale. I documenti che lo studio legale ha scelto di non analizzare automaticamente non presentano alcun avviso.

Verifica e approvazione dei documenti

A volte il Suo studio legale Le chiederà di verificare un documento, ad esempio una bozza che deve confermare. Nella scheda „Da approvare“ di un fascicolo vedrà tali richieste con un breve avviso da parte dello studio legale. Può approvare il documento, chiedere una modifica o rifiutarlo, in ogni caso con un commento facoltativo. Il Suo riscontro arriverà direttamente allo studio legale; entrambe le parti potranno visualizzare la cronologia. Nulla viene deciso automaticamente: Lei mantiene il controllo.

„Cosa c'è scritto?“ – il documento spiegato in modo comprensibile

Prima di decidere, un assistente IA La aiuterà a comprendere il documento. Nella richiesta di verifica, clicchi su „Spiega in parole semplici“: l'IA riassumerà il contenuto in un linguaggio semplice:

• In breve: di cosa tratta il documento;
• A cosa prestare attenzione: obblighi o impegni che sta assumendo e punti che dovrebbe verificare o approfondire;
• Scadenze e appuntamenti: date menzionate nel documento.

Questo servizio è per Lei gratuito (viene scalato dalla quota del Suo studio legale) e viene salvato, in modo che una nuova consultazione non comporti costi aggiuntivi. Importante: la spiegazione è uno strumento di comprensione in linguaggio semplice, non una consulenza legale; l'unico documento vincolante è l'originale e, in caso di domande, La invitiamo a rivolgersi al Suo studio legale. Se non è possibile leggere il testo di un documento (ad esempio in caso di una scansione pura) o se l'assistenza non è al momento disponibile, riceverà un breve avviso.

„Cosa è cambiato?“ – confronto delle versioni con semaforo di rischio

Se il Suo studio legale ha revisionato un documento da verificare, ne esisteranno diverse versioni. Tramite „Cosa è cambiato?“, l'IA confronterà per Lei l'ultima modifica e mostrerà un semaforo di rischio:

• Verde – solo modifiche minori;
• Giallo – si prega di verificare con attenzione;
• Rosso – si prega di verificare accuratamente (ad es. modifiche a obblighi, importi o scadenze).

Sotto di esso vedrà le singole modifiche, ciascuna contrassegnata da un punto colorato. Anche questo servizio viene scalato dalla quota del Suo studio legale ed è uno strumento di comprensione, non una consulenza legale; la versione vincolante è quella attuale del documento. Questa area appare solo se esistono effettivamente più versioni.

Commentare e revisionare le bozze

Il Suo studio legale può condividere una bozza (ad esempio una bozza di contratto) direttamente per il Suo contributo. La troverà nella scheda „Documenti“ alla voce „Condiviso dal Suo studio per il Suo contributo“ e riceverà inoltre una notifica. A seconda del livello di autorizzazione, potrà solo commentare (selezionare il testo, aggiungere un commento), suggerire modifiche (i Suoi inserimenti appariranno come suggerimenti colorati che lo studio legale accetterà o rifiuterà singolarmente) oppure modificare liberamente. Importante: lavora sempre su una copia; nulla cambierà nell'originale dello studio legale finché quest'ultimo non avrà verificato e adottato le Sue osservazioni. Il Suo lavoro viene salvato automaticamente; una volta terminato, clicchi su „Inviare allo studio“ (facoltativamente con un messaggio). Può utilizzare il pulsante non appena avrà visualizzato la bozza fino alla fine; sullo smartphone, apra i commenti tramite „Commenti (n)“. Può aggiungere commenti e risposte personali; spetta al Suo studio legale decidere se un commento è stato risolto e riceverà una notifica quando verrà restituita una nuova versione. La scheda di condivisione mostra quanti commenti sono aperti e quanti risolti. Una barra sopra la bozza indica la fase e lo stato (le Sue osservazioni non sono ancora state inviate · il Suo studio legale sta verificando · nuova versione) e si aggiorna automaticamente, senza che Lei debba ricaricare la pagina; se lo studio legale restituisce una nuova versione, apparirà „Carica la nuova versione“. Tramite „Versioni“ può visualizzare le versioni precedenti e cosa è cambiato. Al primo accesso, un breve avviso Le spiegherà come funziona il commento. Successivamente, la bozza sarà in sola lettura per Lei, finché lo studio legale non la renderà nuovamente disponibile per un ulteriore passaggio. Una guida passo dopo passo è disponibile su Commentare una bozza del Suo studio legale: passo dopo passo.

Messaggi al Suo studio legale

In ogni fascicolo condiviso con Lei troverà la scheda „Messaggi“. Lì potrà scrivere direttamente al Suo studio legale per brevi domande, avvisi o accordi sugli appuntamenti. Riconoscerà i nuovi messaggi del Suo studio legale da un contatore direttamente sul rispettivo fascicolo e dalla voce „Il mio studio legale“ nella barra laterale. I Suoi messaggi arriveranno direttamente allo studio legale; per caricare nuovi documenti, utilizzi la scheda „Documenti“.

Potrà vedere dal Suo ultimo messaggio se è stato inviato o letto dallo studio legale, e se l'altra parte sta scrivendo. Se desidera fare riferimento a un documento specifico, può allegare al Suo messaggio un documento del fascicolo già condiviso con Lei tramite l'icona della graffetta: lo studio legale vedrà esattamente a cosa si riferisce. Non carichi nuovi file tramite la chat, ma nella scheda „Documenti“ (vedere sopra).

Scambio generale – anche senza fascicolo

Sul Suo dashboard dello studio legale troverà inoltre il riquadro „Messaggio allo studio“ – un canale di messaggistica che non è vincolato a un fascicolo specifico. Lo utilizzi ad es. se non Le è (ancora) stato assegnato alcun fascicolo o se ha una domanda al di fuori di un procedimento in corso. Se il Suo studio legale avvia lì una conversazione con il cliente strutturata – ad esempio con una breve introduzione e alcune domande preparate sulla Sua pratica –, la troverà elencata al di sotto dello scambio generale. Risponda alle domande liberamente con parole Sue e potrà anche porre domande a Sua volta in qualsiasi momento; l'IA creerà un riepilogo per lo studio legale solo se quest'ultimo lo richiederà espressamente. Anche questo canale è per Lei gratuito (quota dello studio legale).

Non ha capito un messaggio? „Spiega“

Un messaggio del Suo studio legale Le sembra troppo giuridico? Clicchi su „Spiega“ sotto il messaggio: un assistente IA lo riassumerà in parole semplici. Questo servizio è per Lei gratuito (viene scalato dalla quota del Suo studio legale) e non sostituisce una consulenza legale: la spiegazione aiuta a comprendere, mentre le informazioni vincolanti Le verranno fornite dal Suo studio legale. Le spiegazioni generate una volta vengono salvate, in modo che una nuova consultazione non comporti costi aggiuntivi. Se l'assistenza non fosse disponibile, La preghiamo di rivolgersi al Suo studio legale.

Scadenze con il Suo riscontro

Alcune scadenze che il Suo studio legale rende disponibili per Lei richiedono un riscontro da parte Sua – ad esempio una conferma di aver ricevuto una lettera. Tali scadenze sono contrassegnate nella scheda „Scadenze“ con „Risposta richiesta“ e indicano ciò che il Suo studio legale Le sta chiedendo. Può rispondere brevemente o semplicemente prendere atto della scadenza; il Suo studio legale vedrà il Suo riscontro con la data. Se non comprende una scadenza, „Che cosa significa?“ La aiuterà con una spiegazione IA comprensibile ai non addetti ai lavori – per Lei gratuita (scalata dalla quota dello studio legale) ed espressamente non costituisce una consulenza legale.

Appuntamenti con il Suo studio legale

Se il Suo studio legale offre appuntamenti online, nell'area dello studio legale vedrà una scheda „I Suoi appuntamenti“: i Suoi prossimi appuntamenti con lo stato (richiesto/confermato) e un pulsante „Prenota appuntamento“, che rimanda alla pagina di prenotazione dello studio legale. Ogni prenotazione è inizialmente una richiesta: lo studio legale la confermerà e Lei riceverà e-mail con il file del calendario. Può annullare gli appuntamenti imminenti direttamente dalla scheda.

Chiamare lo studio

Se il Suo studio legale ha attivato l'assistenza telefonica, la scheda di contatto mostrerà „Chiamare lo studio“: parlerà con un'assistenza digitale basata su IA, che prenderà in carico la Sua pratica (oggetto, urgenza, richiesta di richiamata) e la trasmetterà allo studio legale come nota — essa non fornisce espressamente alcuna consulenza legale. Le chiamate vengono scalate dalla quota del Suo studio legale e sono per Lei gratuite.

Notifiche

Gli eventi importanti del Suo studio legale appaiono nella campanella in alto a destra – la stessa che conosce dalla Sua area privata; non ha quindi bisogno di tenere d'occhio un secondo luogo. Riceverà una notifica quando il Suo studio legale rende disponibile un documento, Le chiede una verifica, Le scrive un messaggio o rende disponibile una scadenza per Lei. Un clic La porterà direttamente nel punto giusto del fascicolo.

Buono a sapersi

• Le Sue attività: In alto nell'area del Suo studio legale, la scheda „Le Sue attività“ elenca tutto ciò di cui il Suo studio legale ha bisogno da Lei in questo momento – in tutti i fascicoli, con le scadenze più urgenti per prime; un clic La porta direttamente nel punto giusto. Nell'elenco dei fascicoli, „n in sospeso“ indica dove c'è qualcosa che La attende.
• Cosa è successo? Sotto le schede di un fascicolo, un breve storico riassume ciò che è accaduto: documenti approvati, scadenze, richieste, richieste di verifica e bozze, con le più recenti per prime.
• „Spiega in parole semplici“ anche nell'elenco dei documenti: Per i documenti che il Suo studio legale condivide con Lei, troverà „Spiega in parole semplici“ anche nella scheda „Documenti“: per Lei è gratuito (quota dello studio legale) e non costituisce una consulenza legale.
• Cosa La attende: Piccoli contatori sulle schede di un fascicolo mostrano le richieste di documenti in sospeso („Documenti“), le scadenze con risposta richiesta („Scadenze“), le richieste di verifica („Da approvare“) e i messaggi non letti („Messaggi“). Può vedere gli elementi non letti nello scambio generale direttamente sul riquadro „Messaggio allo studio“.
• Aggiungi al calendario: Tramite „Aggiungi al calendario“ può aggiungere un appuntamento (con orario) o una scadenza (come voce per l'intera giornata nel giorno di scadenza) come file di calendario nel Suo calendario personale. Resta valido quanto comunicato dal Suo studio legale.
• Annullare appuntamenti: Al momento dell'annullamento può indicare facoltativamente un motivo. Se un appuntamento non può più essere annullato, il portale glielo comunicherà chiaramente. Ogni appuntamento indica se si svolge in sede, telefonicamente o via video, oltre all'orario con il fuso orario.
• Conversazioni lunghe: La chat mostra prima i messaggi più recenti; può recuperare quelli precedenti in alto tramite „Carica i messaggi precedenti“. I link nei messaggi possono essere selezionati. Sullo smartphone, il tasto Invio crea un'interruzione di riga: l'invio avviene tramite la freccia. Un messaggio del Suo studio legale viene considerato „letto“ solo quando ha la chat aperta davanti a sé e ha fatto scorrere fino a quel punto.
• Il Suo referente: Se il Suo studio legale ha inserito orari di apertura o un sito web nel profilo, la scheda di contatto mostrerà entrambi.
• Chiamare lo studio: Finché la connessione è in fase di stabilimento, può interrompere. Se lascia la pagina durante una chiamata, il portale glielo chiederà prima. Se l'assistenza telefonica non è al momento disponibile, „Scrivere invece un messaggio“ La porterà direttamente nella chat.
• Documenti senza fascicolo: Nello scambio generale non è ancora possibile inviare file: ciò è possibile non appena il Suo studio legale avrà condiviso un fascicolo con Lei (nella scheda „Documenti“ del fascicolo).
• Caricato, ma non assegnato: Se dopo il caricamento l'assegnazione a un punto richiesto non riesce, il file rimane comunque nel fascicolo. Tramite „Associa di nuovo“ può completare l'assegnazione senza dover caricare nuovamente il file.

Accesso terminato?

Se il mandato termina o lo studio legale revoca l'accesso, l'area dello studio legale scompare semplicemente dal Suo account. La Sua area privata non ne viene mai influenzata.