Termijnen in de gaten houden

Veel juridische zaken zijn termijngebonden – mist u een termijn, dan is er vaak niets meer aan te doen. Smart Legal Pro herkent termijnen in uw documenten en verzamelt deze onder Termijnen.

Zo werkt het

• Bij de analyse worden termijnen automatisch herkend (bijv. "bezwaar binnen 14 dagen"). De AI neemt alleen een datum over als deze letterlijk in het document staat of kan worden berekend op basis van een onderbouwde referentiedatum en de termijn – er wordt nooit gegokt.
• Ze verschijnen in uw termijnenoverzicht – en, als u feiten extraheert, ook in de herkende gegevens.
• U behoudt het overzicht van wat er als volgende op de planning staat.
• Eigen termijnen voert u direct in de termijnencentrale in via "Termijn handmatig toevoegen" – zonder dat daar een document bij hoeft te horen. Ook een resultaat uit de termijnenrekenmachine (tweede tabblad op dezelfde pagina) kan met één klik worden overgenomen of als agenda-item (ICS) worden gedownload.
• Als een door u opgestelde brief een termijn noemt, neemt u deze direct vanaf de succespagina over in het register.
• Met "Per kwestie" groepeert u de lijst op basis van uw kwesties (termijnen zonder toewijzing staan onder "Zonder kwestie"); "Op datum" toont weer de chronologische volgorde. Een chip bij elke termijn leidt naar de bijbehorende kwestie.

Termijn afgerond

Heeft u op een termijn gereageerd, markeer deze dan als "Afgehandeld". De herinneringen hiervoor worden dan uitgeschakeld en de termijn verdwijnt uit de lijst met openstaande termijnen. Direct daarna kunt u dit met "Ongedaan maken" terugdraaien; later kunt u afgeronde termijnen weer tevoorschijn halen via "Afgehandelde tonen" en ze opnieuw openen met "Heropenen". Ook de volgende termijn van een kwestie houdt alleen rekening met openstaande termijnen.

Waar de datum vandaan komt

Onder elke datum in de termijnencentrale staat hoe deze tot stand is gekomen: "Datum zoals in het document aangegeven resp. zoals geregistreerd — zonder automatische verschuiving naar werkdagen." of, bij een naar Duits recht berekende termijn, "Bij Duitse termijnen is de verschuiving naar werkdagen conform § 193 BGB reeds verwerkt …". Het kenmerk "Door AI herkend, niet gecontroleerd" geeft aan dat de AI de termijn heeft herkend en er nog geen tweede controle heeft plaatsgevonden. Een datum wordt hierbij alleen getoond als deze in het document staat of kan worden berekend. Twee gevallen verschijnen bewust zonder datum, bovenaan in het overzicht en met een veld om deze alsnog in te voeren:

• De termijn begint bij ontvangst en de datum van ontvangst is onbekend – bijvoorbeeld „binnen twee weken na ontvangst“. Dan staat de termijn er als „Termijn herkend — ontvangstdatum ontbreekt“: „Voer in wanneer u de brief heeft ontvangen — pas dan kunnen we het einde van de termijn berekenen en u herinneren.“ Zodra u de datum van ontvangst opslaat, wordt het einde van de termijn berekend („Datum van ontvangst opgeslagen — de termijn wordt daaruit berekend.“).
• De termijn begint bij een gebeurtenis – bijvoorbeeld bij een herroeping of op het moment dat u ergens van op de hoogte bent gesteld, niet bij de ontvangst van de brief. Dan staat de termijn er als „Termijn gevonden — datum van de gebeurtenis ontbreekt“. Voer de datum van de gebeurtenis in („Datum van de gebeurtenis invoeren“); pas dan berekenen we het einde van de termijn en herinneren we u. We halen deze nooit uit de brief en schatten deze nooit. De datum mag vóór de datum van de brief liggen, maar niet in de toekomst.
• De AI herkent een mogelijke termijn waarvan de datum niet in het document staat. In plaats van een geschatte datum ziet u „Datum niet onderbouwd“ met de opmerking „Deze termijn is herkend, maar de datum staat niet in het document. Controleer de brief en voer de datum zelf in — pas dan herinneren wij u.“ en het veld „Datum invoeren“.

Komt de datum van ontvangst niet overeen met de datum van de brief? Ligt uw datum van ontvangst vóór de datum van de brief of meer dan 30 dagen daarna, dan neemt de termijnencentrale deze niet ongecontroleerd over, maar legt in een kaart uit welke twee data niet bij elkaar passen. Mogelijk is de datum van de brief verkeerd herkend – bijvoorbeeld bij een verzamel-pdf of vanwege een andere datum in de tekst. U kunt deze dan wijzigen met "Datum van de brief corrigeren" (daarna "Overnemen en datum van ontvangst opslaan") of verwijderen met "Datum van de brief verwijderen"; uw datum van ontvangst wordt daarbij automatisch opgeslagen ("Datum van de brief verwijderd en datum van ontvangst opgeslagen — de termijn wordt daaruit berekend."). Alleen de rekenbasis van deze termijn wordt gewijzigd – uw document blijft ongewijzigd. Dezelfde kaart verschijnt overal waar u een datum van ontvangst kunt invoeren. Bij een nieuwe analyse van hetzelfde document blijft uw correctie bij deze termijn behouden.

Oudere vermeldingen zonder datum staan als "Datum nog niet bekend" in dezelfde lijst. Direct na een analyse noemt de resultatenlijst dezelfde gevallen ("De termijn begint bij ontvangst — voer de datum van ontvangst in." resp. "Geen datum in het document onderbouwd — controleer en voer die zelf in."). Herinneringen zijn er alleen voor termijnen met een datum – voer een ontbrekende datum daarom snel in.

Aanduiding van een termijn: Ook in de aanduiding van een herkende termijn staat alleen een datum die in de brief zelf voorkomt. Bevat de aanduiding een volledige datum (met jaar) die niet zo in de brief staat – bijvoorbeeld een door de AI berekende datum –, dan verwijdert de app deze uit de aanduiding. De datum van de termijn zelf ziet u in de termijnencentrale, met de opmerking hoe deze tot stand is gekomen. Ook in de toelichtende gegevens bij een termijn (berekeningsmethode, onzekerheden) verwijdert de app een dergelijke berekende datum.

Datum van de brief: Als datum van de brief geldt alleen een datumvermelding in het briefhoofd (datumregel) of een formulering zoals "Datum:", "Brief van …" of "Besluit van …" – een losse andere datum in de tekst (bijvoorbeeld de dag van een voorval) geldt niet. Ontbreekt een dergelijke vermelding, dan ziet u bij een termijn die vanaf de datum van de brief zou moeten lopen een opmerking in plaats van een datum. Deze herkenning is momenteel ontworpen voor Duitstalige brieven.

Zo wordt er gerekend

• Naar Duits recht gelden §§ 187, 188, 193 BGB: Valt het einde van de termijn op een weekend of een landelijke feestdag, dan verschuift deze naar de eerstvolgende werkdag. Regionale feestdagen (bijv. deelstaatfeestdagen) kunnen de termijn aanvullend verschuiven.
• Maandtermijnen worden exact op de kalender berekend, niet als 30 dagen: "één maand vanaf 31 januari" eindigt op 28 februari, in een schrikkeljaar op 29 februari.
• Afloop van de volgende maand: Sommige termijnen eindigen niet na een aantal dagen, maar met het verstrijken van een kalendermaand – bijvoorbeeld bij de aankondiging van een modernisering door uw verhuurder de termijn voor bezwaren wegens hardheid (tot het verstrijken van de maand die volgt op de ontvangst van de aankondiging). De app rekent dan het einde van de maand, niet 30 dagen: komt de aankondiging op 15 maart aan, dan eindigt de termijn op 30 april (valt deze dag naar Duits recht op een weekend of een feestdag, dan geldt de volgende werkdag). Dit vereist een onderbouwde datum van ontvangst; zolang deze ontbreekt, staat de termijn zonder datum erbij ("Datum van ontvangst ontbreekt"). Herkent de app de termijn van een brief niet zeker, dan ziet u een opmerking in plaats van een datum.
• Aanvechting van een besluit van de eigenarenvergadering (appartementenrecht, bijv. bij de jaarafrekening): Deze termijn begint bij het besluit, niet bij de datum van de brief van de beheerder die dit meedeelt. De app rekent deze daarom alleen als de datum van het besluit in de brief staat; anders ziet u in plaats van een datum de opmerking "Het begin van de termijn staat niet in het document — controleer de datum zelf en voer deze in."
• Geldt een ander recht dan het Duitse recht of is het land onduidelijk, dan verschuift de app het einde van de termijn niet naar een werkdag. U ziet dan de zonder verschuiving berekende datum met de opmerking "Berekend zonder de Duitse § 193 BGB, aangezien de jurisdictie niet bekend is — controleer lokaal welk recht geldt." (resp. "… aangezien dit dossier de jurisdictie … heeft — controleer lokaal."). Controleer bij twijfel de regels van het betreffende land.

Herinneringen

Voor elke termijn met een datum in uw termijnencentrale kunt u e-mail- en push-herinneringen afzonderlijk activeren (met uitdrukkelijke toestemming). Indien geactiveerd, herinneren wij u escalerend tot drie keer toe: 7, 3 en 1 dag voor afloop – niet slechts eenmalig. Dit geldt voor elke termijn, ongeacht of deze is ontstaan uit een documentanalyse, de chat, een via spraak opgestelde brief of handmatig. Push-notificaties stelt u aanvullend per apparaat in (Push-notificaties instellen); meer over de overige notificatiekanalen onder Berichten & meldingen.

Tweede controle van een termijn

Ter zekerheid kunt u een herkende termijn laten tegencontroleren: het brondocument wordt opnieuw ingelezen en de termijn wordt onafhankelijk opnieuw afgeleid – met begin van de termijn, einde van de termijn, jurisdictie en volgende stap. Een correctie neemt de app alleen over als de nieuwe datum in het document onderbouwd is of met de termijnenrekenmachine kan worden berekend. Anders ziet u "Tweede controle spreekt tegen — datum niet onderbouwd, controleer a.u.b.", en de eerdere datum blijft staan totdat u zelf beslist. Ook de tweede controle is AI en kost credits (prijs staat vooraf vast); het vervangt geen juridische termijncontrole door een advocaat.

Belangrijk

• De termijnherkenning is een hulpmiddel, geen garantie. Controleer kritieke termijnen altijd zelf aan de hand van het originele document.
• Bij twijfel en bij korte termijnen: schakel tijdig een advocatenkantoor in (Een advocaat vinden).

Verwante onderwerpen: Document uploaden & analyseren · Berichten & meldingen · Een advocaat vinden · Hoe betrouwbaar is de AI? · Aanbevelingen van Lexi: de volgende logische stap · Uitleggen via spraak (Voice)