Screenshots: Zusammenarbeit & Freigabe

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Zusammenarbeit & Freigabe

Dokumente zur Prüfung senden, Unterlagen anfordern und Rückmeldungen einholen – auch ohne Mandantenportal: Link erstellen, Gültigkeit festlegen, widerrufen, und die Gastseiten ohne Konto, auf denen Empfänger ansehen, kommentieren und hochladen.

Alle Aufnahmen zeigen erfundene Beispieldaten – keine echten Mandate, Personen oder Aktenzeichen. KI-Ausgaben können Fehler enthalten; sie ersetzen keine Rechtsberatung.

Die Screenshots zeigen die deutsche Oberfläche. Smart Legal Pro selbst ist vollständig auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch und Polnisch nutzbar.

Zur Prüfung senden

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Dokument zur Prüfung senden – auch ohne Mandantenportal
Im Kanzlei-DMS öffnen Sie per Rechtsklick „Dokument verwalten“ und dort „Zur Prüfung senden“. Der Dialog bietet eine Notiz an den Mandanten, die Option „Verbindlich – Ihr Mandant muss ausdrücklich zustimmen“ und den Weg „Per Link, ohne Anmeldung“. Dafür wird das Dokument für den Mandanten freigegeben, und er sieht stets die aktuelle Fassung. So läuft eine Prüfung auch dann, wenn der Mandant kein Portalkonto hat.
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Magic Link erstellen: Empfänger, Sprache und Gültigkeit
Der Dialog „Magic Link versenden“ verlangt vom Empfänger nur einen Namen; eine E-Mail-Adresse ist optional. Dazu wählen Sie die Sprache des Empfängers, in der die Gastseite erscheint, und die Gültigkeit in Tagen. Mit „Link erstellen“ entsteht der Link, die Kontaktdaten lassen sich bei Bedarf in der Mandantenverwaltung speichern. Der Empfänger braucht für das Ansehen und Antworten kein eigenes Konto.
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Link erzeugt: kopieren, weitergeben, Gültigkeit im Blick
Nach dem Erstellen zeigt der Dialog den fertigen Link mit einem Knopf zum Kopieren und dem Hinweis, dass er 14 Tage gültig ist. Weil keine E-Mail-Adresse eingetragen wurde, steht dort „bitte den Link manuell teilen“; mit Adresse würde die Kanzlei die Einladung selbst verschicken. Der Klartext-Link ist nach dem Schließen nicht mehr abrufbar, denn gespeichert wird nur eine Prüfsumme. Mit „Fertig“ schließen Sie den Dialog.
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Aktiver Link: Empfänger und Ablaufdatum auf einen Blick
Öffnen Sie „Zur Prüfung senden“ erneut, erkennt der Dialog den bestehenden Link: „Es besteht bereits ein aktiver Link für diese Anfrage“ mit Empfänger und Ablaufdatum. Zwei parallele Links für dieselbe Prüfung gibt es nicht, damit klar bleibt, wer was sehen darf. Wollen Sie einen neuen Link ausstellen, nutzen Sie „Schließen & neu erstellen“; der alte Link verliert dann seine Gültigkeit.
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Link widerrufen: Rückfrage vor dem Schließen
Vor dem Schließen fragt der Dialog „Link schließen und neu anlegen?“ und erklärt, dass der bestehende Link danach nicht mehr funktioniert. Sie können anschließend einen neuen Link für dieselbe Anfrage erstellen. Die rote Bestätigung verhindert, dass ein laufender Zugang versehentlich beendet wird. Wer den alten Link besitzt, sieht danach eine verständliche Meldung, dass die Prüfung zurückgezogen wurde.
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Gastansicht

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Gastansicht ohne Konto: Dokument ansehen und Rückmeldung geben
Wer den Link öffnet, sieht oben die Kanzlei mit der zuständigen Anwältin, die Notiz und genau ein Dokument, hier „Ablehnung-Autohaus“, mit dem Hinweis „Verbindlich“. Darunter stehen das Kommentarfeld und drei Entscheidungen: verbindlich zustimmen, Überarbeitung anfordern oder ablehnen. Die verbindliche Zustimmung wird erst frei, wenn das Dokument geöffnet wurde. Das Datum, bis zu dem der Link gilt, steht gut sichtbar im Kasten; ein Konto ist nicht nötig.
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Gast schreibt einen Kommentar – ohne Entscheidung
Hier hat der Gast im Kommentarfeld eine Rückfrage zur Verjährung formuliert. Mit „Nur Kommentar senden (ohne Entscheidung)“ geht sie an die Kanzlei, ohne dass der Gast zustimmt oder ablehnt. Der Link bleibt dabei aktiv, sodass später noch eine Entscheidung folgen kann. Ein Hinweis unten erklärt, dass die Rückmeldung verschlüsselt übertragen wird und nichts ohne Prüfung durch die Kanzlei übernommen wird.
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Rückmeldung gesendet: Der Gast weiß, dass die Kanzlei informiert ist
Nach dem Absenden erscheint ein grünes Häkchen mit „Vielen Dank! Ihr Kommentar wurde an die Kanzlei übermittelt.“ und dem Hinweis, dass die Kanzlei informiert wurde und das Fenster geschlossen werden kann. Die Meldung nennt je nach Entscheidung die passende Bestätigung, etwa für Zustimmung, Überarbeitung oder Ablehnung. In der Akte erscheint die Rückmeldung für die Kanzlei zur weiteren Bearbeitung.
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Gastseite auf dem Smartphone: Prüfen und antworten in einer Spalte
Auf dem Smartphone stehen Notiz, Dokumentlink, Kommentarfeld und die drei Entscheidungen in einer Spalte untereinander. Die Knöpfe sind groß genug für den Daumen, und die Beschriftungen bleiben lesbar, auch bei „Überarbeitung anfordern“. Der Empfänger öffnet den Link direkt aus der E-Mail und braucht dafür weder eine App noch ein Konto. Die Hinweise zur Verbindlichkeit stehen unter den Knöpfen.
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Widerrufener Link: Die Gastseite erklärt es in Klartext
Wurde der Link von der Kanzlei geschlossen, zeigt die Gastseite die Meldung „Diese Prüfung wurde von der Kanzlei zurückgezogen.“ Es erscheint weder der Dokumentname noch ein Knopf zum Öffnen, der Gast sieht also nichts, was freigegeben war. Wer den Link weitergegeben bekommt, öffnet damit nichts mehr. Die Seite lädt in der Sprache, die der Link vorgibt, und endet in einer ruhigen Fehlermeldung statt in einem technischen Fehlerbild.
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Abgelaufener Link: Hinweis und Weg zurück zur Kanzlei
Ist die Gültigkeit abgelaufen, meldet die Seite „Dieser Link ist abgelaufen. Bitte wenden Sie sich an die Kanzlei.“ Auch hier zeigt sie nichts vom Inhalt der Freigabe. Die Gültigkeit legt die Kanzlei je Link fest, bis zu 60 Tage; ein neuer Link ist mit wenigen Klicks ausgestellt. So bleibt ein Zugang zeitlich begrenzt, ohne dass der Empfänger ratlos zurückbleibt.
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Unterlagen anfordern

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Unterlagen anfordern: Nachricht, Frist und Liste der Dokumente
Das Formular „Dokumente anfordern“ besteht aus einer Nachricht an den Mandanten, einer optionalen Frist und einer Liste einzelner Punkte, jeweils mit Hinweis, etwa „bitte beide Seiten“. Vorschläge für typische Fälle wie Mietverhältnis oder Arbeitsverhältnis und „Mit KI formulieren“ gibt es auf Klick; die KI verbraucht dann einen kleinen Teil des Kontingents. Hier ist alles von Hand ausgefüllt, nichts läuft von allein. Mit „Anfordern“ legen Sie die Anforderung an.
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Offene Anforderung: Fortschritt, Frist und „Per Link senden“
Die angelegte Anforderung zeigt die Nachricht, den Fortschritt „0/3“, die Frist und jeden Punkt mit seinem Status „offen“. Von der Karte aus verschicken Sie sie mit „Per Link senden“, fragen mit „Nachfordern“ nach, schließen mit „Abschließen“ ab oder ziehen sie zurück. „Was fehlt noch?“ fasst den Rest zusammen, und automatische Erinnerungen sind eingeschaltet. Für Mandanten ohne Portalzugang ist das der Weg, Unterlagen strukturiert einzusammeln.
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Anforderung per Link senden: Empfänger benennen
Aus der Anforderung heraus öffnet „Per Link senden“ denselben Dialog wie bei der Prüfung, hier mit dem Text, dass der Empfänger die angeforderten Unterlagen hochladen kann, ganz ohne eigenes Konto. Sie benennen den Empfänger, wählen Sprache und Gültigkeit und erstellen den Link. Die Adresse ist optional und nur nötig, wenn die Kanzlei die Einladung verschicken soll.
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Upload-Link fertig: kopieren oder selbst weitergeben
Der fertige Upload-Link steht zum Kopieren bereit, darunter der Hinweis, dass er 14 Tage gültig ist und ohne eingetragene E-Mail-Adresse manuell geteilt wird. Pro Anforderung gibt es einen aktiven Link; wollen Sie einen anderen Empfänger bedienen, schließen Sie den alten und stellen einen neuen aus. Der Empfänger öffnet die Upload-Seite im Browser, ohne sich anzumelden.
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Upload-Seite ohne Konto: Unterlagen Punkt für Punkt hochladen
Die Upload-Seite begrüßt den Empfänger mit der Nachricht der Kanzlei und der Liste der erbetenen Unterlagen samt Fortschritt „0/3“. Jeder Punkt hat einen eigenen Knopf „Hochladen“; weitere Dateien lassen sich unten per Ziehen oder Auswahl hinzufügen, bis zu zehn Dateien mit je höchstens 25 MB. Ein Hinweis erklärt, dass die Dateien verschlüsselt übertragen und nur der Kanzlei bereitgestellt werden. Ein Konto ist nicht nötig.
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Upload auf dem Smartphone: Unterlagen direkt hochladen
Auf dem Smartphone steht die Liste der erbetenen Unterlagen in einer Spalte, jeder Punkt mit eigenem Knopf „Hochladen“. Darunter folgt die Fläche zum Hinzufügen weiterer Dateien. Beim Antippen bietet das Telefon Dateien oder Fotos aus der Galerie an, sodass sich etwa ein Foto des Schadens direkt hochladen lässt. Die Kanzlei sieht jede Datei erst nach ihrer Prüfung in der Akte.
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Datei hochgeladen: „eingegangen – die Kanzlei prüft“
Nach dem Hochladen erscheint die Datei unter dem Punkt mit dem Status „eingegangen – die Kanzlei prüft“, und der Fortschritt zählt auf „1/3“. Wurde die falsche Datei gewählt, zieht der Gast sie mit „Zurückziehen“ selbst wieder zurück, solange die Kanzlei sie nicht geprüft hat. Die Kanzlei bekommt dann eine Mitteilung. Die Beispieldatei in diesem Bild ist ein erfundener Kaufvertrag.
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Unterlage eingegangen: im Wartebereich prüfen und annehmen
Lädt der Gast eine Datei hoch, steht sie im Bereich „Gast-Upload“ unter dem Empfänger mit dem Status „wartet auf Prüfung“. Daneben liegen vier Symbole zum Ansehen, Vorprüfen, Annehmen und Zurückweisen. Erst die Annahme legt die Datei in der Akte ab und hakt den passenden Punkt der Anforderung ab; bei einer Zurückweisung nennen Sie dem Gast den Grund. So gelangt nichts ungeprüft in die Akte.
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Gast-Upload für Dritte: Gegenseite, Versicherung, Gutachter
Im Bereich „Gast-Upload (Dritte ohne Konto)“ fordern Sie Unterlagen von Gegenseite, Versicherung oder Gutachtern an. Sie tragen Kontaktperson oder Stelle ein, optional eine E-Mail-Adresse, und erstellen den Link zu einer Upload-Seite ohne Anmeldung. Jede Datei landet zunächst im Wartebereich und kommt erst nach Ihrer Annahme in die Akte. Das funktioniert unabhängig vom Mandantenportal.
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Anforderungen auf dem Smartphone: Status und Link
Auf dem Handy zeigt die Karte „Dokumente anfordern“ Nachricht, Fortschritt, Frist und die einzelnen Punkte mit ihrem Status in einer Spalte. „Per Link senden“, „Zurückziehen“, „Was fehlt noch?“, „Nachfordern“ und „Abschließen“ bleiben mit großen Knöpfen erreichbar. So lässt sich nach einem Mandantengespräch direkt prüfen, was noch fehlt, und der Link bei Bedarf erneut senden.
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