Fini les échanges d'e-mails à rallonge avant chaque contrat
Quiconque rédige des contrats de travail, des contrats de freelance ou des lettres de mission connaît le problème : avant que le contrat soit finalisé, il manque généralement l'IBAN, le numéro de sécurité sociale, l'identifiant fiscal, la date de naissance ou l'adresse complète de l'autre partie. Rassembler ces données par e-mail est fastidieux, source d'erreurs et délicat sur le plan de la protection des données.
Co-Fill règle ce problème dans Smart Legal Pro : dans l'assistant de contrat, vous sélectionnez précisément les champs que l'autre personne doit remplir, puis vous envoyez un lien sécurisé à durée limitée. Vous ne générez le contrat qu'au retour des données.
Comment fonctionne Co-Fill
- Marquer les champs — dans l'assistant, vous choisissez champ par champ si vous le remplissez vous-même ou si vous le demandez au destinataire.
- Envoyer le lien — saisissez l'e-mail du destinataire, ajoutez une note facultative, et c'est fait. L'invitation part via notre service d'envoi Brevo.
- Le destinataire remplit — sans compte. La page publique n'affiche que les champs que vous avez demandés, dans la langue choisie (DE/EN), avec un renvoi vers la protection des données et les mentions légales.
- Suivre le statut — dans l'assistant, vous voyez pour chaque destinataire : envoyé, ouvert, données transmises. Vous pouvez renvoyer le lien ou le désactiver.
- Générer le contrat — dès que les données sont là, elles sont reprises dans le brouillon et vous créez le contrat comme d'habitude.
Pourquoi c'est important
- Moins de friction — pas de formulaire PDF par e-mail, pas de relances pour une faute de frappe dans l'IBAN.
- Un flux de données propre — les champs arrivent directement dans le projet de contrat, pas dans une pièce jointe.
- Multilingue — le destinataire remplit en allemand ou en anglais, et le contrat est généré dans la juridiction que vous avez choisie.
- Sécurisé — les liens expirent automatiquement, peuvent être désactivés à tout moment, et le destinataire ne voit rien du reste du contrat.
Cas d'usage typiques
- Contrats de travail — les nouveaux collaborateurs fournissent eux-mêmes leur numéro de sécurité sociale, leur identifiant fiscal, leur IBAN et leurs coordonnées bancaires.
- Contrats de freelance et d'entreprise — les prestataires externes renseignent leur adresse de facturation, leur numéro de TVA et leur IBAN.
- Lettres de mission — les clients ajoutent leur adresse, leur date de naissance et le numéro de dossier.
- NDA et contrats de coopération — le pouvoir de représentation, le registre du commerce et l'adresse de l'autre partie proviennent directement de la source.
Ce que vous avez à faire
Rien. Co-Fill est immédiatement disponible dans chaque assistant de contrat — dès que vous avez enregistré un brouillon, la carte « Demande de données à la partie au contrat » apparaît en bas.
