Portail client : votre accès à votre cabinet d'avocats

Si un cabinet d'avocats travaille avec Smart Legal Pro, il peut vous inviter en tant que client dans son portail client. Vous utilisez pour cela votre compte habituel – il n'y a pas de deuxième identifiant.

Comment obtenir l'accès

Votre cabinet d'avocats vous invite par e-mail. Le lien vous dirige vers l'acceptation ; si vous n'avez pas encore de compte, vous pouvez vous inscrire lors de cette même étape. L'invitation n'est valable que pour l'adresse e-mail à laquelle elle a été envoyée et pour une durée limitée – en cas de questions, veuillez vous adresser à votre cabinet d'avocats. Vous pouvez également demander l'accès vous-même : sur le profil d'un cabinet dans l'annuaire des avocats, vous trouverez (une fois connecté) le bouton « Demander l'accès au portail client » – le cabinet reçoit votre demande et vous invite ensuite.

Le sélecteur d'espace

Après l'acceptation, un sélecteur apparaît en haut du portail pour basculer entre l'espace privé et votre cabinet d'avocats. Dans l'espace du cabinet, vous voyez une vue volontairement épurée : la vue d'ensemble de votre cabinet avec les contenus partagés avec vous. Votre espace privé, contenant vos propres documents et outils, reste inchangé à côté. De plus, vous voyez sur votre tableau de bord une carte d'accès pour chaque cabinet connecté — un clic vous mène directement au portail concerné. Vous pouvez être connecté à plusieurs cabinets d'avocats simultanément (que vous ayez trouvé le cabinet ici ou que vous ayez été invité) ; chaque cabinet ne voit alors que ses propres contenus partagés.

Ce que vous voyez – et ce que vous ne voyez pas

Vous ne voyez que ce que votre cabinet d'avocats partage expressément avec vous : les dossiers dans lesquels vous êtes impliqué et les documents partagés individuellement. L'inverse est également vrai : votre cabinet d'avocats ne voit pas votre espace privé – vos propres documents et conversations restent privés. Votre cabinet décide également quels espaces du portail (par ex. chat, téléversements, aides IA, vérifications) sont actifs pour ses clients – si un espace est absent chez vous, c'est que votre cabinet l'a volontairement désactivé.

Gratuit pour vous

Dans l'espace du cabinet, vous n'achetez à aucun moment vous-même des crédits ou des jetons – chaque utilisation de l'IA ici (assistant, résumés, aides à la vérification, « Expliquer », assistance téléphonique) est entièrement déduite du quota de votre cabinet et est totalement gratuite pour vous. L'accès lui-même ne vous coûte rien non plus. L'assistant qui vous accueille lors de votre première visite et explique l'espace est également déduit du quota du cabinet – c'est pourquoi il n'y a volontairement aucune zone d'achat dans l'espace du cabinet. Si l'assistant n'est pas disponible, veuillez vous adresser directement à votre cabinet d'avocats.

Votre tableau de bord client

Dans l'espace du cabinet, vous voyez en un coup d'œil combien de dossiers et de documents sont partagés avec vous et si un délai approche. Vous pouvez consulter ou télécharger directement les documents partagés – les PDF et les images s'ouvrent dans le navigateur, tout le reste est téléchargé. Chaque dossier dispose de sa propre vue avec les documents partagés et les délais que votre cabinet a rendus accessibles pour vous. S'il y a du nouveau depuis votre dernière visite, une courte notification « Depuis votre dernière visite » résume cela pour vous – également aux frais du cabinet. Si votre cabinet vous a attribué un interlocuteur, vous le verrez sur le tableau de bord sous « Votre interlocuteur » – avec son nom et son adresse e-mail.

Documents demandés par le cabinet d'avocats

Si votre cabinet a besoin de certains documents de votre part, vous verrez dans l'onglet « Documents » en haut une liste de contrôle avec les points demandés. Pour chaque point, vous téléversez directement le document correspondant – il atterrit immédiatement dans votre dossier. Si vous n'avez pas de document, vous pouvez marquer le point comme « non disponible » ou « plus tard » afin que votre cabinet soit informé. Dès que votre cabinet demande quelque chose, vous en êtes notifié. Si votre cabinet fixe un délai pour l'ensemble de la demande, vous verrez en haut de la demande combien de jours il reste – ou si le délai est déjà dépassé. Certains points sont marqués comme collection de thèmes – il ne s'agit alors pas d'un document spécifique, mais de tous les documents relatifs à un sujet ; ici, vous pouvez téléverser plusieurs fichiers successivement (par ex. tous les relevés bancaires des trois derniers mois individuellement) au lieu d'un seul – vous ajoutez chaque fichier supplémentaire via « + Téléverser un autre fichier », et un fichier déjà téléversé peut également y être supprimé individuellement. Après le téléversement, une IA vérifie brièvement si le document correspond au point demandé. Vous recevez un retour honnête et amical (« correspond », « à vérifier » ou « ne correspond probablement pas ») avec une indication concrète de ce qu'il faut faire ; si un scan est difficile à lire, elle demande une nouvelle photo – avec un bon éclairage, bien à plat. Cette vérification est déduite du quota du cabinet, pas de vos frais. Et si vous téléversez un fichier via le champ de téléversement qui correspond à un point ouvert, le portail suggère l'affectation en un clic. Pour « non disponible », vous pouvez brièvement justifier pourquoi, pour « plus tard », choisir une date – votre cabinet voit les deux. Si vous n'êtes pas sûr d'avoir tout réuni, le bouton « Ai-je tout fourni ? » vous aide : une IA vérifie brièvement s'il manque quelque chose pour cette demande et indique le cas échéant les prochaines étapes – il s'agit d'une estimation sans engagement, pas d'un conseil juridique, et cela est également déduit du quota du cabinet, pas de vos frais. Une fois tous les points répondus, vous transmettez la demande groupée à votre cabinet d'avocats en un clic (éventuellement avec un message). La demande n'est pas encore terminée pour autant : votre cabinet vérifie les documents et clôture la demande – ou vous demande des compléments ; dans les deux cas, vous serez notifié. Le cabinet valide chaque document ou demande – avec justification – un autre ; vous en serez notifié. Si quelque chose reste ouvert trop longtemps, le portail vous le rappelle discrètement (jamais plus souvent que tous les trois jours).

Télécharger vos propres documents

Vous pouvez également transmettre vous-même des documents à votre cabinet d'avocats dans un dossier partagé – par exemple une pièce d'identité, un contrat ou une facture. Ouvrez le dossier, restez dans l'onglet « Documents » et glissez vos fichiers dans le champ en haut ou sélectionnez-les. Les formats PDF, images et Word jusqu'à 25 Mo sont autorisés ; vous pouvez envoyer plusieurs fichiers en une seule fois. Dès que la coche apparaît, votre cabinet d'avocats dispose du document dans le dossier. Vous pouvez reconnaître vos propres téléchargements grâce à la mention « Par vous ». Un assistant IA identifie brièvement pour votre cabinet d'avocats le type de document concerné (par exemple « Contrat de location ») – cela facilite le classement et est déduit du quota du cabinet, sans frais pour vous.

Indications dans la liste des documents

Dans la liste des documents d'un dossier, une indication peut apparaître à côté d'un fichier : « Lecture en cours » signifie que le texte du document est en cours de lecture – cela se fait automatiquement, vous n'avez rien à faire. « Illisible » signifie que la reconnaissance de texte a échoué pour ce document ; veuillez en informer votre cabinet d'avocats dans ce cas. Les documents que le cabinet d'avocats n'analyse pas automatiquement ne portent aucune indication.

Vérifier et approuver des documents

Parfois, votre cabinet d'avocats vous demande de vérifier un document – par exemple un projet que vous devez confirmer. Dans l'onglet « À approuver » d'un dossier, vous verrez ces demandes accompagnées d'une brève note du cabinet. Vous pouvez approuver le document, demander une modification ou le refuser – chaque fois avec un commentaire optionnel. Votre réponse est transmise directement au cabinet d'avocats ; les deux parties peuvent consulter l'historique. Rien n'est décidé automatiquement – vous gardez le contrôle.

« Que contient le document ? » – le document expliqué simplement

Avant de prendre une décision, un assistant IA vous aide à comprendre le document. Cliquez sur « Expliquer simplement » au niveau de la demande de vérification – l'IA résume le contenu en langage simple :

• En bref : de quoi traite le document ;
• Points d'attention : obligations ou engagements que vous prenez, et points que vous devriez vérifier ou sur lesquels vous devriez poser des questions ;
• Délais et dates : dates mentionnées dans le document.

C'est gratuit pour vous (cela est déduit du quota de votre cabinet d'avocats) et est enregistré afin qu'une consultation ultérieure ne génère aucun coût supplémentaire. Important : l'explication est une aide à la compréhension en langage simple, pas un conseil juridique – seul le document fait foi, et en cas de questions, veuillez vous adresser à votre cabinet d'avocats. Si aucun texte ne peut être lu à partir d'un document (par exemple dans le cas d'un simple scan) ou si l'aide n'est pas disponible, vous recevrez une brève notification.

« Qu'est-ce qui a changé ? » – comparer les versions avec un feu de signalisation des risques

Si votre cabinet d'avocats a retravaillé un document à vérifier, il peut exister plusieurs versions. Via « Qu'est-ce qui a changé ? », l'IA compare la dernière modification pour vous et affiche un feu de signalisation des risques :

• Vert – modifications mineures uniquement ;
• Jaune – veuillez vérifier attentivement ;
• Rouge – veuillez vérifier précisément (par ex. obligations, montants ou délais modifiés).

En dessous, vous verrez les modifications individuelles, chacune marquée d'un point coloré. Cela est également déduit du quota de votre cabinet d'avocats et constitue une aide à la compréhension, pas un conseil juridique – la version actuelle du document fait foi. Cette zone n'apparaît que s'il existe effectivement plus d'une version.

Commenter et réviser des projets

Votre cabinet d'avocats peut vous partager un projet (par exemple un projet de contrat) directement pour votre avis. Vous le trouverez dans l'onglet « Documents » sous « Partagé par votre cabinet pour votre avis » et vous recevrez une notification supplémentaire. Selon le niveau d'autorisation, vous pouvez uniquement commenter (surligner le texte, ajouter un commentaire), suggérer des modifications (vos saisies apparaissent sous forme de suggestions colorées que le cabinet accepte ou refuse individuellement) ou modifier librement. Important : vous travaillez toujours sur une copie – rien ne change sur l'original du cabinet tant que votre cabinet d'avocats n'a pas vérifié et intégré vos remarques. Votre travail est enregistré automatiquement ; une fois terminé, cliquez sur « Transmettre au cabinet » (optionnellement avec un message). Vous pouvez utiliser ce bouton dès que vous avez consulté le projet jusqu'au bout ; sur smartphone, ouvrez les commentaires via « Commentaires (n) ». Vous pouvez ajouter vos propres commentaires et réponses ; c'est votre cabinet qui décide si un commentaire est traité, et vous serez notifié lorsqu'il renverra une nouvelle version. La carte de partage indique combien de commentaires sont ouverts et traités. Une barre au-dessus du projet indique le tour et l'état (vos remarques ne sont pas encore transmises · votre cabinet vérifie · nouvelle version) et se met à jour automatiquement, sans que vous ayez besoin de recharger la page ; si le cabinet renvoie une nouvelle version, « Charger la nouvelle version » apparaît. Via « Versions », vous pouvez voir les versions précédentes et ce qui a changé. Lors de la première ouverture, une courte note explique comment fonctionne le système de commentaires. Ensuite, le projet est en lecture seule pour vous, jusqu'à ce que le cabinet d'avocats le partage à nouveau pour une autre étape si nécessaire. Vous trouverez un guide étape par étape sous Commenter un projet de votre cabinet : étape par étape.

Messages à votre cabinet d'avocats

Dans chaque dossier partagé avec vous, vous trouverez l'onglet « Messages ». Vous pouvez y communiquer directement avec votre cabinet d'avocats – pour des questions rapides, des remarques ou des prises de rendez-vous. Vous reconnaîtrez les nouveaux messages de votre cabinet d'avocats grâce à un compteur directement sur le dossier concerné et à « Mon cabinet » dans la barre latérale. Vos messages sont transmis directement à votre cabinet d'avocats ; pour télécharger de nouveaux documents, utilisez l'onglet « Documents ».

Vous pouvez voir sur votre dernier message s'il a été envoyé ou lu par le cabinet d'avocats, et si votre interlocuteur est en train d'écrire. Si vous souhaitez vous référer à un document spécifique, vous pouvez joindre à votre message un document du dossier déjà partagé avec vous via l'icône trombone – le cabinet d'avocats verra alors exactement à quoi vous vous référez. Ne téléchargez pas de nouveaux fichiers via le chat, mais dans l'onglet « Documents » (voir ci-dessus).

Échange général – même sans dossier

Sur votre tableau de bord du cabinet, vous trouverez également la tuile « Message à votre cabinet » – un canal de messagerie qui n'est pas lié à un dossier spécifique. Vous l'utilisez par exemple si aucun dossier ne vous a (encore) été attribué ou si vous avez une question en dehors d'une procédure en cours. Si votre cabinet y entame un entretien avec le client structuré – par exemple avec une brève introduction et quelques questions préparées sur votre demande –, vous le trouverez listé en dessous de l'échange général. Vous répondez aux questions librement avec vos propres mots et pouvez également poser des questions vous-même à tout moment ; l'IA ne crée un résumé pour le cabinet que si celui-ci le demande expressément. Ce canal est également gratuit pour vous (quota du cabinet).

Un message non compris ? « Expliquer »

Un message de votre cabinet vous semble trop juridique ? Appuyez sous le message sur « Expliquer » – un assistant IA le résume en termes simples. C'est gratuit pour vous (cela fonctionne sur le quota de votre cabinet) et ne remplace pas un conseil juridique : l'explication aide à la compréhension, votre cabinet vous donne des informations contraignantes. Une fois générées, les explications sont enregistrées afin qu'une consultation ultérieure ne génère aucun coût supplémentaire. Si l'aide n'est pas disponible, veuillez vous adresser à votre cabinet.

Délais avec votre retour

Certains délais que votre cabinet libère pour vous attendent un retour de votre part – par exemple une confirmation que vous avez reçu un courrier. De tels délais sont marqués dans l'onglet « Délais » avec « Réponse requise » et indiquent ce que votre cabinet vous demande. Vous pouvez répondre brièvement ou simplement prendre connaissance du délai ; votre cabinet voit votre retour avec la date. Si vous ne comprenez pas un délai, « Qu'est-ce que cela signifie ? » vous aide avec une explication IA en langage simple – gratuit pour vous (sur le quota du cabinet) et expressément pas un conseil juridique.

Rendez-vous avec votre cabinet

Si votre cabinet propose des rendez-vous en ligne, vous verrez dans l'espace du cabinet une carte « Vos rendez-vous » : vos rendez-vous à venir avec leur statut (demandé/confirmé) et un bouton « Réserver un rendez-vous » qui mène à la page de réservation du cabinet. Chaque réservation est d'abord une demande – le cabinet la confirme et vous recevez des e-mails avec un fichier de calendrier. Vous pouvez annuler les rendez-vous à venir directement sur la carte.

Appeler le cabinet

Si votre cabinet a activé l'assistance téléphonique, la carte de contact affiche « Appeler le cabinet » : vous parlez à une assistance numérique basée sur l'IA qui prend note de votre demande (sujet, urgence, demande de rappel) et la transmet au cabinet sous forme de note – elle ne donne expressément aucun conseil juridique. Les appels sont déduits du quota de votre cabinet et sont gratuits pour vous.

Notifications

Les événements importants de votre cabinet apparaissent dans la cloche en haut à droite – la même que celle que vous connaissez depuis votre espace privé ; vous n'avez donc pas besoin de surveiller un deuxième endroit. Vous êtes averti lorsque votre cabinet partage un document, vous demande une vérification, vous écrit un message ou libère un délai pour vous. Un clic vous mène directement au bon endroit dans le dossier.

Bon à savoir

• Vos tâches : En haut de votre espace cabinet, la carte « Vos tâches » liste tout ce dont votre cabinet a besoin de votre part – pour tous les dossiers, les plus urgents en premier ; un clic vous mène directement au bon endroit. Dans la liste des dossiers, « n ouvert » indique où quelque chose vous attend.
• Que s'est-il passé ? Sous les onglets d'un dossier, un court historique résume ce qui a été fait – documents partagés, délais, demandes, demandes de vérification et projets, les plus récents en premier.
• « Expliquer simplement » également dans la liste des documents : Pour les documents que votre cabinet partage avec vous, vous trouverez également « Expliquer simplement » dans l'onglet « Documents » – gratuit pour vous (quota du cabinet) et ne constitue pas un conseil juridique.
• Ce qui vous attend : De petits compteurs sur les onglets d'un dossier indiquent les demandes de documents en attente (« Documents »), les délais avec réponse demandée (« Délais »), les demandes de vérification (« À approuver ») et les messages non lus (« Messages »). Vous voyez les éléments non lus dans l'échange général directement sur la tuile « Message à votre cabinet ».
• Ajouter au calendrier : Via « Ajouter au calendrier », vous ajoutez un rendez-vous (avec heure) ou un délai (comme entrée sur toute la journée le jour du délai) sous forme de fichier de calendrier dans votre propre calendrier. Ce que votre cabinet vous communique reste déterminant.
• Annuler des rendez-vous : Lors de l'annulation, vous pouvez volontairement indiquer un motif. Si un rendez-vous ne peut plus être annulé, le portail vous l'indique en clair. Chaque rendez-vous indique s'il a lieu sur place, par téléphone ou par vidéo, ainsi que l'heure avec le fuseau horaire.
• Longues conversations : Le chat affiche d'abord les messages les plus récents ; vous pouvez récupérer les plus anciens en haut via « Charger les messages précédents ». Les liens dans les messages peuvent être cliqués. Sur smartphone, la touche Entrée crée un saut de ligne – l'envoi se fait via la flèche. Un message de votre cabinet n'est considéré comme « lu » que lorsque vous avez le chat ouvert devant vous et que vous avez fait défiler jusqu'à lui.
• Votre interlocuteur : Si votre cabinet a enregistré des heures de consultation ou un site web dans son profil, la carte de contact affiche les deux.
• Appeler le cabinet : Tant que la connexion est en cours d'établissement, vous pouvez annuler. Si vous quittez la page pendant une conversation, le portail vous demande confirmation au préalable. Si l'assistance téléphonique n'est pas disponible, « Écrire plutôt un message » vous dirige directement vers le chat.
• Documents sans dossier : Dans l'échange général, vous ne pouvez pas encore envoyer de fichiers – cela est possible dès que votre cabinet a partagé un dossier avec vous (dans l'onglet « Documents » du dossier).
• Téléversé, mais non associé : Si l'association à un point demandé ne fonctionne pas après le téléversement, le fichier se trouve tout de même dans le dossier. Via « Associer à nouveau », vous pouvez effectuer l'association ultérieurement – sans avoir à téléverser à nouveau.

Accès terminé ?

Si le mandat prend fin ou si le cabinet retire l'accès, l'espace du cabinet disparaît simplement de votre compte. Votre espace privé n'est jamais affecté par cela.