Garder un œil sur les délais

De nombreuses affaires juridiques sont soumises à des délais – si vous manquez un délai, il est souvent trop tard pour agir. Smart Legal Pro détecte les délais dans vos documents et les rassemble sous Fristen (Délais).

Comment cela fonctionne

• Lors de l'analyse, les délais sont détectés automatiquement (par ex. « opposition sous 14 jours »). L'IA ne reprend une date que si elle figure littéralement dans le document ou si elle peut être calculée à partir d'une date de référence étayée et du délai – aucune estimation n'est jamais faite.
• Ils apparaissent dans votre vue d'ensemble des délais – et, si vous extrayez des faits, également dans les données détectées.
• Vous gardez une vue d'ensemble sur ce qui doit être fait ensuite.
• Vous saisissez vos propres délais via "Ajouter un délai manuellement" directement dans le centre des délais – sans aucun document associé. Un résultat issu du calculateur de délais (deuxième onglet de la même page) peut également être validé en un clic ou téléchargé en tant qu'entrée de calendrier (ICS).
• Si un courrier que vous avez rédigé mentionne un délai, vous pouvez l'intégrer directement au registre depuis sa page de succès.
• Avec "Par demande", vous regroupez la liste selon vos demandes (les délais sans attribution figurent sous "Sans demande") ; "Par date" affiche à nouveau l'ordre chronologique. Un badge sur chaque délai mène à la demande correspondante.

Délai traité

Une fois que vous avez réagi à un délai, marquez-le comme "Traité". Les rappels correspondants sont alors désactivés et le délai disparaît de la liste des délais en cours. Immédiatement après, vous pouvez annuler cette action avec "Annuler" ; plus tard, vous pourrez retrouver les délais traités via "Afficher les délais traités" et les rouvrir avec "Rouvrir". La prochaine échéance d'une demande ne prend également en compte que les délais en cours.

D'où provient la date

Sous chaque date dans le centre des délais, il est indiqué comment elle a été obtenue : "Date telle qu'indiquée dans le document ou telle que saisie — sans report automatique aux jours ouvrables." ou, pour un délai calculé selon le droit allemand, "Pour les délais allemands, le report aux jours ouvrables selon le § 193 BGB (Code civil allemand) est déjà pris en compte …". L'indicateur "Détecté par l'IA, non vérifié" montre que l'IA a détecté le délai et qu'aucune seconde vérification n'a encore eu lieu. Une date n'est affichée que si elle figure dans le document ou si elle peut être calculée. Deux cas apparaissent délibérément sans date, en haut de la vue d'ensemble et avec un champ pour la compléter :

• Le délai court à compter de la réception et la date de réception est inconnue – par exemple « sous deux semaines après réception ». Le délai est alors affiché comme « Délai détecté — date de réception manquante » : « Saisissez la date à laquelle le courrier vous est parvenu — ce n'est qu'alors que nous pourrons calculer la fin du délai et vous envoyer un rappel. » Dès que vous enregistrez la date de réception, la fin du délai est calculée (« Date de réception enregistrée — le délai est calculé à partir de celle-ci. »).
• Le délai court à compter d'un événement – par exemple une révocation ou le moment où vous avez pris connaissance de quelque chose, et non à compter de la réception du courrier. Le délai est alors affiché comme « Délai détecté — date de l'événement manquante ». Saisissez la date de l'événement (« Saisir la date de l'événement ») ; ce n'est qu'alors que nous calculerons la fin du délai et vous enverrons un rappel. Nous ne l'extrayons jamais du courrier et ne l'estimons jamais. La date peut être antérieure à la date du courrier, mais ne peut pas être dans le futur.
• L'IA détecte un délai potentiel dont la date ne figure pas dans le document. Au lieu d'une date estimée, vous voyez « Date non étayée » avec la mention « Ce délai a été détecté, mais sa date ne figure pas dans le document. Veuillez vérifier le courrier et saisir la date vous-même — ce n'est qu'alors que nous vous enverrons un rappel. » et le champ « Saisir la date ».

La date de réception ne correspond pas à la date du courrier ? Si votre date de réception est antérieure à la date du courrier ou plus de 30 jours après, le centre des délais ne l'accepte pas sans vérification, mais explique dans une carte quelles sont les deux dates qui ne correspondent pas. Il est possible que la date du courrier ait été mal détectée – par exemple dans un PDF groupé ou en raison d'une autre date dans le texte. Vous pouvez alors la modifier avec "Corriger la date du courrier" (puis "Valider et enregistrer la date de réception") ou la supprimer avec "Supprimer la date du courrier" ; votre date de réception est alors automatiquement enregistrée ("Date du courrier supprimée et date de réception enregistrée — le délai est calculé à partir de celle-ci."). Seule la base de calcul de ce délai est modifiée – votre document reste inchangé. La même carte apparaît partout où vous pouvez saisir une date de réception. Lors d'une nouvelle analyse du même document, votre correction reste conservée pour ce délai.

Les anciennes entrées sans date figurent sous "Date à déterminer" dans la même liste. Immédiatement après une analyse, la liste des résultats mentionne les mêmes cas ("Le délai court à compter de la réception — saisissez la date de réception." ou "Aucune date étayée dans le document — veuillez la vérifier et la saisir."). Les rappels ne sont envoyés que pour les délais avec une date – veuillez donc saisir rapidement toute date manquante.

Désignation d'un délai : Dans la désignation d'un délai détecté, seule une date figurant dans le courrier lui-même est indiquée. Si la désignation contient une date complète (avec l'année) qui ne figure pas telle quelle dans le courrier – par exemple une date calculée par l'IA –, l'application la supprime de la désignation. Vous pouvez voir la date du délai elle-même dans le centre des délais, avec une indication sur la manière dont elle a été obtenue. L'application supprime également une telle date calculée dans les informations explicatives relatives à un délai (méthode de calcul, incertitudes).

Date du courrier : Seule une indication de date dans l'en-tête du courrier (ligne de date) ou une formulation telle que "Date :", "Courrier du …" ou "Décision du …" est considérée comme la date du courrier – une autre date isolée dans le texte (par exemple le jour d'un incident) n'est pas prise en compte. Si une telle indication manque, vous verrez une remarque au lieu d'une date pour un délai devant courir à partir de la date du courrier. Cette détection est actuellement conçue pour les courriers en langue allemande.

Comment le calcul est effectué

• Selon le droit allemand, les §§ 187, 188, 193 BGB (Code civil allemand) s'appliquent : si le délai expire un week-end ou un jour férié national, il est reporté au jour ouvrable suivant. Les jours fériés régionaux (par ex. les jours fériés des Länder) peuvent également décaler le délai.
• Les délais mensuels sont calculés précisément selon le calendrier, et non sur la base de 30 jours : « un mois à compter du 31 janvier » se termine le 28 février, ou le 29 février lors d'une année bissextile.
• Expiration du mois suivant : Certains délais ne se terminent pas après un nombre de jours, mais à l'expiration d'un mois civil – par exemple, lors de l'annonce d'une modernisation par votre bailleur, le délai pour les objections liées à des difficultés (jusqu'à l'expiration du mois suivant la réception de l'annonce). L'application calcule alors la fin du mois, et non 30 jours : si l'annonce est reçue le 15 mars, le délai expire le 30 avril (si ce jour tombe un week-end ou un jour férié selon le droit allemand, le jour ouvrable suivant s'applique). Cela suppose une date de réception attestée ; tant qu'elle manque, le délai apparaît sans date (« Date de réception manquante »). Si l'application ne reconnaît pas le délai d'un courrier avec certitude, vous verrez une remarque au lieu d'une date.
• Contestation d'une décision de l'assemblée des copropriétaires (propriété immobilière, par ex. pour le décompte annuel) : Ce délai commence à la date de la décision, et non à la date du courrier du syndic qui la communique. L'application ne le calcule donc que si la date de la décision figure dans le courrier ; sinon, vous verrez la remarque « Le début du délai ne figure pas dans le document — veuillez vérifier et saisir la date vous-même » au lieu d'une date.
• Si un droit autre que le droit allemand s'applique ou si le pays n'est pas clair, l'application ne reporte pas la fin du délai au jour ouvrable suivant. Vous verrez alors la date calculée sans report avec la remarque « Calculé sans la règle allemande §193-BGB-Werktagsverschiebung, car la juridiction n'est pas connue — veuillez vérifier localement quel droit s'applique. » (ou « … car ce dossier a la juridiction … — veuillez vérifier localement. »). En cas de doute, vérifiez les règles du pays concerné.

Rappels

Pour chaque délai avec date dans votre registre des délais, vous pouvez activer individuellement des rappels par e-mail et par notification push (avec votre consentement exprès). Une fois activés, nous vous rappelons l'échéance de manière progressive jusqu'à trois fois : 7, 3 et 1 jour avant l'expiration – et non pas une seule fois. Cela s'applique à chaque délai, qu'il provienne d'une analyse de document, du chat, d'un courrier créé par voix ou qu'il ait été créé manuellement. Vous pouvez configurer des notifications push supplémentaires par appareil (Configurer die notifications push) ; pour en savoir plus sur les autres canaux de notification, consultez Messages & Notifications.

Double vérification d'un délai

Pour plus de sécurité, vous pouvez faire effectuer une double vérification d'un délai détecté : le document source est relu et le délai est dérivé à nouveau de manière indépendante – avec le début du délai, la fin du délai, la juridiction et l'étape suivante. L'application n'effectue une correction que si la nouvelle date est attestée dans le document ou peut être calculée avec le calculateur de délais. Sinon, vous verrez « La double vérification contredit le résultat — date non attestée, veuillez vérifier », et la date précédente reste affichée jusqu'à ce que vous preniez vous-même une décision. La double vérification est également effectuée par l'IA et coûte des crédits (le prix est indiqué à l'avance) ; elle ne remplace pas un contrôle des délais par un avocat.

Important

• La détection des délais est une aide, pas une garantie. Vérifiez toujours vous-même les délais critiques sur le document original.
• En cas de doute et pour les délais courts : faites appel rapidement à un cabinet d'avocats (Trouver un avocat).

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