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Kanzlei & DMS

Das Kanzlei-DMS und die Dokumentenablage: Ordner, Dokumentansicht mit Fundstellen, Suche im Inhalt und die Übersicht über alle Akten der Kanzlei.

Sortierung

Alle Aufnahmen zeigen erfundene Beispieldaten – keine echten Mandate, Personen oder Aktenzeichen. KI-Ausgaben können Fehler enthalten; sie ersetzen keine Rechtsberatung. Die Screenshots zeigen die deutsche Oberfläche. Smart Legal Pro selbst ist vollständig auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch und Polnisch nutzbar.

Tipp: Ein Klick auf ein Bild öffnet es groß – mit den Pfeiltasten blättern Sie weiter.

Überblick und Schnellzugriff

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Dashboard „Was jetzt?“: Fristen, Termine und Vorschläge nach Dringlichkeit
Das Anwalts-Dashboard beginnt mit dem Hinweis, dass neue Dokumente automatisch gesichtet werden: Die KI erkennt Fristen, Dokumenttyp und nächsten Schritt als Vorschlag und trägt Fristen nicht selbst ein. Darunter fasst „Was jetzt?“ Fristen und Termine sowie Vorschläge nach Dringlichkeit zusammen, etwa eine mögliche Frist, deren Datum Sie prüfen, oder einen Gerichtstermin. Jeder Vorschlag nennt die Akte und lässt sich mit „Übernehmen“ annehmen oder mit dem Kreuz verwerfen. So sehen Sie auf einen Blick, was zuerst Ihre Aufmerksamkeit braucht; Ihre eigene Fristenkontrolle ersetzt das nicht.
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Das „Neu“-Menü: Akte, Mandant, Besprechung, Vertrag, Schriftsatz
Über „Neu“ oben im Anwaltsportal öffnet sich ein Menü für alles, was neu entsteht: Neue Akte, Neuer Mandant, Besprechung aufzeichnen, Neuer Assistenten-Chat, Vertrag entwerfen, Schriftsatz entwerfen, Nächste Schritte vorschlagen und Lex-&-Lexi-Debatte. Jeder Eintrag hat eine Kurzerklärung; bei Vertrag und Schriftsatz erstellt ein Agent den Entwurf im Hintergrund, und Sie prüfen und geben frei, bevor er fertig ist. So starten Sie von jeder Seite aus den nächsten Vorgang, ohne vorher zu suchen, wo er liegt.
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Strg+K: Seiten, Akten und Aktionen in einer Eingabe finden
Die Suche oben öffnet mit Strg+K ein Fenster, in dem Sie eine Seite, Akte, ein Dokument oder eine Aktion eintippen. Darunter stehen die Aktionen Neue Akte, Neuer Assistenten-Chat, Vertrag entwerfen, Schriftsatz entwerfen und Nächste Schritte vorschlagen, jeweils mit Kurzerklärung. Sie wählen einen Eintrag aus und starten den Vorgang, ohne durch die Navigation zu klicken. Das spart Wege, wenn Sie schon wissen, was Sie suchen.
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Benachrichtigungen: Fristen, Mandanten, Agenten und Abrechnung getrennt filtern
Die Glocke führt in eine eigene Übersicht für Analysen, Schreiben, Zahlungen und Fristen. Reiter filtern nach Art, also Fristen, Mandanten, Agenten, Abrechnung, Kanzlei und Support, und zeigen, wie viele Meldungen jeweils anstehen. Jede Meldung haken Sie einzeln ab, mit „Alle als gelesen“ gesammelt, und „Nur ungelesen“ blendet Erledigtes aus. So geht ein Fristhinweis nicht im Rauschen der Agentenläufe unter.
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Meine Arbeit: Fristhinweise und dringende KI-Vorschläge an einem Ort
Die Liste „Meine Arbeit“ bündelt Fristhinweise, Gerichtstermine und dringende Vorschläge der Hintergrund-Agenten in einer Spalte. Jeder Eintrag nennt Dringlichkeit, Akte und Quelle und lässt sich mit „Öffnen“ direkt in der Akte aufrufen oder mit „Erledigt“ abhaken. So sehen Sie morgens auf einen Blick, was Aufmerksamkeit braucht, statt mehrere Akten einzeln durchzugehen. Ein Umschalter trennt Ihre eigene Liste von der Sicht auf die ganze Kanzlei. Die Fristhinweise sind Vorschläge zur Prüfung, das Datum bestätigen Sie selbst.
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Ablage und Dokumente

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Kanzlei-DMS: Akten durchsuchen, Dokumente hochladen und ablegen
Das Kanzlei-DMS ist die zentrale Ablage der Kanzlei: Oben lassen sich Akten nach Titel, Mandant oder Gegner durchsuchen und ihre Ordner aufklappen, „Zur Akte“ springt direkt dorthin. Darunter liegen die Dokumente, die noch keiner Akte zugeordnet sind, mit Hochladen, Neues Dokument, Importieren und Papierkorb. Ein Hinweis zeigt, dass die PII-Maskierung für die KI eingeschaltet ist. So haben Sie Akten und lose Dokumente an einem Ort, und über „Kanzleiweite Fakten befragen“ lassen sich Fakten aus mehreren Akten abfragen.
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Dokumentenablage der Akte: Ordner, Herkunft und Auswertungsstand
Die Dokumentenablage einer Akte zeigt links die Ordner mit Anzahl, etwa Eingang, Entwurf zur Abstimmung, Analysen, KI-Entwürfe, Gesprächsnotizen und Mandantenunterlagen. Rechts stehen die Dokumente mit Herkunft („Von: …“), Datum und Auswertungsstand; Hinweise wie „4 Dokumente ohne extrahierte Fakten“ bieten „Jetzt auswerten“ an, und „4 neue Dokumente seit der letzten Zusammenfassung“ lässt sich über „Nur neue anzeigen“ filtern. Gesucht wird im Titel oder im Inhalt. So sehen Sie auf einen Blick, was die KI schon gelesen hat und was neu ist.
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Dokumentenablage der Akte: Ordner, Suche und Status je Dokument
Die Dokumentenablage der Akte zeigt links einen Ordnerbaum (Eingang, Entwurf zur Abstimmung, Analysen, KI-Entwürfe, Mandanten-Uploads, Nur Ablage ohne KI) und rechts die Dokumente mit Dateityp, Datum, Größe und Statusmarken wie „Zusammengefasst“ und „Fakten erkannt“. Über der Liste suchen Sie nach Dokumentnamen oder im Inhalt und sortieren; Dokumente ziehen Sie in Ordner, Dateien laden Sie vom Rechner hoch. Mit „Dokumente anfordern“ bitten Sie den Mandanten gezielt um Unterlagen, die direkt in dieser Akte landen. Ordner wie „Nur Ablage (ohne KI)“ halten Unterlagen aus der KI-Auswertung heraus.
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